회의가 진행되려면 회의 때 논의할 ‘주제’ 또는 ‘안건’이 있어야 하죠. 그리고 회의에 참석하는 ‘참석자’가 있어야 합니다. 그 외에 회의 장소가 필요하며, 회의 시작 시간을 정하는 것도 필요하죠. 이러한 점은 부수적인 조건이어서 이번 콘텐츠에서는 회의에 참석하는 ‘참석자’에 중점을 두고 참석자들의 역할에 대해 알려드리겠습니다.

1. 회의 참석자

회사나 기관 등과 같은 조직에서 진행되는 회의에는 사원부터 시작해서 주임, 대리, 과장 등과 같은 직책을 가진 분들이 참석합니다. 물론 회의 종류에 따라 참석자가 달라질 수도 있습니다. 회사 전체 회의라면 신입사원부터 모든 직원이 참석해야 하죠. 또한, 부서별 회의도 마찬가지로 모든 직원이 참석해야 하고요. 하지만 팀장 회의라면 팀장급 이상 리더분들만 참석합니다.

여기서 회의 종류에 따라 참석자들을 분류하려고 하는 것이 아니라 회의에 참석하는 모든 참석자의 역할에 짚고 넘어가고자 합니다. 회의 이외에 업무도 있기 때문에 회의가 잦으면 회의만 하다가 오전 또는 오후를 다 보내는 경우도 있는데요. 회의를 진행했다면 어떤 안건에 대한 의사결정을 하거나, 어떤 문제에 대한 해결책이 나와야 하는데 그렇지 못하면 회의에서 받는 스트레스도 상당합니다.

모두가 바쁜 상황에서 회의 참석자만큼이라도 각자의 역할을 다 한다면 보다 원활하게 회의가 진행될 겁니다. 즉, 비효율적인 회의만큼은 피할 수 있습니다!

회의 전 어떤 분들이 참석하는지 파악합니다. 이때 회의에 참석한다고 해서 모두가 다 같은 '참석자'가 아니라는 사실을 알고 있어야 합니다. 왜냐하면 참석자마다 각자의 역할이 다를 수 있기 때문입니다. 또한, 직책에 따라 역할이 다를 수 있기 때문입니다. 따라서 회의 참석자들을 구분하여 간단하게 살펴보겠습니다.

① 회의 주최자

회의를 주최하는 사람입니다. 주최한다는 것은 어떤 행사나 모임을 주장하고 기획하고 연다는 뜻인데요. 주최자를 중심으로 하여 어떤 회의를 할 것인지 준비한다는 겁니다.

② 회의 진행자

회의 시작과 동시에 진행자가 회의를 진행합니다.

③ 정보 공유자

회의 전 회의 관련 정보나 자료를 공유하는 사람입니다. 회의 때 논의할 주제나 안건 등과 관련된 자료를 찾아 회의 참석자에게 공유합니다.

④ 회의록 작성자

회의한 내용과 결과를 기록하는 사람입니다. 회의가 진행되는 동안 주요 회의 내용과 결과를 간단하게 적고 회의가 끝난 후 회의록을 정리합니다.

⑤ 결정권자

결정 권한이 있는 사람을 말하는데요. 회의를 통해 어떤 사안에 대해 결정을 합니다.

2. 회의 참석자 역할 체크

회사나 기관 등과 같은 조직에서는 부서가 있어 그 부서에 소속된 팀원이 있습니다. 부서마다 맡은 업무가 다르고 같은 부서라도 해도 팀원들에게 주어진 업무는 조금씩 다른데요. 즉, 조직 사회에서는 각자의 역할이 있다는 겁니다. 회의도 마찬가지로 사람이 모인다는 측면에서 작은 조직이라고 볼 수 있는데요. 따라서 회사나 기관처럼 회의 참석자들의 각자의 역할이 있다는 점 체크하고 숙지하고 있어야 합니다. 우리 모두 각자의 역할을 수행했을 때 순조롭게 회의가 진행되고 시간을 절약할 수 있기 때문입니다!

① 회의 주최자

회의 목적을 분명하게 정합니다. 회의 목적이 분명하지 않은 상태에서 회의를 진행하게 된다면 그 회의는 결국 산으로 가게 되기 때문입니다. 따라서 회의 주최자는 회의 목적을 정하여 참석자들에게 알려주는 역할을 합니다.

