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서식
1. 서식의 개념
1) 서식의 의의
서식이란 각종 법령(법·대통령령·행정자치부령·부령) 또는 고시·훈령·예규 등에서 조문형식으로
나열할 수 없는 행정상의 필요사항을 상자형·비상자형 또는 기안(시행)문서 형태의 표현기법을
적절히 이용하여 신속성과 정확성 그리고 경제성을 확보할 수 있도록 글씨의 크기, 항목간의
간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여 사용하기 편리하도록 도안한 일정한 형식의
여백있는 사무용지를 말함.
2) 서식의 종류 |
가. 법령서식
: 법률·대통령령·총리령·부령·조례·규칙 등 법령으로 정한 서식
나. 일반서식 : 법령서식을 제외한 모든 서식
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2. 서식의 설계
1) 일반원칙 |
가. 서식에
사용하는 용지의 크기는 A4규격(가로 210mm×297mm)을 기본으로 하되, 부득이한
경우에는 별표에서 따로 정하는 규격용지 중에서 선택하여 사용. 다만, 증표류 또는 전산화
등 특별한 사유가 있는 경우에는 그에 적합한 별도의 규격용지 사용 가능
나. 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 별도의 기안문 및 시행문을 작성하지
아니하고 서식 자체를 기안문 및 시행문으로 겸용할 수 있도록 문서번호·수신기관·발신기관·시행일·접수
결재란 등 문서의 성립요건에 필요한 기본항목을 고려하여 설계
다. 인감증명과 같이 법규정에 의하여 반드시 도장을 찍도록 정한 경우 이외에는 모든 서식에
서명이나 도장을 선택적으로 사용할 수 있도록 설계.
라. 민원서식은 당해 민원사무의 근거법령·처리절차·처리부서·연락처·처리기간·수수료·구비서류
등의 항목을 포함시키는 등 민원인의 편의를 최대한 고려하여 작성해야 하고, 구비서류는
필요 최소한의 종류와 부수만을 요구하여야 함.
바. 서식은 글씨의 크기, 항목간의 간격, 기재할 여백의 크기 등을 균형있게 조절하여
기입항목의 식별이 쉽도록 설계
사. 서식은 누구나 쉽게 이해할 수 있는 용어를 사용하여 설계
아. 서식은 특별한 사유가 있는 경우를 제외하고는 전산화가 용이하도록 설계.
자. 서식에는 호적·병적·연고지조사 등의 필요가 있는 경우를 제외하고는 본적란을 설치하지
아니함.
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2) 서식의 설계기준
<표제란> |
| 가. 서식명 |
가) 다른 서식과
혼동을 일으키지 않도록 서식의 내용을 확실히 알 수 있는 명칭을 붙임.
나) 서식명은 서식의 윗부분 중앙에 둠. |
| 나. 수신자명 |
가) 위치는
윗부분 왼쪽에 둠.
나) 수신자가 일정한 경우에는 이를 명시. |
| 다. 발행일자
|
가) 위치는
윗부분 또는 아랫부분 오른쪽에 둠.
나) 시행문서 성격의 서식은 문서번호와 함께 시행일자를 명시. |
| 라. 발행번호 |
| - 각종 증명서
등의 서식에는 발행번호를 둠. |
| 마. 발신자명 |
가) 위치는
윗부분 또는 아랫부분 오른쪽에 둠.
나) 우편번호, 주소 전화번호, 담당자 등을 명시.
다) 발신자의 성명은 표시하지 않음.
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| < 본란 > |
| 가. 항목란 |
가) 구비서류를
따로 받지 아니하도록 그 내용을 기입할 수 있는 항목을 둠.
나) 항목의 일련번호는 왼쪽에서 오른쪽으로, 위에서 아래로 정함.
