▶ 공문서의 구성
1. 두문 : 발신기관명 - 우편번호, 주소, 전화번호/모사전송번호, 문서
번호, 시행일자, 보존기간, 수신란(경유, 수신, 참조)
2. 본문 : 제목, 내용, 첨부
3. 결문 : 발신명의, 수신처
4. 발신기관명 : 문서를 발신하는 행정기관의 명칭을 최소 60mm ∼ 80mm로
정중앙에 입력
5. 우편번호 및 주소 : 주소의 길이가 길때는 도, 시, 군, 면, 리는
생략가능.
6. 문서번호
1) 기관기호, 분류번호, 문서등록번호(연도별 일련번호)
2) 기관기호 : 문서 작성 기관명의 약호로 된 두 글자, 숫자인 경우 한글 표기
3) 분류번호
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가. 1차 분류번호 : 앞의 두자리
나. 2차 분류번호 : 셋째 자리
다. 3차 분류번호 : 넷째 자리
라. 4차 분류번호 : 다섯째 자리
예) 사자 12345-96 사자:사무자동화
이오 12345-96 이오:감사원2국5과
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7. 공문서 보존기간 : 영구, 준영구, 10년,
5년, 3년, 1년
8. 수신란 |
1) 경유 : 경유가 없으면 발송은
경유에 기재된 기관으로 함.
2) 수신 : 수신처가 둘 이상이면 수신란에 '수신처 참조'라고 기재하고, 결문의 '수신처'란에
수신처를 기재함.
3) 참조 : 문서를 직접 처리할 주무 부서장을 찍는다.
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9. 발신명의 : 최대 문자의 길이는 80mm ∼ 120mm이내
▶ 공문 기본 양식
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▶ 공문서 규격
1. 용지의 크기 : A4(210mm * 297mm)
2. 용지의 지질 및 중량 |
1) 10년 이하 보존 문서 :
신문용지-54g/㎡ (시행문, 회보)
2) 10년 이상 보존 문서 : 인쇄용지(2급)-60g/㎡ (기안문)
3) 영구보존 문서 : 인쇄용지(특급)-70g/㎡
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3. 용지 색깔은 특별한 경우를 제외하고는 백색, 글씨 색깔은
흑색, 청색
4. 여백 : 상여백 30mm, 하여백 15 mm, 왼쪽여백 20mm, 오른쪽여백
15mm.
5. 용어표기 : 가로쓰기, 표준말 한글 사용, 숫자 표기시 아라비아 숫자
사용.
6. 날자표기 : 숫자 표기, 연,월,일 글자 생략. 예) 1996. 6.
25.
7. 시각표기 : 24시각제로 표기. 시,분 생략 예) 14:30
8. 금액표기 : 아라비아 숫자로 표기 예) 금18,980(금일만팔천구백팔십원)
9. 두 개 이상의 항목 구분 표기 |
1) 첫째 항목 : 1, 2,
3,…
2) 둘째 항목 : 가, 나, 다, …
3) 셋째 항목 : (1), (2), (3),…
4) 넷째 항목 : (가), (나), (다),…
5) 다섯째 항목 : 1), 2), 3), …
6) 여섯째 항목 : 가), 나), 다), …
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| 10. 공문서의 수정 |
1) 삭제, 수정할 글자의 중앙에
두 선을 긋고 서명 또는 날인.
2) 중요한 내용의 경우에는 여백에 삭제 또는 수정한 자수를 표시한 후 서명 또는 날인.
3) 시행문의 경우에는 자수 표시 한 후 반드시 관인을 찍음.
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11. 첨부물 표시 : 본문이 끝난 다음 줄에 표시하고,
두가지 이상일 때에는 항목을 구분하여 표시.
12. 공문서의 면 표시 - 문서 아래 중앙에 |
예) 3장 단면과 2장의 첨부물.
3-1, 3-2, 3-3, 1, 2
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| 13. '끝' 표기 |
1) 본문이 끝났을 때 : 한
자 (2칸) 띄우고 '끝' 표기
2) 우측 한계선에서 끝났을 때 : 다음 줄 왼쪽 기본선에서 한 자 띄우고 '끝' 표기
3) 첨부물이 있을 때 : 첨부 표시 다음 한 짜 띄우고 '끝' 표기
4) 마지막 란에서 끝났을 때 : 서식란 우측 아래에 '끝' 표기
5) 연명부 기재사항이 중간에서 끝났을 때 : 다음 줄에 '이하 빈칸'을 표기
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| 14. 결재 : 해당 사안에 대하여 기관의 의사를
결정할 권한이 있는 자가 그 의사를 결정하는 행위 |
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1) 전결 : 기관의 장으로부터 사전에 결재권을 위임받은 자가 시행하는 결재를 말한다.
2) 대결 : 결재권자가 출장, 휴가, 기타의 사유로 상당기간 부재중일 때, 그 직무를
대행 할수 있는 자가 대리로 하는 결재를 말한다.
3) 후결 : 대결한 문서의 내용이 매우 중요할 때에는 결재란 내 우측 여백에 '후열'표시를
하여 실재권자의 결재를 받는 것을 말한다.
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