간트차트로 업무흐름과 완료일 계획하기

[요 약] 해야 할 일을 나열한 후 몇 가지 대항목을 기준으로 분류하고 업무순서와 소요기간을 결정한 후에 막대표를 작성하는데, 이런 일정표를 간트차트라고 한다. 간트차트를 통해서 세부업무의 시작일과 완료일을 알 수 있으며 소요기간을 쉽게 파악할 수 있다.

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 ■ 간트차트로 업무를 계획하고 통제한다. 

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PERT/Critical path까지 잘 작성하여 업무를 진행해나가고 있는 이일로 대리에게 교육팀에서 “CRM시스템 활용부서의 교육은 언제부터 시작할 수 있나요?”라고 물어보면 어떻게 대답해야 할까? 개발업체 선정도 안 된 상태에서 교육이 시작되는 날을 모르는 것은 당연하지 않을까? 

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이때 필요한 것이 바로 간트차트이다.

간트차트(Gantt Chart)는 간트라는 사람에 의해 창안된 일정관리 기법으로서, 계획과 실제의 작업량을 작업일정이나 시간으로 견주어서 횡선으로 표시하여 계획과 통제기능을 동시에 수행할 수 있도록 한 일종의 막대도표이다. 간트차트는 유휴기간을 알려주므로 업무점검 시 소요기간 등을 조절할 수 있는 매우 융통성 있는 도구로서, WBS와 PERT를 이용해서 작성하기 때문에 복잡하지도 않다.  간트차트를 작성하는 원리는 다음과 같다.

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∙ 수평으로 그어지는 막대는 시간의 길이와 일의 양을 나타낸다.
∙ 막대의 길이로 실적의 진행도를 알 수 있다.
∙ 시간의 경과를 표시하기 때문에 유휴시간을 확인할 수 있다.
∙ 계획 작업량과 실제 작업량이 모두 직선 막대로 표시된다.
∙ 하나의 직선으로 시간의 동일성, 작업계획량의 변화, 작업실적량의 변화를 나타낸다.
∙ 막대의 길이는 작업에 대한 계획량과 실적량에 비례한다.

 

 ■ 간트차트를 작성하는 노하우 

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간트차트는 이미 작성해 놓은 WBS와 PERT를 이용하면 되므로 작성하는 데 어렵지는 않다. 일정을 관리하기 위해서는 일의 순서를 정하는 것이 가장 중요한데, 이때는 PERT(1-1. CRM시스템 개발업무의 PERT 참조)를 참조하면 된다. 이렇게 업무순서가 정해지면 이어서 각 항목별 세부업무가 무엇인지를 파악해야 하는데, 이때는 WBS를 참조한다.(1-2. CRM시스템 개발업무의 WBS 참조)

 

 

1-1. CRM시스템 개발업무의 PERT

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1-2. CRM시스템 개발업무의 WBS

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그럼 WBS와 PERT를 토대로 간트차트에 들어갈 업무를 정리해보자.

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​1-3. 간트차트 작성을 위한 업무정리

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1-4. CRM시스템 개발업무 순서에 따른 일정 소요기간

 

업무순서와 세부업무를 하나로 나열한 뒤에 소요기간을 명시하여 막대표로 그리면 아래의 표와 같은 간트차트가 작성된다. 이같이 막대표를 이용하면 세부업무의 시작과 완료를 명쾌하게 파악할 수 있고 업무가 겹치거나 동시에 진행되는 경우도 잘 이해할 수 있어 매우 효과적인데, 간트차트를 작성할 때 몇 가지 살펴봐야 할 점은 다음과 같다.

 

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1-5. CRM시스템 개발업무의 간트차트

 

1) 반드시 업무의 시작일과 완료일이 명시되어야 한다.
2) 세부업무에 대한 소요기간을 정확하게 막대로 나타내야 한다.
3) 각 업무가 겹쳐져서 진행될 때는 막대선 역시 기간이 겹쳐져서 나타나도록 작성한다.
4) 일정을 꼭 지켜야 하는 중점업무는 차별화하여 표기한다.

 

이 가운데 4)번 사항에 대해 한번 더 살펴보도록 하자. 1-1. CRM시스템 개발업무의 PERT 참고 이미지에서 PERT에서 파란색으로 표시된 업무는 Critical Path로서 이는 반드시 일정을 지켜야 하지만, 회색으로 표시된 업무는 앞에서 설명했듯이 시간적 여유가 있는데, 이는 간트차트 역시 마찬가지이다. 즉, 일정을 반드시 지켜야 하는 Critical Path는 간트차트에도 반드시 차별화되게 표시해서 일정관리를 해야 한다. 앞서 작성한 ‘CRM시스템 개발업무 순서에 따른 일정 소요기간 표를 참고하여 기간을 체크해보도록 하자. 업무 시작일은 5월 14일이며, 가장 먼저 이루어질 업무는 PERT를 보면 알 수 있다.

간트차트에서 막대선이 여러 색깔로 구분되어 있는데 파란색 막대선은 Critical Path를 나타내는 선으로 반드시 일정을 지켜야 하는 업무를 나타내고, 검은색 막대선은 상대적으로 여유가 있는 업무를 나타낸 것이다. 그리고 일정하게 날짜부분에 파란색으로 처리된 부분은 휴일을 나타낸다. 이러한 간트차트는 달력인 동시에 WBS이고, PERT인 셈이다. 간트차트는 작성하기는 어렵지 않지만 꼼꼼하게 작성해 두어야 나중에 다시 볼 때 혼란스럽지 않다. 

 

 ■ <포인트 체크> 

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1. WBS와 PERT를 작성했다면 이 2가지 내용을 기준으로 하여 간트차트를 만든다.
2. 만약 WBS와 PERT가 없는 경우라면 해야 할 일을 나열한 후 몇 가지 대 항목을 기준으로 분류하고 업무순서와 소요기간을 결정한 후에 막대표를 작성하는데, 이런 일정표를 간트차트라고 한다.
3. 간트차트를 통해서 세부업무의 시작일과 완료일을 알 수 있으며 소요기간을 쉽게 파악할 수 있다.
4. 간트차트를 통해서 전체 업무완료일을 쉽게 파악할 수 있다. 

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