Critical Path를 작성하는 노하우

[요 약] PERT란 업무를 평가·검토하는 기법으로 업무의 순서, 소요기간, 기타 제반사항들을 네트워크 형태로 표시하여 업무기간 단축 및 효율적인 관리를 가능하게 하고 변화와 변경에 쉽게 대응할 수 있게 한다.

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 ■ Critical Path를 작성하는 노하우 

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시작에서 완료까지 작업 전체의 소요기간은 최장 작업경로에 의해 규정되는데 이와 같은 최장 시간경로를 Critical Path, 또는 ‘중점관리업무’라고 한다. 그럼 중점관리업무를 어떻게 다루어야 하는지에 대해 살펴보자. 마케팅팀 야유회 준비시간은 누구의 업무일정에 좌우되는가? 21시간은 김사원 씨 업무가 소요되는 시간이니까, 김사원 씨의 업무일정에 의해 결정된다. 따라서 김사원 씨의 특정 업무시간이 계획보다 늦어지면 일정이 전체적으로 늦어지게 된다. 나 대리는 어차피 13시간 내에만 업무를 끝내면 되니까 업무가 한두 시간 늦어진다고 해도 전체 일정에는 변화가 없을 것이다. 그러나 나 대리의 시간계획 확정과 예산결정 업무는 늦어지면 안 된다. 그렇게 되면 전체 일정에 영향을 미치게 되기 때문이다.

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따라서 나 대리의 업무와 김사원 씨의 업무일정을 중점관리해야 하는데, 이 같은 중점관리업무를 다른 색으로 표시하면 알아보기가 훨씬 용이하다. 아래의 그림에서 굵은 선으로 표시된 부분은 일정을 중점적으로 관리해야 하는 부분으로, 이를 Critical Path라고 한다. 예를 들어 나 대리에게 2시간이 소요되는 차량섭외 업무가 추가되었다고 가정해보자. 나 대리의 업무시간이 13시간에서 15시간으로 늘어나기는 하지만 그래도 전체 업무 소요시간에는 변함이 없다. 그럼 2시간이 소요되는 차량섭외 업무가 김사원 씨에게 추가된다고 생각해보자. 김사원 씨의 업무와 일정이 늘어난 만큼 전체 소요시간도 21시간에서 2시간 늘어난 23시간이 된다. 마케팅팀 야유회 업무를 21시간 내에 끝내려면 차량섭외 업무는 나 대리가 담당해야 한다. 결국 Critical Path를 작성하면 새로운 업무가 추가되었을 경우 누가 담당해야 할지, 어느 정도의 시간이 추가되는지를 금방 알 수 있다. 지금까지 살펴본 바와 같이 먼저 업무순서와 소요기간을 정한 후 일정을 수립하면 일정계획을 성공적으로 세울 수 있다. 따라서 PERT/Critical Path만 잘 이용하면 업무순서와 소요기간을 정확하게 결정해서 완료일에 차질이 없도록 할 수 있으며 특히 중점관리업무가 무엇인지, 일정 및 업무에 변화가 있을 때 어떻게 대처할 수 있는지를 알 수 있다. 자, 그럼 실전에 도전해보자.

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​1-9. Critical Path를 활용한 소요시간 분석

 

 

 

 ■ PERT를 작성해보자. 

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이번에는 이일로 대리가 맡은 CRM시스템 개발업무에 대한 일정계획을 세워보자. 앞에서 마케팅팀 야유회의 PERT와 Critical Path를 작성해 봤으니 어렵지 않게 할 수 있을 것이다. 아울러 실제로 CRM시스템 개발업무 일정을 효율적으로 관리할 수 있도록 PERT/Critical Path를 작성하는 노하우에 대해서도 알아보자. CRM시스템 개발은 완료일이 매우 중요하기 때문에 세부업무의 소요일을 먼저 결정하도록 한다. 그래서 총 며칠이 걸리는지 확인할 필요가 있다. 우선 WBS에 소요일을 적어넣어 보자. 업무를 끝내는 데 필요한 날짜가 모두 며칠인가? WBS에 기재된 날짜를 다 합하면 90일이 되는데, 90일 동안에 일을 끝내기 위해서는 이 대리가 휴가도 없고 일요일도 없이 일에만 매달려야 할 것이다. 따라서 이 대리의 휴식시간을 되찾기 위해서라도 시간을 단축할 필요가 있다.

 

 

1-10 CRM시스템 개발 세부업무별 소요기간

 

 

업무순서를 결정할 때는 아래의 표와 같이 업무담당자별로 일의 순서를 결정해야 한다. 즉, 업무순서의 기준이 업무담당자가 되는 것으로, 이는 업무를 동시에 진행해서 시간과 비용을 절감하기 위한 것이기도 하다. 일을 하다 보면 전산팀의 고 대리가 다른 일을 먼저 할 수도 있고, 물류팀 이 대리가 그 사이에 휴가를 갈 수도 있을 것이다. 따라서 업무계획을 세울 때 수평적 또는 수직적으로만 생각하기보다는 병렬적·네트워크적으로 생각해야 하는데, 이처럼 업무담당자별로 동시에 일을 진행하면 시간은 물론 그에 따른 비용도 절감할 수 있다. 아래의 표는 일정을 효율적으로 관리하기 위해서 팀별로 어떤 세부업무를 수행하는지 분류해 놓은 것이다.

