▶ 내용증명의 정의

내용증명이란 우편물의 특수취급의 일종으로서 그 자체로서는 직접적인 법적 효력을 갖는 것은 아니지만, 법률적 분쟁이 발생하였을 경우에 수취인에게 어떠한 내용을 보냈다는 증명력을 갖는 공신력 있는 문서로서 상대방에게 자신의 권익보호를 위해 최선의 노력을 하였다는 사실을 입증할 수 있다.

또한, 최고서를 내용증명으로 보내게 되면 이는 통상 소송의 전 단계로서 일정 기간(채권자 등이 지정한 기간 등) 내에 변제(이행)를 하지 않을 경우 변제의 촉구를 하고 의무이행자(채무자 등)는 이행지체 등의 효력이 발생하며 채권자(수신인) 등은 권리행사에 제한을 받게 된다.

내용증명이 실제로 어떻게 취급되어지고 있는지는 실무자라면 이미 알고 있겠지만, 간단하게 설명하자면 다음과 같다.

같은 내용의 동일한 문서 3통을 우체국에 가져가면 우체국에서는 그 문서 각 통의 여백에 '이 우편물은 2002년 1월 10일 제1234호 내용증명우편물로서 제출한 것을 증명합니다. ○○우체국장'이라고 하는 스탬프와 통신일부인을 찍은 다음에, 1통을 우체국에서 보관하고, 1통을 제출인에게 교부하고 나머지 1통을 수신인에게 보내는 절차를 거쳐 송달하게 된다.

이와 같이 내용증명제도는 우체국이라고 하는 관공서가 확실히 몇 년 몇 월 몇 일에 그러한 내용의 문서가 누구로부터 누구에게 송달되었다는 것을 증명하는 제도인 것이다.

▶ 내용증명의 목적

앞에서 말한 것과 같이 내용증명의 특징은, 우체국이라고 하는 관공서가 언제 누구로부터 누구에게 어떠한 내용의 서신이 제출되었는가를 증명해 준다는 점에 있다. 게다가 내용증명은 등기우편으로 송달되기 때문에 상대방이 몇 년 몇 월 몇 일에 해당 우편물을 확실히 수령한 것도 증명된다. 그러한 내용증명에 의해 훗날 그 문서가 송달되지 않았다던가, 통지되지 않았다고 하는 점의 논쟁을 막을 수 있는 것이다.

1. 내용증명을 발송하는 목적
내용증명을 작성하여 발송하는 목적을 구체적으로 살펴보면 다음과 같다.

1) 증거의 보전을 위한 목적 : 내용증명 그 자체로서는 직접적인 법률적 효력은 발생하지 않으나 어떠한 내용에 대하여 그 이행 등을 독촉한 사실을 증거로 확보할 필요가 있을 때나 어떠한 채권이 소멸시효에 임박하였을 때에는 시효를 중단시킬 필요가 있다. 이와 같은 경우에 시효를 중단시키기 위해서는 최고를 한 후 6월 이내에 소송(법적절차를 진행시킴)을 제기하여야 그 중단효과가 발생하는데, 그 최고를 증명할 수 있는 방법이 내용증명에 의한 방법일 것이다.

2) 상대방(채무자 등)에게 심리적 압박을 주어 그 이행을 실현할 목적 : 금전채권관계에서 채무자 등이 차일피일 이행을 미루거나 이행(채무의 변제 등)을 하지 않을 경우에, 내용증명을 보냄으로써 채무자가 채무를 이행하지 아니하면 소송비용의 부담 등 불측의 손실과 기타 불이익을 초래할 수 있음을 상기시켜 채무자 등으로 하여금 채무 등의 이행을 실현하고자 하는 목적이다.

3) 계약해제(해지) 등을 통보하기 위한 목적 : 계약당사자 중 일방의 불이행으로 계약을 해제하고자 할 때나 기타 무능력·착오·사기·강박 등으로 인하여 그 계약을 취소하고자 할 경우 등에는 후일의 분쟁을 방지하는 차원에서 그 증거를 확실히 남길 필요가 있고 이를 위하여 필요한 증거확보 차원에서 내용증명을 발송하는 것이 바람직하다.

