3년간 의무 보존해야 할
근로 관련 서류
근로자가 퇴사하면 회사 입장에서는 이제 외부인이기 때문에 더 이상 사내에 접근하지 못하도록 보안 관련 정보를 삭제하고 자리를 치우는 등의 조치를 취하게 됩니다. 하지만, 근로자가 퇴사해도 법에 따라 반드시 보존해야 하는 서류가 있는데요.
근로기준법에는 근로자가 퇴사를 하더라도 해당 근로자와 관련된 주요 근로계약 관련 서류는 3년간 반드시 보존해야 한다고 명시해 놓고 있습니다.
3️⃣년간 근로계약 관련 서류를 보존해야하는 이유
📑 근로기준법 제42조
사용자는 근로자 명부와 대통령령으로 정하는 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년간 보존하여야 한다.
이렇게 근로기준법에서는 근로자의 근로계약과 관련해 중요한 서류들은 근로자가 퇴직한 이후에도 3년간 사업주가 보존해야 한다고 말하고 있습니다. 그렇다면 사업주가 보존해야하는 근로계약 관련 중요한 서류는 무엇들일까요?
· 근로자 명부
근로자 명부는 근로자의 이름, 성별, 생년월일, 주소, 이력, 종사업무, 고용일 및 계약기간 등의 내용을 포함하는 명부입니다.
입사하게 되면 이력서에 기재한 내용이 그대로 옮겨진다고 이해할 수 있는데요. 이를 좀 더 확장하여 인사기록부 형태의 직원 명단 관리를 하기도 합니다.
근로자 명부는 근로자 입사와 함께 생성되어 퇴사 후에도 3년간 반드시 보존해야 합니다.
· 근로계약서
역시 근로자가 입사하게 되면 작성하는 문서로 근로계약서에는 근로자의 임금, 근로시간, 휴게시간, 연차휴가, 업무, 근로장소 등 근로조건에 대한 상세한 내용이 포함되어 있습니다.
이렇듯 근로사항에 중요한 내용들이 담겨있는 근로계약서 역시 근로계약이 종료되는 날로부터 3년간 보존해야 합니다.
· 임금대장(급여대장)
근로자에게 지급하는 급여의 상세내용을 담은 문서입니다.
근로기준법 시행령 제27조에 따라 근로자 성명, 생년월일 또는 사번, 고용일, 종사업무, 지급되는 임금 및 수당 내역과 금액, 공제항목과 금액, 근로일수, 근로시간수를 임금대장에 기록해야 합니다.
· 임금의 결정, 지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류
임금의 결정ㆍ지급방법과 임금계산의 기초에 관한 서류는 쉽게 말해 근로계약서와 같은 서류로 볼 수 있습니다.
만약 근로계약서 이외에도 근로자와 따로 임금에 대한 협약을 맺거나 임금의 지급, 계산과 관련해 따로 생성한 문서가 있다면 이 역시 보존서류에 해당합니다.
· 고용, 해고, 퇴직에 관한 서류
근로자를 고용, 해고, 퇴직하는 데에 있어 중요한 서류 역시 보관해야 합니다.
권고사직서나 해고통지서, 퇴직증명서 혹은 근로자 사망으로 퇴직처리 된 경우에도 관련 서류가 있다면 이를 퇴직 관련 서류로 보고 보관하면 됩니다.
· 승급, 감급에 관한 서류
직원들이 재직 중에는 각종 인사평가 등을 통해 승진·발령 할수도 있고 징계절차에 따라 처벌을 받거나 감봉 당하는 경우가 있을 수 있는데요.
이러한 내용들 역시 중요 서류로 보존되어야 합니다.
· 휴가에 관한 서류
근로자의 휴식권인 연차휴가부터 근로자 사정으로 제공된 휴가 등 근로자의 휴가 사용관련 서류 역시 근로기준법에 따른 3년간 보존해야 하는 서류입니다.
💡 EXPERT TIP
근로기준법에 따라 위의 문서들은 근로자 퇴직일로부터 3년간 보존해야 하며 퇴직한 근로자가 본인의 근로 및 재직, 경력 관련 내용의 증명을 요청하면, 요구하는 정보가 포함된 증명서를 반드시 발급해주어야 합니다.
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