회의가 잘 진행된다면 회의한 보람도 있겠지만 회의 진행이 잘 안된다면 시간과 에너지 모두 낭비할 뿐 아니라, 득보다 실이 더 많죠. 효율적인 회의는 정해진 시간 내에 안건을 논의하고 결론이 나오는 회의일 겁니다. 따라서 이번 콘텐츠에서는 불필요한 회의 시간을 줄여나갈 수 있는 몇 가지 방안에 대해서 알려드리겠습니다.

1. 회의 목적 분명하게 정하기

회의를 진행하기 전에 회의 참석자에게 모두 회의 목적이 분명하게 공유되어야 합니다. 그렇지 않은 경우 목적에 벗어난 회의가 돼 버릴 가능성이 매우 높습니다. 회의의 목적에 벗어난다는 것은 회의 주제에 벗어날 가능성이 있으며 이는 시간 낭비의 주범이 되곤 합니다.

예를 들어, 어떤 이벤트에 대한 아이디어 회의를 진행한다면 어떤 아이디어 회의를 진행할 것인지 구체적인 방향이 있어야 합니다. 여기서 구체적인 방향이란 어떤 콘셉트를 가지고 이벤트를 진행할 것인지에 대한 회의인지, 아니면 이벤트를 어떻게 진행할 것인지에 대한 아이디어 회의인지, 아이디어 회의를 통해 아이디어를 결정하고 구체화하는 회의인지 그 목적을 정확하게 정해야 한다는 말입니다. 따라서 회의 목적이 분명하다면 그 목적에 맞게 회의를 진행하고 논의하기 때문에 시간을 낭비할 가능성이 줄어들게 됩니다.

2. 회의 참석자 결정

회의에 모든 사람이 참석해야 할까요? 물론 회의 유형에 따라 모든 사람이 참석해야 하는 경우도 있지만 꼭 그렇지 않은 경우도 있는데요. 회의 주최자는 모든 사람을 회의에 초대하기보다는 회의와 관련된 관계자 중심으로 회의 참석을 요청할 수 있습니다. 이는 회의에 꼭 참석해야 하는 사람과 선택적으로 참석해도 되는 구성원을 구분함으로써 효율적인 회의를 진행하기 위함입니다. 하지만 경우에 따라 회의에 초대받지 못한 구성원이 소외감이 느낄 수도 있기 때문에 회의에 참석하지 않는 구성원에게도 회의 주제나 안건에 대한 내용을 공유합니다. 또한, 회의에 참석하지 않더라도 회의 주제나 안건에 대한 의견을 낼 수 있는 기회도 제공합니다.

3. 회의 주제 미리 공유하기

회의 목적이 분명하게 정해졌다면 어떤 주제로 회의를 진행할 것인지 정해야 합니다. 회의 목적이 분명하게 정해졌다고 하더라도 논의할 회의 주제가 분명하지 않다면 나중에 결론을 내리기가 어렵습니다. 그래서 회의 주최자는 회의 목적에 맞는 회의 주제나 안건을 준비하여 회의 참석자에게 미리 공유합니다.

회의란 여러 사람이 모여 의논하는 것이며 어떤 사항에 대해 여러 사람이 모여 의견을 교환하는 것인데요. 그런데 회의 때 몇몇 참석자만 의견을 제시하고 나머지는 조용히 참석만 한다면 차라리 회의에 꼭 필요한 사람만 참석하는 게 훨씬 효율적이죠.

따라서 참석자에게 회의 때 논의할 주제나 안건에 대해 미리 공유한다면 회의 시작 전 참석자들이 미리 의견을 준비할 수 있으며, 보다 빠르게 회의가 진행될 수 있습니다.

4. 회의 시간 정하기

회의 시간을 정해두면 회의에 대한 집중도가 높아질 수 있는데요. 왜냐하면 정해진 시간 내에 회의를 끝내야 하기 때문입니다. 회의 목적과 유형에 따라 회의 시간이 달라질 수도 있기 때문에 전체 회의 시간을 처음부터 정해 두거나 아니면 진행 순서에 

따라 회의 시간을 분배하는 방법이 있습니다.

💡 회의 시간 분배 예시

◼ 아이디어 발표 : 30분 (참석자 발표 시간 5분으로 제한)

◼ 최종 아이디어 선정 : 10분

5. 회의 내용에 대한 이해

회의에 참석한 모든 참석자가 회의 내용에 대해 이해하고 있어야 합니다. 가장 중요한 대목입니다. 회의 주최자가 회의 목적을 분명하게 정하고, 회의 참석자도 정하고, 회의 주제도 미리 공유했음에도 참석자가 회의 내용에 대한 이해가 부족하다면 그냥 회의에 참석‘만’ 하고 있는 것과 다름없습니다. 회의 내용에 대한 이해가 부족하다면 당연히 회의한 결과에 대해 공감하지 못할 가능성이 높은데요.

이러한 참석자가 많아질수록 회의 주최자 또는 리더의 발언이 점점 많아지게 되죠. 아니면 회의 참석자 중에서 발언하는 사람만 계속하게 됩니다. 따라서 회의 참석자들은 회의 내용에 대해 모두 이해하고 적극적으로 발언하는 것이 중요합니다.

6. 후속 조치

회의가 마무리될 때쯤이면 회의 결론도 어느 정도 나온 상황일텐데요. 회의 결론이 나왔다면 회의 목적을 달성했다고 볼 수 있죠. 그러나 여기서 결론이 나온 걸로 정말 끝나서는 안 됩니다. 용두사미를 예방하기 위한 차원에서 후속 조치가 필요합니다. 이때 후속 조치란 회의 내용과 결과에 따라 각 참석자에게 해야 할 일을 알려주는 겁니다. 이로써 회의한 내용과 결과가 빛을 바라게 되죠. 이후에 다음 회의는 언제 진행할 것인지 정할 수 있다면 그 자리에서 바로 정합니다. 그리고 회의 내용을 토대로 하여 회의록 작성하여 회의 참석자들에게 공유하면 이것으로 회의가 진짜 끝났다고 볼 수 있습니다.

💡 후속조치

◼ 참석자들에게 해야 할 일 알려주기

◼ 다음 회의 날짜 정하기

◼ 회의록 작성