4) 기 타 : 이밖에도 채권양도에 따른 채권양도통지의 경우 등도 내용증명우편으로 하여 이를 명확히 하여둘 필요가 있다.

2. 내용증명을 발송하기 전에 유의할 점
이와 같이 내용증명은 어떤 의사표시, 통지가 어느 특정의 날에 행하여 졌는가를 증명하는 무엇보다 좋은 방법이며, 앞에서 설명한 각종 '통지서'나 '최고서'도 내용증명의 형식으로 보내면 사후적으로 확실한 조치가 될 수 있는 것이다.

그러나 앞에서 설명한 것처럼 내용증명을 보내면 왠지 도전장을 받는 것처럼 인식하는 사람도 적지 않고, 또 상대방과 원만히 서로 이야기하고 싶지만 통지만은 정확히 해두고 싶은 경우에 내용증명은 상대방을 너무 자극하는 것이 아닌가라고 걱정하는 사람도 있는 것 같다.

따라서 내용증명은 위에서 설명한 바와 같이 여러 가지 이점이 있는 반면, 때로는 부작용을 야기하기도 한다. 즉, 채무자 등이 성심을 다해 채무 등을 변제(이행)하고자 노력하는 중임에도 불구하고 독촉장이나 최고서(내용증명)를 발송하여 상대(채무자 등)로 하여금 오기 등을 일으키게 하여 그 이행을 곤란하게 하거나 실질적 이행능력이 전혀 없는 자에게의 독촉 등은 그 의미가 없이 오히려 상대의 반감을 일으키는 소지가 있을 수 있는 것이다.

그러므로 내용증명을 발송하고자 할 경우에는 그 사정을 신중히 고려하여 내용증명의 발송 여부를 결정하여야 하고, 또 내용증명서상의 내용이 너무 과격하거나 권리의 남용에 해당하지 않도록 신중히 작성하여야 할 것이다.

▶ 내용증명의 작성과 활용

이제는 일반인들도 '내용증명'이라고 하는 것을 어느 정도 알고 있을 뿐만 아니라, 자주 활용하기도 한다. 더욱이 기업체의 영업사원이나 법제팀 같은 부서에서의 실무자들은 법률문제가 발생하였을 경우 내용증명을 작성하여 발송하는 일이 흔하다. 그러나 일반인이나 실무자라 하더라도 법률적인 문제를 경험하지 못하면 사용할 기회가 없어 생소하게 느끼는 사람도 더러 있다.

그래서 내용증명을 경험하지 못한 이들은 내용증명을 받게 되면 무슨 큰 일이 닥친 것처럼 당황하기도 한다. 내용증명은 왠지 어마어마한 것이고, 그것을 보내거나 받는 것을 마치 소송의 시작처럼 이해하는 사람도 많은 것 같다.

사실, 내용증명은 앞으로 살펴보겠지만 내용증명 자체로서 직접적인 법적 효력을 갖는 것은 아니다. 다만, 분쟁발생시 수취인에게 어떠한 내용을 보냈다는 '증명력'을 가짐과 동시에 공신력 있는 문서로서 상대방에게 자기의 권익보호를 위해 최선의 노력을 다한 사실을 입증할 수 있는 수단일 뿐이다.

그렇다하더라도 내용증명은 금전채권관계에서 채무자를 심리적으로 압박하는 주요한 수단일 뿐만 아니라, 후일 소송을 제기할 경우에 중요한 증거서류가 되기도 한다.

때문에 각 기업체에서 영업을 담당하고 있는 실무자나 소규모 자영업자라면 본서에서 언급한 바와 같이 영업의 결과 발생한 대금채권의 회수와 관련하여 수많은 법률적 문제를 경험하게 되는데, 이 때 법적 조치로 나아가기 전에 유용한 수단으로 내용증명을 활용할 필요성이 있게 된다.

그러므로 이하에서는 내용증명이란 도대체 어떠한 것이며, 어떠한 경우에 어떠한 목적으로 사용하는 것인지를 구체적으로 살펴보기로 한다. 아울러 대표적인 사례를 함께 수록하였으니 업무에 참고하기 바란다.