효율적인 회의는 회사, 기관, 단체 등과 같은 조직의 생산성을 높여줍니다. 뿐만 아니라 회의에 참석하는 참석자들이 회의에 대한 스트레스가 줄어들고 회의에 대한 만족도를 높일 수 있죠. 그만큼 효율성과 생산성이 높은 회의를 진행해야 한다는 뜻이 됩니다. 이때 조직의 생산성을 높여준다는 말은 의사결정이 빠르게 진행된다는 뜻인데요. 

회의 때 논의해야 할 안건이 한 두개가 아니죠. 그런데 회의 시간은 제한적입니다. 이 제한적인 시간 안에 회의를 진행하고 결론을 내린다는 건 쉬운 일이 아닙니다. 하지만 회의를 효율적으로 하기 위해서는 반드시 회의 때 목표를 달성해야 합니다. 즉, 회의를 진행하면서 결정해야 할 사항들은 빠르게 결정하고 결론을 내려야 한다는 겁니다.

따라서 효율적인 회의란 주어진 시간 내에 의사결정이 이루어지고 결론을 내릴 수 있는 회의를 말합니다. 이렇게 회의가 진행된다면 조직의 생산성이 높아지겠죠. 왜냐하면 장시간 회의로 인해 업무에 지장을 받는 일이 줄어들기 때문입니다.

1. 회의의 목적 분명하게 하기

우선 회의를 효율적으로 진행하려면 회의의 목적을 명확하게 설정하는 것이 중요한데요. 회의의 목적을 분명하게 설정할 때 다음 사항을 고려해 보면 좋습니다.

1️⃣ 이번 회의의 목표는 무엇인가?

2️⃣ 구체적으로 논의해야 할 핵심 안건(agenda)은?

3️⃣ 회의를 통해 도출해야 할 결과는 무엇인가?

목적이 분명하지 않으면 회의가 산으로 갈 가능성이 놓습니다. 목적이 분명하지 않기 때문에 결론을 도출하기 어렵고, 회의 시간만 더 늘어날 뿐입니다. 그러면 '비효율적인 회의'가 됩니다. 따라서, 회의를 초대하거나 회의를 공지할 때 아젠다(agenda)를 미리 공유하면 참석자들이 사전에 준비할 수 있어 시간 낭비를 줄일 수 있습니다.

2. 회의 참석자 선정

모든 사람이 참석할 필요는 없습니다. 핵심 이해관계자만 초대하여 집중도 높은 회의를 진행할 수도 있습니다. 즉, 회의에 꼭 필요한 인원만 초대하여 회의의 효율성을 높일 수 있죠. 이는 회의에 꼭 필요한 인원을 바탕으로 각자의 역할과 책임을 명확하게 각자의 기여도가 높을 때 효율성이 높아지게 됩니다. 특히, 회의록을 공유하여 불참자도 회의 내용을 쉽게 파악할 수 있도록 하면 전체적인 업무 효율성이 향상됩니다.

3. 회의 시간 관리

회의가 길어지면 집중력이 떨어지기 때문에 효율성이 떨어질 수 있습니다. 따라서 다음과 같은 전략을 활용해 볼 수 있습니다.

1️⃣ 시간 제한 설정 : 30~60분 이내로 설정

2️⃣ 타임 키퍼 지정 : 진행자가 시간을 관리하며 일정에 맞춰 조율

3️⃣ 불필요한 논의 차단 : 논점에서 벗어난 이야기는 별도 논의로 분리

참고로 짧고 집중도 높은 회의를 위해 스탠딩 회의(Standing Meeting)를 도입하면 회의 시간이 단축될 수 있습니다.

4. 회의 진행 방식 최적화

회의를 더 효과적으로 운영하려면 다음과 같은 방법을 고려해 볼 수도 있습니다.

◼ 회의 시작 전 : 회의 아젠다 및 참석자 역할을 명확히 공지

◼ 회의 중 : 핵심 논의 사항과 결정된 사항을 기록

◼ 회의 종료 후 : 회의 내용 정리하여 공유 & 추후 일정 공유

5. 회의 후 피드백 및 개선

회의 후 피드백을 바탕으로 개선할 점을 파악합니다. 이를 토대로 하여 다음 회의는 더 효율적으로 진행할 수 있게끔 준비합니다. 회의가 어땠는지 참석자의 의견을 받기 위해 익명 설문을 통해 피드백을 수집합니다. 두 번째로 회의가 진행되는 동안 비효율적인 부분이 있다면 개선 방안을 마련합니다. 회의 진행 방식이나 회의 내용을 개선하기 위해서 회의 방식을 최적화하거나 지속적인 피드백이 필요합니다. 정기적인 회의 평가를 통해 불필요한 회의를 줄이고, 더 효과적인 의사결정 방식을 구축하는 방법도 있답니다.

지금까지 효율적인 회의 진행 방벙에 대해서 알아봤는데요. 효율적으로 회의를 진행하기 위해선 1) 명확한 목적 설정, 2) 참석자 선정, 3) 회의 시간 관리, 4) 회의 진행 방식, 5) 개선 및 피드백이 필수로 선행되어야 합니다. 이와 같은 방법을 실행하면 보다 효율적인 회의를 진행할 수 있으며, 더 나은 업무 성과를 이끌어낼 수 있습니다.