회의 일정이나 장소는 회의를 준비할 때 놓쳐서는 안 되는 요소인데요. 회의 주최자라면 일정은 미리 정하고, 장소도 미리 예약해 두어야 합니다. 회의 일정을 미리 정하고 미리 장소 예약하는 건 누구나 쉽게 알 수 있는 정보지만 중요한 것은 '어떻게' 준비하느냐이죠! 그래서 이번 콘텐츠에서 누구나 쉽게 알 수 있는 내용이지만 회의 일정과 장소를 완벽하게 세팅하는 방법에 관해 구체적으로 알려드리겠습니다.

1. 회의 일정 정하기

회의 일정을 정하기에 앞서 회의 가능한 일정을 조율부터 해야 합니다. 회의 참석자들 일정이 모두 다르기 때문인데요. 그래서 회의가 끝난 직후 회의 일정을 바로잡는 방법이 있는데요. 이때 참석자들과 이야기하면 그다음 회의는 며칠에 할 것인지, 시간은 몇 시로 할 건지 정확하게 정하는 것이 중요합니다.

예를 들어, 그다음 회의를 내일 오후에 하자는 얘기가 나왔을 때 다음 회의를 ‘내일’로 정하고 내일 오후 몇 시에 할 건지 정확한 시간을 정하는 것이 관건입니다. 정확한 시간을 정하지 않게 되면 회의 당일에 급하게 시간을 조율해야 하고 이로써 업무에 차질을 빚을 수 있기 때문에 미리 정해 두는 겁니다.

<회의 일정하기 포인트>

💡 회의 일정을 정할 때는 정확한 날짜와 시간을 물어보고 정해야 합니다!!

2. 회의 장소 예약하기

먼저, 회의 장소부터 정해야 하는데요. 회의를 사내 또는 사외에서 진행한다고 하면 해당 날짜와 시간에 회의할 수 있는 회의실이 있는지 알아봐야 합니다. 이때 중요한 포인트는 회의 장소가 확실하게 정해지기 전까지 회의 일정을 확정하지 않다는 점입니다. 회의 일정을 확정해 두었는데 해당 날짜와 시간에 회의할 장소가 없다면 회의 일정을 다시 정해야 하는 번거로움이 발생하기 때문입니다.

해당 날짜와 시간에 맞는 회의실이 있다면 예약을 해 둡니다. 여기서 예약을 했다고 해서 끝난 게 아닙니다. 회의 시작 전 예약한 회의실을 한번 둘러봅니다. 회의 참석자가 모두 앉을 수 있는 공간인지, 노트북이 따로 비치되어 있는지, 스크린 화면이 있는지 등을 점검하기 위함입니다.

사외에서 회의실을 대여하여 회의를 진행한다고 하면 직접 가서 둘러보거나 사전 조사를 해야 합니다. 회의실 수용인원은 최대 몇 명까지 되는지, 주차 여부, 빔프로젝터 및 스크린 같은 대여 물품이 있는지 등을 확인해야죠. 이렇게 사전 정보를 바탕으로 회의를 진행하는 데 적합한 회의실이라면 예약합니다.

<회의 장소 예약하기 포인트>

① 회의 장소 알아보기

② 회의 장소 정해지면 회의 일정 확정하기

③ 회의 장소 정해지면 예약하기

3. 회의 일정 공유

회의 일정이 확정되었다면 참석자들에게 일정을 공유합니다. 이때 회사 사정에 따라 일정을 공유하는 방법이 다를 수 있지만 몇 가지 방법을 소개해 드리려고 합니다. 첫 번째로 사내 메신저를 통해 일정을 공유합니다. 회의 참석자들을 초대하여 회의 일정과 장소를 정확하게 공유합니다. 두 번째는 사내에서 사용하는 ‘협업툴’이나 ‘인트라넷’을 통해 일정을 공유하는 겁니다.

협업툴이란 어떤 프로젝트를 진행하거나 업무를 수행할 때 여러 구성원과 소통하고 협력할 수 있도록 해 주는 소프트웨어를 말하는데요. 이 협업툴을 사용함으로써 일정 관리, 파일 공유, 할 일 관리 등이 가능하기 때문에 회의 일정을 참석자들에게 손쉽게 공유할 수 있죠. 인트라넷은 사내 직원망으로서 사내 직원만 사용 가능한 통신망인데요. 인트라넷을 사용하는 회사의 경우 이를 통해 회의 일정이나 주요 일정을 공유하기도 합니다.

마지막으로 회의 안내문을 부착하는 방법이 있습니다. 고전적인 방법이지만 사내에 잘 보이는 곳에 회의 안내문을 부착하여 회의 일정 및 장소를 알릴 수 있습니다.

✅ 참고로 회의 일정을 공유할 때 회의 날짜만 공유하는 건 아니겠죠?

회의 일정이란 회의 날짜 이외에 시간, 장소, 회의 안건/주제 등이 포함되는데요. 즉, 어떤 회의가 진행될 예정이고, 어디에서 진행되는지, 날짜와 시간은 어떻게 되는지, 회의 때 논의할 주제나 안건은 무엇인지, 회의 때 준비해야 할 자료는 없는지 등을 고려하여 회의 일정을 공유하는 겁니다.

<회의 일정 공유 포인트> 

① 회의 날짜

② 회의 시간

③ 회의 장소

④ 회의 안건/주제

⑤ 회의 자료 등

<회의 일정 공유 방법>

① 사내 메신저

② 협업툴 및 인트라넷

③ 회의 안내문

4. 회의 알림

회의 시작 전 회의 참석자들에게 회의가 있다는 사실을 다시 한번 더 알려줍니다. 이전에 회의 내용을 공유했기 때문에 

또다시 알려줘야 하나 싶은 생각이 들 수도 있겠지만 모든 참석자가 기억하고 있는 건 아니라는 사실을 인지하고 있어야 합니다.

그래서 회의 시작 하루 전, 내일 회의가 몇 시에 있다고 다시 알려줍니다. 또는 회의 시작 몇 시간 전에 회회가 있다는 사실을 

알려주기도 합니다.