업무

내가 없는 동안에도

아무 일 생기지 않도록! 

내가 없는 휴가 기간 동안에도 

나의 업무가 문제없이 돌아가게 하려면

꼼꼼한 인수인계는 필수입니다.

기다리고 기다리던 여름휴가.

하지만 실수로 빠트린 것이 있으면 회사로부터 연락을 받는 불상사가 생길 수 있는데요.

내 소중한 휴가를 지키기 위해 필요한 것! 바로 꼼꼼한 인수인계입니다.

인수인계❓

 

인수인계는 ‘넘겨주고 또 넘겨받는다’는 의미로 업무적으로는 특정 담당자의 업무를

다른 직원에게로 넘겨준다는 의미입니다.

 

휴가 인수인계는 휴가로 인해 원래 담당자가 부재 중일 동안 다른 사람이 잠시 담당자가 되어

해당 업무를 맡아 처리하고 관리하는 것입니다.

휴가 인수인계는 미리미리 😉

 

사실, 인수인계는 매우 귀찮은 것입니다.

 

본래 업무를 하기도 바쁜데 인수인계까지 하려면 시간을 빼는 것이 여간 어려운 것이 아닙니다. 그럼에도 현실적으로는 휴가로 자리를 비운 며칠 동안 아무 문제 없으려면 미리미리 인수인계를 진행해야 하는데요.

 

인수인계는 넉넉하게 휴가가 시작되기 전주에 이미 마쳐놓는 게 좋고 아무리 촉박해도 최소 휴가 2~3일 전에 인수인계가 끝나도록 하는 것이 좋습니다. 그래야 업무를 인수받는 이도 궁금한 부분을 한 번 더 물어보고 확인하거나 예행해 볼 수 있습니다.

 

휴가가 아니라 담당자의 퇴사나 인사이동 등으로 완전한 업무 이관으로 인수인계한다면 최대 4주 정도로 넉넉하게 인수인계 기간을 잡아놓을 필요가 있을 정도로 인수인계 시간은 넉넉할수록 좋습니다.

보고 따라 하세요! 인수인계 포인트 🙋‍♂️

 

 

1️⃣ 업무를 배우는 초심으로 돌아가 인수인계하자

업무 인계자는 늘 해오던 담당 업무겠지만, 인수받는 동료 입장에서는 해당 업무가 아예 처음 접하는 업무일 수 있습니다. 때문에, 업무 인계를 할 때는 본인이 아무것도 모른 채 업무를 배우던 순간으로 돌아간다 생각하고 그 정도 눈높이에 맞춰서 인수자에게 전달할 관련 자료를 만들고 인수인계를 해야 합니다. 

 

 

2️⃣ 체크리스트 만들기

인수인계 전 어떤 부분을 챙겨야 하는지 미리 휴가 인수인계 체크리스트를 만들어보세요!

만약 인수인계 단계에서 빠트리는 항목이 발생하는 경우, 휴가 중에도 급히 연락받아야 하는 상황이 발생할 수 있으니 낭패보지 않으려면 미리 체크리스트부터 생성한 뒤, 체크리스트를 확인해 가면서 빠짐없이 인수인계  할 수 있도록 해야 합니다.

 

인수인계 체크리스트 엑셀 양식 🔽

3️⃣ 업무 가이드 만들기

인수인계하는 내용을 캡처하거나 업무 프로세스를 순서대로 정리해 설명서 또는 가이드북 형태로 제작하여 

인수자에게 전달해 보세요!

이런 가이드는 인수인계 중에도 이해를 도울 자료로 사용할 수 있으며, 휴가 중에도 부재중인 담당자에게 굳이 연락하기보다는 가이드를 챙겨보면서 잊었던 내용을 다시 떠올리거나 업무를 막힘없이 진행하도록 하는데 큰 도움이 됩니다.

 

 

4️⃣ 정식 인수인계 문서 작성 후 보고하기

인수인계 사항은 회사 입장에서도 중요한 업무 이벤트이기 때문에 관리자는 인수인계를 제대로 관리·감독해야 하기 때문에 인수인계에 대한 정식 인수인계서를 작성하여 보고하도록 해야 합니다. 

더불어 인수인계 이후 업무상황에서 어떠한 문제가 발생할 수도 있는 것인데, 이 문제가 인수인계의 부실인지 확인할 때도 정식으로 보고된 인수인계서가 필요한 부분입니다.

 

인수인계서 양식 🔽

5️⃣ 계정/연락처/문건 등 참고 자료 파일 최신화 점검

업무를 하다 보면 함께 참고하면서 봐야 할 문서들이 있습니다. 계정이나 제휴사 담당자 연락처 등 다양한 참고 문건들이 그것인데요.

이러한 참고 자료들 역시 최신화되어있는지 다시 한 번 더 확인하여 인수자가 잘못 기재된 정보를 참고하지 않도록 해야 합니다. 특히, 이런 업무 참고 파일을 주기적으로 최신화를 해두면 예정 없이 갑작스레 인수인계 해야하는 상황이 발생하더라도 시간 뺏기는 일이 없습니다.

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