예를 들어, 이벤트를 기획하는 데 아이디어가 필요한 경우 아디이어 회의를 주최할 수 있겠죠. 또는 상황에 따라 전략 회의, 프로젝트 회의, 의사결정 회의, 피드백 회의 등과 같이 회의 목적을 분명하게 정하고 그에 대한 설명을 간략하게 해 줍니다.

② 회의 진행자

회의 진행자는 회의 목적과 회의 때 어떤 주제 또는 안건으로 논의하는지 정확하게 알고 있어야 합니다. 그리고 회의 진행자로서 회의가 원활하게 진행될 수 있게끔 중재 역할도 해야 합니다.

예를 들어, 참석자 중에서 회의 주제에서 벗어나는 의견을 제시했을 때 회의 분위기나 흐름을 다시 돌아오게끔 만들어야 한다는 겁니다. 이러한 역할이 없다면 결론 없는 회의가 진행될 가능성이 높습니다.

회의 진행자는 참석자의 의견을 귀담아 듣고 회의 내용을 기억하고 있어야 합니다. 그래야 회의한 내용을 바탕으로 다음 회의는 어떻게 진행할지 방향을 잡을 수 있기 때문입니다. 또한, 회의 중 참석자의 질문에 명확하게 답을 해 주기 위해서 회의 시작 전부터 전반적인 내용을 정확하게 알고 있어야 합니다.

③ 정보 공유자

정보 공유자는 회의 때 논의할 주제나 안건에 대한 자료를 공유하는 역할을 합니다. 물론 회의 주제나 안건에 따라 다르죠. 예를 들어, 의사 결정 회의가 진행된다고 한다면 어떤 사안에 대한 결정을 하는 건지 미리 파악하여 의사 결정에 도움이 되는 객관적인 자료나 정보를 공유하는 겁니다. 또는 다른 부서와 회의할 때 다른 부서에서 쉽게 이해할 수 있는 자료를 준비하는 것도 정보 공유자의 역할입니다.

④ 회의록 작성자

회의록 작성자는 회의한 내용과 결과를 기록합니다. 이때 회의록 양식에 맞게 작성하는 것이 원칙인데요. 자사에서 사용하는 회의록 양식을 사용하거나, 자사에서 사용하는 회의록 양식이 없다면 회의록 양식을 따로 만들어서 회의에 참석하는 것이 좋습니다.

회의한 내용과 결과를 단순히 서술식으로 작성하는 게 아니라 주요 내용과 결과를 요약해서 작성합니다. 이때 회의에 참석하지 않는 사람들이 회의록을 봤을 때도 충분히 이해할 수 있게끔 작성하는 것이 핵심입니다.

⑤ 결정권자

결정권자는 어떤 안건에 대해 의사 결정을 해야 하는 경우 권한을 가지고 결정하는 역할을 합니다. 회의 참석자 중에 결정권자가 있다면 의사 결정을 보다 수월하게 할 수 있죠. 그래서 회의 주최자는 회의 참석자 중에 결정권자의 참석 여부를 미리 파악해 둡니다.

물론 회의 내용에 따라 어떤 안건에 대해 결정을 해야 하는 경우 결정권자의 의사 결정이 필요하지만 그렇지 않은 경우에는 회의 참석자로서 참석하면 됩니다. 만일 회의 내용을 바탕으로 어떤 사안에 대해 결정을 해야 하는 경우 결정권자가 없다면 사전에 누가 의사 결정권자인지 파악하고 이에 대한 승인을 받아야 합니다. 그렇지 않은 상황에서 회의를 진행하고 결론이 나왔다면 아직 완성된 결론이 아니라고 볼 수 있죠. 왜냐하면 의사결권자가 빠져있기 때문입니다.

⑥그 외에 참석자

회의 참석자는 회의 유형에 맞게끔 아이디어나 의견을 준비합니다. 예컨대, 아이디어 회의라면 본인 아이디어나 트렌드를 반영한 새로운 아이디어 등을 미리 생각해 둡니다. 

아니면 어떤 주제에 대해 논의하는 회의라면 그에 대한 본인의 의견은 어떠한지 미리 생각을 정리하고 간단하게 발표할 준비도 해 둡니다.

회의에 참석한다고 해서 누구나 회의 참석자가 될 수 없는데요. 회의에 참석하기 위한 기본적인 자격은 이번에 진행되는 회의 목적, 논의할 주제, 자료 검토 등을 꼽을 수 있습니다.