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▶ 공문서분류번호 구성체계 및 사용방법
1. 분류번호의 구성
1) 공문서분류표는 십진식 분류방법에 따라 정부기능의 전분야를 다음과 같이 10개
분야로 크게 구분하고 이를 "주류(主類)"라 한다.
| 0 행정총괄 |
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| 1 일반행정 |
2 외 교 |
3 통일, 국방 |
| 4 경제일반, 재정 |
5 산 업 |
6 공공질서, 시회복지 |
| 7 과학기술 |
8 교육, 문화 |
9 교통, 정보통신 |
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2) 주류를 2차적으로 10단위에서 각각 9개로 구분하고 이에 0 총괄(분야별 총괄)을
합하여 모두 100가지 기능으로 구분하며 이를 대분류"라 한다.
3) 대분류를 100단위에서 나목의 방법으로 다시 1,000가지 기능으로 구분하고 이를
"중분류"라 한다.
4) 중분류를 다시 1000단위에서 나목의 방법으로 구분하고 이를 "소분류"라
한다.
5) 소분류에서 다시 한 단계 더 구분한 것을 "세분류"라 한다.
2. 조기성 (助記性)
1) 조기성이란 문서 또는 자료의 형식이나 성격이 같은 것에는 공통된 번호, 즉 조기호(助記號)를
붙여 사용함으로써 분류번호의 조직을 쉽게 이해하고 기억 할 수 있도록 하는 것을 말한다.
2). 이 표에서는 각 기능에 공통적인 성격을 9가지 유형으로 다음과 같이 나누어 주류의
행정총괄 분야에서 그 자체로 사용하거나 대분류 또는 중분류 항목에 붙여 사용할 수 있도록
하였다.
| <
조기호> |
| 01(0) 예규, 제도, 법령 |
06(0) 기획, 심사평가,
지시사항 |
| 02(0) 통계 |
07(0) 민원사무 |
| 03(0) 홍보, 안내 |
08(0) 행정감사, 지도 |
| 04(0) 국제협력 |
09(0) 위원회운영 |
| 05(0) 조사, 연구 |
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| <조기호
사용예시> |
| <대분류에
조기호를 붙여 쓴 경우> |
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41000 재정경제
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＋ 02 통계
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⇒
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41020 재정통계
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51000 농 산
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51020 농산통계
|
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<중분류에 조기호를 붙여 쓴 경우>
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12100 인사관리
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＋ 01 제도
|
⇒
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12101 인사관리제도
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|
45500 재산관리
|
45501 재산관리제도
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3) 조기호관련 문서의 보존기간은 공통적으로 사용할 수 있도록 따로 정하였다. 따라서
단위업무별로 보존기간이 명시되어 있는 경우는 그 보존기간을 적용하고, "[☆]"
표시된 것은 조기호표의 해당문서 보존기간을 적용한다. (※ "조기호표"
는 이 분류표의 맨 앞에 있음)
4) 한편, 조기호에 해당하는 사항이라도 이를 사용하기에 적합하지 아니하거나 다른
기능과 함께 배열하는 것이 적절한 것은 조기호를 적용하지 아니하고 그 조기호의 위치에
실제 분류된 번호를 안내하여 참고하도록 하였다.
3. 관련기능의 색인
어떤 기능과 관련된 다른 기능이 있거나 분류상 혼동의 우려가 있는 항목은 이와 관련된
기능을 안내하여 참고할 수 있도록 하였다.
4. 사용부호
이 표에서 사용된 부호는 다음과 같다.
[ ] : 생산한 문서의 보존기간
(보존기간의 표시: 영구→영, 30년→30, 20년→20, 10년→10, 5년→5,3년→3,
1년→1)
[☆] : 조 기호표의 해당 문서 보존기간의 적용
( ) : 접수한 문서의 보존기간
☞ : 관련기능의 분류번호
[＃], [◎] : 이 표시 업무의 문서보존기간은 당해 분류의 시작부분에서 설명
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▶ 공문서분류및보존에관한규칙
제1조 (목적) 이 규칙은 사무관리규정(이하 "영"이라
한다) 제25조와 제27조제1항및 제3항의 규정에 의하여 공문서(이하 "문서"라
한다)의 분류기준과 그 종류별 보존기간의 책정기준등을 정함을 목적으로 한다.