다) 항목은 서식의 내용을 쉽고 일관성 있게 파악할 수 있도록 배열
라) 검토·분류·선별의 대상 및 기준이 되는 항목은 다음의 위치에 둠. |
① 왼쪽에서
철하는 경우 - 오른쪽
② 위에서 철하는 경우 - 아랫부분
③ 카드의 경우 - 윗부분 |
마) 다른 서식에
옮겨 적어야 하는 항목은 그 서식에 따라 배열
바) 민원서식은 다음과 같이 배열. |
① 인적사항
- 서식명 바로 아랫부분
② 구비서류의 종류 및 부수 - 왼쪽 아랫부분
③ 처리기간 - 오른쪽 윗부분
④ 수수료 - 오른쪽 아랫부분
⑤ 업무흐름도 - 아랫부분 또는 뒷쪽 |
사) 행정편의와
단순한 관행상의 이유만으로 민원서식에 도장찍는 란만을 두지 아니 하며 필요한 경우 이외에는
서명이나 도장을 선택적으로 찍을 수 있도록 함.
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| 나. 기입란 |
가) 기입란의
너비는 타자의 경우는 9mm, 필기의 경우는 10mm, 다기능사무기기의 경우는 8.5mm로
함.
나) 길이는 해당란에 기입할 내용에 따라 정함.
다) 기입란명은 기입할 내용을 확실히 알 수 있는 명칭을 붙임.
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| 다. 금액 및
숫자란 |
계산이 필요한
숫자란은 계산의 순서를 고려하여 상하 또는 좌우로 배열하고 계산부호를 붙임.
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3. 서식의 제정·승인 및 관리
1) 서식의 제정 |
| 가. 다음에
해당하는 서식은 법령으로 정함. |
가) 국민의
권리·의무와 직접 관련되는 사항을 정하는 서식
나) 인가·허가 및 승인 등 민원에 관계되는 서식
다) 행정기관에서 공통적으로 사용되는 서식 중 중요한 서식 |
나. 법령에서
고시 등으로 정하도록 한 경우와 기타 특별한 사유가 있는 경우에는 그 서식을 고시·훈령
또는 예규 등으로 정할 수 있음.
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| 2) 서식의 승인 |
| 가. 서식의
승인기관 |
| 가) 국무총리
: 중앙행정기관이 법령으로 제정 또는 개정하는 서식 |
| ※ [행정권한의위임및위탁에관한규정]에
의하여 행정자치부장관에게 서식승인권이 위임됨. |
| 나) 중앙행정기관의
장 |
(가) 중앙행정기관의
장 : 중앙행정기관의 소속기관이 제정 또는 개정하는 서식.
(나) 행정자치부장관 : 지방자치단체가 제정 또는 개정하는 서식
(다) 교육부장관 : 교육행정기관이 제정 또는 개정하는 서식
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| 나. 서식승인의
신청 |
가) 서식승인신청서·서식제원(규칙
별지제38호서식)과 서식초안 각 2부를 첨부하여 신청. 이 경우 서식초안은 특별한 사유가
있는 경우를 제외하고는 전산기기에 의하여 작성
나) 2이상의 기관에 관계되는 서식은 서식승인 신청전에 관계기관간의 사전 협의를 거쳐야
함.
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| 다. 서식 제원 |
가) 서식승인의
표시
승인된 서식에는 당해 서식의 아래 한계선 오른쪽 밑에 용지의 규격·지질 및 단위당 중량을
표시.
나) 서식의 수정
승인된 서식에 대하여 전산화 등으로 승인된 서식을 그대로 사용할 수 없는 경우와 단순히
자구수정이나 활자크기·종이류 등을 변경하고자 할 경우에는 서식제정의 근본목적을 침해하지
아니하는 범위 안에서 이를 변경 사용할 수 있으며, 사후통보로 승인에 갈음.
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| 라. 승인서식의
송부 |
서식승인기관이
서식을 승인한 때에는 당해 서식승인사항을 서식승인신청기관에 송부.
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| 마. 정기보고서식 |
정기보고서식의
승인에 대하여는 규정 제48조제5항의 규정이 정하는 바에 의함.
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| 3) 서식의 관리 |
| 가. 승인서식의
전산관리 |
| 행정기관의 장은
부득이한 경우를 제외하고는 서식을 전산기기에 의하여 관리하고 이를 사용자에게 제공하여야
함 |
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나. 국민의 편의를 위하여 필요하다고 인정되는 서식은 디스크 등에 수록하여 정부전산정보괸리장에게
통보
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