회의에서 가장 중요한 점은 ‘방향성’입니다. 이 방향성이란 회의의 목표를 말하는 것이며, 이 회의를 통해 목표를 구체적으로 어떻게 달성할 것인지 논의하는 시간을 갖습니다. 일반적으로 회의의 목표에 따라 회의를 준비해야 방향도 달라지기 때문에 어떤 회의를 진행하게 된다면 그 회의의 목적 또는 목표를 분명하게 알고 있어야 합니다.

목표를 분명하게 알고 있다면 회의에서 논의할 주제나 안건, 즉 아젠다를 쉽게 정할 수 있는데요. 회의 때 논의할 아젠다가 정해졌다면 회의에 참석하는 분들에게 아젠다를 회의자료로 공유할 수 있습니다. 이렇게 회의자료를 보고 회의 참석자들이 회의 때 준비해야 할 사항을 파악할 수 있기 때문에 아젠다를 회의자료로 준비하는 이유이기도 합니다. 참고로 아젠다는 회의 때 논의할 주제나 안건 이외에 회의 유형, 목적, 참석자, 장소, 일정 등이 포함된답니다.

1. 회의 아젠다 준비

① 회의 주제를 명확하게 정하기

② 논의할 주요 안건을 순서대로 정하기

③ 주요 안건 논의 예상 시간을 배정하여 회의 시간 관리하기

④ 참석자별 역할과 발언 기회를 미리 지정하여 회의 참여도 높이기

✅ 마케팅 전략 회의 아젠다 예시

10:00 ~ 10:10 회의 목적 및 목표 공유

10:10 ~ 10:30 최근 마케팅 성과 리뷰

10:30 ~ 11:00 신규 캠페인 아이디어 논의

11:00 ~ 11:30 실행 계획 및 담당자 배정

2. 관련 데이터 및 참고 자료 준비

회의에서 논의할 내용과 관련된 데이터를 사전에 조사하여 참석자들에게 공유하면 회의가 보다 원활하게 진행됩니다. 예를 들어, 최근 마케팅 성과를 리뷰할 때 단순히 구두로 하는 것보다 최근 데이터 추출하여 발표하는 겁니다. 데이터를 기반으로 하여 마케팅 성과에 관해 보다 정확하게 리뷰를 할 수 있기 때문의 회의 내용과 관련된 데이터를 미리 준비해 두는 것을 추천해 드립니다.

두번째로 신규 캠페인 아이디어를 논의할 때도 마찬가지로 구두로 이야기하는 것보다 신규로 진행 캠페인 중에 반응이 좋았던 캠페인 사례를 조사하여 회의 자료로 준비하는 겁니다. 이때 회의 자료를 이미지나 영상으로 준비하여 회의 참석자들과 함께 보면서 더 많은 이야기를 나눌 수도 있으며, 준비한 자료를 보면서 새로운 아이디어가 떠오를 수 있는 영감이 되기도 합니다. 이처럼 회의 자료 여부에 따라 회의의 분위기나 회의 진행 속도가 다를 수 있답니다.

✅ 데이터가 필요한 자료 유형

1) 프로젝트 진행 상황 보고서

⇒ 현재 진행 중인 업무 현황 및 주요 이슈

2) 시장 조사 및 트렌드 분석

⇒ 마케팅, 고객 분석 등 관련 데이터

3) 재무 및 예산 자료

⇒ 예산 계획, 비용 절감 방안 등의 재무 자료

4) 경쟁사 분석 자료

⇒ 경쟁사와 비교 및 분석한 자료

5) 사례 연구 및 벤치마킹 자료

성공 사례 및 벤치마킹 가능한 자료

3. 회의 자료 공유 및 사전 검토 요청

아젠다, 회의 내용과 관련된 데이터 및 참고 자료를 준비하고 회의 참석자들에게 자료를 공유한다고 말씀드렸는데요. 이렇게 공유하는 이유 중 하나는 회의 참석자들이 회의가 어떻게 진행되는지 개략적으로 알고 회의 안건에 대한 의견을 미리 준비할 수 있도록 하는 겁니다. 그러면서 회의 참석자들이 회의 자료를 검토하게 되기 때문에 사전에 회의 자료를 공유하고 자료 검토 요청을 드릴 수 있는 셈입니다.

✅ 회의 자료 공유 방법

① 이메일 또는 사내 협업 툴을 사용하여 회의 자료 공유하기

② 방대한 자료를 공유하기 보다는 회의 자료를 요약한 문서 공유하기

③ 회의 참석자별로 필요한 자료를 맞춤으로 공유하기

4. 회의록 양식 및 기록 도구 준비

회의에 필요한 자료 중에서 회의 아젠다, 회의 내용과 관련된 데이터 및 참고 자료 이외에 회의록 양식을 미리 준비해 둡니다. 회의록 양식은 회의 종류에 따라 다르지만 회의한 내용을 기록하는 문서라는 점에서는 맥락을 같이 합니다. 회의록에는 회의에서 논의된 내용과 결과를 포함하며 회의록을 작성할 때는 논의된 주요 내용과 결과를 요약해서 작성하는 것이 관건입니다. 따라서 사전에 회의록 양식을 준비하고 회의록을 기록할 담당자를 정합니다.

✅ 회의록 작성 방법

① 회의 날짜, 참석자, 담당자 정보

② 주요 안건 및 결정 사항 요약

③ 미결정 사항 및 기타 사항

④ 다음 회의 일정

5. 사전 점검

회의를 진행할 때 사전에 점검해야 할 몇 가지 사항이 있는데요. 예를 들어, 예정된 회의 시간에 맞게 회의실을 예약했는지 한번 더 확인해 봅니다. 사내 회의실 또는 외부 회의실이든 회의 장소 상태가 어떠한지 사전에 미리 체크해 둡니다. 또한 회의 자료를 사용할 때 불편한 사항은 없는지 미리 점검해 봅니다.

회의를 진행할 때 일반적으로 대면 회의를 떠오르지만 상황에 따라서는 온라인 회의를 진행하기도 합니다. 온라인 회의를 진행할 때는 화상 회의 툴이나 장비 점검을 필수로 해야 하는데요. 이는 회의 시작 전에 기술적인 문제를 예방하기 위함입니다.

✅ 사전 점검 체크리스트

① 회의실 예약 및 장소 체크

② 화상 회의 프로그램 접속 확인

③ 마이크 및 카메라 테스트

④ 프레젠테이션 자료 화면 공유 테스트

6. 참석자별 역할 정하기

회의에서 각 참석자의 역할을 사전에 정해두면 회의 진행이 훨씬 원활해집니다.

✅ 역할 분담하기

① 회의 진행자 : 회의 운영 및 시간 관리

② 회의록 담당자 : 회의록 작성 및 후속 조치 정리

③ 안건 발표자 : 주요 내용 발표 및 설명

④ 회의 참석자 : 적극적인 참여 및 피드백 제공