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3. 통지서, 최고소의 작성과 활용
영업담당자로서 회사의 업무를 수행하는 과정에서 작성하거나 송부하거나 하는 법률문서 중에서도 통지서나 최고서는 다종·다양하며
그 법률효과의 차이에 따라서도 여러 가지 유형이 있다. 이하에서는 지면관계상 모든 사례와 유형을 다룰 수는 없고,
그 가운데에서 비교적 빈번하게 사용되는 것만을 예로 들어 통지서나 최고서를 작성하는 방법을 살펴보도록 한다.
통지서나 최고서는 종류·목적에 따라서 반드시 기재해야 할 내용, 포인트가 다르게 적용되어야 하는 것은 원칙이며,
각 문서마다 기재해야 할 포인트를 근거법규에 의해 체크하고, 필요 또는 충분한 기재를 할 필요가 있다. 때문에
작성한 내용 중에 핵심되는 내용의 기재가 빠져 있다면 목적한 효과를 거둘 수 없게 된다는 점에도 유의하여야 한다.
그리고 작성하고자 하는 문서의 핵심을 파악하였다면 구체적으로 어떠한 문장으로 어떻게 쓰는가는 작성자의 자유이다.
다만, 쓰는 사람의 문장이나 형식에 대한 취향에 따라서도 다르며, 상대방의 태도나 상대방과의 거래상 관계여하나(계속적
거래관계에 있는지, 1회성 거래상대인지), 문제를 합리적인 대화로 해결하려고 하는지, 소송까지도 각오하고 있는지에
따라서 문장의 강약에 차이는 있을 것이다.
한편, 통지서나 최고서의 작성방식에 원칙이나 정해진 규칙은 없으나, 문서의 제목, 수신자의 주소와 성명, 발신자의
주소와 성명은 반드시 기재하여야 한다. 그래야만 목적한 당사자에게 제대로 전달될 수 있으며, 나중에 설명할 '내용증명'의
형식으로 발송하는데 문제가 없다.
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