제2조 (문서의 분류기준) 문서는 영 제25조의 규정에 의하여 기능별 10진분류방법에
따라 분류하되, 다음 각호의 기준에 따라 5단위 숫자로 구성한다.
1. 1차분류
문서분류의 주류항목으로서 유사·유관한 정부기능을 분야별로 구분함을 원칙으로 한다.
2. 2차분류
1차분류한 정부기능을 그 하위기능별로 분류하는 대분류로서 그 구분기준은 중앙행정기관의
관장사무수준으로 한다.
3. 3차분류
2차분류에 속하는 사무를 그 하위기능별로 분류하는 중분류로서 그 구분기준은 중앙행정기관의
실·국·부의 분장사무수준으로 한다.
4. 4차분류
3차분류에 속하는 사무를 그 하위기능별로 분류하는 소분류로서 그 구분기준은 중앙행정기관의
과의 분장사무수준으로 한다.
5. 5차분류
4차분류에 속하는 사무를 그 하위기능별로 분류하는 최하단위의 세분류로서 그 구성기준은
단위업무별 분장사무수준으로 한다.
제3조 (문서의 분류번호) 문서의 기능별 분류번호는 별책과 같다. 다만,
이규칙에서 규정되지 아니한 문서의 분류번호는 별책에 규정된 기능중 가장 유사한 기능의
분류번호에 따른다.
제4조 (문서의 보존기간책정기준) 영 제27조제1항의 규정에 의한 문서의
보존기간을책정하는 기준은 다음 각호와 같다. [개정 97·2·22]
1. 영구 |
1) 국무회의의 심의를 거치는
중요정책에 관한 문서중 영구적으로 보존할 필요가있는 문서
2) 대규모의 건설 또는 대규모의 예산이 투입되는 사업의 기본계획에 관한 문서 및도면과
그에 대한 추진실적 및 심사분석 보고문서
3) 법규문서중 공포원본문서
4) 역사적 의미가 있는 특별한 기념행사 또는 의전행사에 관한 문서(연례적으로반복되는
일반적인 기념행사 또는 의전행사에 관한 문서를 제외한다)
5) 국가적·역사적으로 국민이나 여론의 관심이 집중되었던 사건·사고등의 처리에관한 문서
6) 행정백서·제도변천사등 사료적 가치가 있는 간행물의 원본문서
7) 국가적·역사적으로 활용가치가 높은 정부의 분야별 주요통계
8) 기타 학술연구자료나 후대의 관심사항등으로서 역사적 가치가 있어 영구적으로보전할 필요가
있는 문서
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| 2. 30년 |
1) 법령·제도·정부중요정책이나
대규모사업의 계획수립을 위하여 작성한 연구·검토문서로서 20년을 초과하여 보존할 필요가
있는 문서
2) 훈령·예규의 원본문서
3) 정부의 법령해석에 관한 원본문서
4) 각종 인·허가 및 면허등에 관한 원본문서
5) 기타 영구적으로 보존할 필요는 없으나 20년을 초과하여 보존할 필요가 있는 문서
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| 3. 20년 |
1) 법령·제도·정부중요정책이나
대규모사업의 계획수립을 위하여 작성한 연구·검토문서중 30년이상 보존대상에 해당하지 아니하는
문서로서 10년을 초과하여보존할 필요가 있는 문서
2) 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명등을 위하여 10년을 초과하여 보존할필요가
있는 문서
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| 4. 10년 |
1) 일반정책에 관한 계획·조사·연구
및 보고문서
2) 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명등을 위하여 5년초과 10년이하의 기간동안보존할
필요가 있는 문서
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| 5. 5년 |
1) 예산·결산 및 회계관계
증빙문서
2) 각종 감사관계문서
3) 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명등을 위하여 3년초과 5년이하의 기간동안 보존할
필요가 있는 문서
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| 6. 3년 |
1) 각종 증명서발급 관계문서
2) 단기적 업무계획 관계문서
3) 기타 행정업무의 참고 또는 사실의 증명등을 위하여 1년초과 3년이하의 기간동안 보존할
필요가 있는 문서
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| 7. 1년 |
1) 일일명령, 회보등 기관내
단순업무에 관한 문서
2) 행정기관간의 단순한 자료요구·업무연락·통보·조회등에 관한 문서
3) 기타 2년이상 보존할 필요가 없는 단순·경미한 내용의 문서
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제5조 (문서의 종류별 보존기간)
①제4조의 규정에 의한 문서의 종류별 보존기간은 다른 법령에서 특별히 보존기간이 정하여진
경우를 제외하고는 별책과 같다.
