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공문서 작성법
21. 공문원 연금 관리 공단 24. 공문원 27. 공문서 분류 30. 공문 원시험
22. 공문서 작성법 25. 공문 수학 28. 공문서 규정 31. 공문 작성법
23. 명도 요청 공문 26. 공문서 관리 규정 29. 공문 작성 요령 32. 발송 공문

▶ 공문서의 구성

1. 두문 : 발신기관명 - 우편번호, 주소, 전화번호/모사전송번호, 문서 번호, 시행일자, 보존기간, 수신란(경유, 수신, 참조)

2. 본문 : 제목, 내용, 첨부

3. 결문 : 발신명의, 수신처

4. 발신기관명 : 문서를 발신하는 행정기관의 명칭을 최소 60mm ∼ 80mm로 정중앙에 입력

5. 우편번호 및 주소 : 주소의 길이가 길때는 도, 시, 군, 면, 리는 생략가능.

6. 문서번호
1) 기관기호, 분류번호, 문서등록번호(연도별 일련번호)
2) 기관기호 : 문서 작성 기관명의 약호로 된 두 글자, 숫자인 경우 한글 표기
3) 분류번호
가. 1차 분류번호 : 앞의 두자리
나. 2차 분류번호 : 셋째 자리
다. 3차 분류번호 : 넷째 자리
라. 4차 분류번호 : 다섯째 자리

예) 사자 12345-96 사자:사무자동화
이오 12345-96 이오:감사원2국5과

7. 공문서 보존기간 : 영구, 준영구, 10년, 5년, 3년, 1년

8. 수신란
1) 경유 : 경유가 없으면 발송은 경유에 기재된 기관으로 함.
2) 수신 : 수신처가 둘 이상이면 수신란에 '수신처 참조'라고 기재하고, 결문의 '수신처'란에 수신처를 기재함.
3) 참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 찍는다.

9. 발신명의 : 최대 문자의 길이는 80mm ∼ 120mm이내

▶ 공문 기본 양식

공문 기본 양식
▶ 공문서 규격

1. 용지의 크기 : A4(210mm * 297mm)

2. 용지의 지질 및 중량
1) 10년 이하 보존 문서 : 신문용지-54g/㎡ (시행문, 회보)
2) 10년 이상 보존 문서 : 인쇄용지(2급)-60g/㎡ (기안문)
3) 영구보존 문서 : 인쇄용지(특급)-70g/㎡

3. 용지 색깔은 특별한 경우를 제외하고는 백색, 글씨 색깔은 흑색, 청색

4. 여백 : 상여백 30mm, 하여백 15 mm, 왼쪽여백 20mm, 오른쪽여백 15mm.

5. 용어표기 : 가로쓰기, 표준말 한글 사용, 숫자 표기시 아라비아 숫자 사용.

6. 날자표기 : 숫자 표기, 연,월,일 글자 생략. 예) 1996. 6. 25.

7. 시각표기 : 24시각제로 표기. 시,분 생략 예) 14:30

8. 금액표기 : 아라비아 숫자로 표기 예) 금18,980(금일만팔천구백팔십원)

9. 두 개 이상의 항목 구분 표기
1) 첫째 항목 : 1, 2, 3,…
2) 둘째 항목 : 가, 나, 다, …
3) 셋째 항목 : (1), (2), (3),…
4) 넷째 항목 : (가), (나), (다),…
5) 다섯째 항목 : 1), 2), 3), …
6) 여섯째 항목 : 가), 나), 다), …

10. 공문서의 수정
1) 삭제, 수정할 글자의 중앙에 두 선을 긋고 서명 또는 날인.
2) 중요한 내용의 경우에는 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시한 후 서명 또는 날인.
3) 시행문의 경우에는 자수 표시 한 후 반드시 관인을 찍음.

11. 첨부물 표시 : 본문이 끝난 다음 줄에 표시하고, 두가지 이상일 때에는 항목을 구분하여 표시.

12. 공문서의 면 표시 - 문서 아래 중앙에
예) 3장 단면과 2장의 첨부물. 3-1, 3-2, 3-3, 1, 2

13. '끝' 표기
1) 본문이 끝났을 때 : 한 자 (2칸) 띄우고 '끝' 표기
2) 우측 한계선에서 끝났을 때 : 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 '끝' 표기
3) 첨부물이 있을 때 : 첨부 표시 다음 한 짜 띄우고 '끝' 표기
4) 마지막 란에서 끝났을 때 : 서식란 우측 아래에 '끝' 표기
5) 연명부 기재사항이 중간에서 끝났을 때 : 다음 줄에 '이하 빈칸'을 표기

14. 결재 : 해당 사안에 대하여 기관의 의사를 결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위

1) 전결 : 기관의 장으로부터 사전에 결재권을 위임받은 자가 시행하는 결재를 말한다.
2) 대결 : 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 때, 그 직무를 대행 할수 있는 자가 대리로 하는 결재를 말한다.
3) 후결 : 대결한 문서의 내용이 매우 중요할 때에는 결재란 내 우측 여백에 '후열'표시를 하여 실재권자의 결재를 받는 것을 말한다.

 

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