문서보존관리대장 - 비즈폼 서식사전
문서보존관리대장
요약
문서를 보존 및 관리하기 위해 작성하는 문서.
서식 구성항목
순번, 파일 분류번호, 표준파일명, 수량, 보존번호, 보존 연한, 폐기연도, 문서 이관내용(팀명, 이관 일자), 폐기 확인(폐기 일자, 확인), 비고
내용
문서는 손으로 쓰이거나 인쇄된 것을 의미하며 일정 매체에 고정된 정보나 데이터를 말하며 증거의 입증에 사용되는 법적, 공식적 성격의 자료라고 할 수 있다. 문서 보존 관리대장은 각 부서에서 보존하는 문서를 관리하기 위하여 작성하는 서식을 말하며 보존 문서의 보존 부서, 보관 위치, 폐기 예정일 등을 기재한다. 그러면 부서에 따라 어떤 문서를 보존하고 있는지 파악하는 데 도움이 된다.
작성팁
- 문서를 보존하고 있는 부서명을 정확하게 기재하여야 한다.
- 문서의 보존 기간을 반드시 기재하며 해당 문서가 폐기 예정일 경우 O로 표기한다.
- 문서 보존 관리대장을 작성한 후, 확인자 서명을 반드시 받도록 한다.
- 보존 부서명과 보관위치가 다른 경우도 있으므로 주의하여 작성하도록 한다.