②이 규칙에서 규정되지 아니한 문서의 보존기간은 유사한 분류번호에 해당하는 문서의 보존기간에
따른다. 이 경우 유사한 기능을 찾을 수 없는 때에는 영제3조제3호의 처리과의 장이 제4조의
규정에 의한 기준에 따라 부여한다.
제6조 (시행 및 접수문서의 보존기간부여방법)
①문서를 발신하는 행정기관의 장은시행문서에 대하여 수신처 보존기간을 정하여 발송하되,
특별한 사유가 없는 한기안문서보다 짧게 부여하여야 한다.
②처리과의 장은 접수한 문서에 보존기간이 부여되지 아니한 때에는 제4조의규정에 의한 기준을
참작하여 필요한 최소한의 보존기간을 부여하여야 한다.
제7조 (문서의 보존기간변경)
①행정기관의 장은 다음 각호의 1에 해당하는 사유가있는 때에는 영 제27조제3항의 규정에
의하여 그 기관에서 보존하고 있는 개별문서또는 단위문서철의 보존기간을 연장 또는 단축할
수 있다. 이 경우 보존기간을10년이하에서 영구 또는 20년이상으로 연장하거나, 영구
또는 20년이상에서10년이하로 단축하고자 하는 때에는 총무처장관과 사전 협의하여야 한다.[개정
97·2·22] |
1. 정책 또는 사업이 변경되거나
수정되어 관련문서의 보존기간을 연장 또는 단축할필요가 있는 경우
2. 각종 감사·수사 또는 소송과 관련되어 그 종료시까지 문서의 보존기간을 연장할필요가
있는 경우
3. 주기적인 재처분 또는 계약의 갱신등으로 사실상의 효력 및 이해관계가 계속존속될 것으로
예상되는 경우
4. 문서의 내용이 경미하여 그 보존기간을 단축할 필요가 있거나 보존할 필요가 없는 경우
5. 별책에서 정한 보존기간에 불구하고 국가적·역사적 자료로서 20년이상으로 보존할필요가
있는 경우
6. 그밖의 사유로 문서의 보존기간을 연장 또는 단축할 필요가 있는 경우
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②제1항의 규정에 의하여 보존기간을 변경한 경우에는 당해 문서 및보존문서기록대장에
그 변경내용을 기록·정리하여야 한다.
제8조 (시행규칙) 이 규칙의 시행에 관하여 필요한 사항은 총무처장관이
이를정한다.
①(시행일) 이 규칙은 1993년 1월 1일부터 시행한다.
②(다른 법령의 폐지) 정부공문서분류번호및보존기간책정기준등에관한규칙은 이를 폐지한다.
③(경과조치) 1992년 12월 31일이전에 종전의 규정에 의하여 문서의 분류번호
및보존기간이 부여된 문서는 이 규칙의 해당 규정에 의하여 문서의 분류번호 및보존기간이
부여된 문서로 본다.
부칙 [97·2·22]
①(시행일) 이 규칙은 1997년 2월 22일부터 시행한다.
②(문서의 보존기간에 관한 개정규정의 시행일) 대통령령 제14,989호사무관리규정중개정령
제27조제1항의 개정규정은 1997년 2월 22일부터 시행한다.
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분류표 및 보존기간종별책정 기준표