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1-11. CRM시스템 개발을 위한 업무순서표

 

 

 

1-12. CRM시스템 개발업무의 책임분석표

 

 

 

앞에 제시된 책임분석표를 참조하여 각 세부업무들을 담당자의 자리에 옮겨놓으면 아래의 표와 같다. 이제 담당팀별로 결정한 업무순서를 전체 CRM시스템 개발업무 순서를 생각하면서 네트워크 형태로 나타낸다. 세부업무들간에 모두 관계가 있는 일들이므로 업무와 업무간에 화살표로 표시한다. 이렇게 하면 전체 업무가 네트워크 형태로 연결될 것이다.

 

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1-13. 담당자별 CRM시스템 개발업무의 구분

 

 

 

 

1-14.CRM시스템 개발업무의 PERT

 

 

이렇게 업무간에 화살표로 연결해서 전후관계를 나타내는 것을 네트워크 형태라고 하는데(이 표를 PERT라고 한다), 이 표는 WBS와 조금 전에 우리가 작성했던 팀별 책임분석표를 보면서 작성할 수 있다. 이 PERT를 이용하면 시간이 얼마나 절감될까? 업무를 순차적으로 할 경우 처음에 필요한 기간은 90일(1-11. CRM시스템 개발을 위한 업무순서표 참조)이었으나 담당자별로 업무를 동시에 진행할 경우에 필요기간이 68일로 22일이나 단축되었음을 알 수 있다.

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 ■ Critical Path를 작성해보자.

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업무시간을 일정에 맞출 수 있도록 단축시켰더라도 각 업무별 소요기간을 지키지 못하면 기한 내에 일을 끝낼 수 없다. 따라서 각 업무들을 어긋남 없이 수행할 수 있는 방법을 찾아야 하는데, 이를 위해서는 업무를 일정에 여유가 있는 업무와 그렇지 않은 업무로 나누어서 중점적으로 관리할 업무를 결정해야 한다(중점관리업무는 일정이 늦어지면 안 되는 업무이다).

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아래의 그림에 표시된 화살표는 업무의 흐름을 나타낸 것이다. 일정을 특별히 관리해야 하는 중점관리 대상 업무를 하늘색으로 구분해보자. ‘보고서 출력형태 결정’업무까지는 이일로 대리 혼자 순차적으로 처리하고, 또 일정이 늦어지면 안 되니까 모두 중점관리업무가 된다. 만일 ‘보고서 출력형태 결정’까지의 세부업무들 일정이 늦어지면 그만큼 CRM시스템 개발 전체 일정도 지연되므로 특별히 관리해야 할 것이다.

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1-15. CRM시스템 개발업무의 PERT와 Critical Path

 

동시에 진행할 수 있는 업무들의 흐름을 나타내는 화살표는 색깔로 구분해본다. 팀별로 하늘색 화살표는 전산팀, 검은색 화살표는 개발업체, 하늘색 점섬은 전산팀의 자료점검이 개발업체의 데이터 변환 전에 끝나야 한다는 뜻이다. ‘보고서 출력형태 결정’이후의 업무들은 팀별로 나누어서 진행되는 업무들이다. 전산팀은 ‘내부서버 검토’까지, 개발업체는 ‘데이터 변환’을 최종 테스트 시작 전에 모두 끝내야 한다. 하늘색 화살표 상의 업무들은 18일이 소요되고 검은색 화살표 상의 업무들은 40일이 소요된다. 결국 하늘색 화살표 업무들은 검은색 화살표 업무들을 마치기 전까지만 완료하면 되므로 일정에 영향을 주는 업무는 검은색 화살표 상의 업무들임을 확인할 수 있다. 따라서 검은색 화살표 상의 업무가 중점관리업무가 된다.

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즉, 중점관리업무는 하늘색 부분으로, ‘일정결정부터 보고서 출력형태 결정’까지의 업무와 ‘시스템 개발, 데이터 변환, 최종 테스트, 매뉴얼 작성, 활용부서 설치 및 교육, 최종보고서 작성’까지의 업무가 된다. 상대적으로 회색으로 표시된 업무들은 업무완료일까지 시간적 여유가 있게 된다. 지금까지 살펴본 이 전체 차트를 PERT라고 하고, 하늘색으로 표시된 중점관리업무들을 Critical Path라고 하는데, 이 2가지 도구에 대한 개념을 다시 한 번 정리해보도록 하자.

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PERT란 업무를 평가·검토하는 기법으로서 업무순서, 소요기간, 기타 제반사항들을 네트워크 형태로 표시한 것이다. PERT를 활용하여 시간적 여유가 없는 업무와 시간적 여유가 있는 업무를 결정하게 되는데 이러한 PERT의 장점은 다음과 같다.

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첫째, 업무기간을 단축시켜 준다.
둘째, 업무를 효율적으로 관리할 수 있고 변화에 대처하기 쉽다.
셋째, 업무순서를 쉽게 파악할 수 있다.
넷째, 업무단위가 크고 복잡할수록 그 효과가 더 커진다.

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Critical Path란 시간적 여유가 전혀 없는 업무들의 경로로서 업무에 필요한 최소시간을 파악할 수 있다. 따라서 Critical Path상의 업무가 지연된다면 전체 일정이 지연될 수밖에 없다. Critical Path를 활용할 경우 세부업무를 중점관리할 수 있고, 인원·비용 등 제한된 자원을 중점관리 대상 업무 중심으로 배분하여 자원의 효율화를 높일 수 있다는 장점이 있다. 다만 처음에는 생소하고 어렵게 느껴질 수 있는데 실제 업무에서 활용해보면 무척 유용한 도구라는 것을 알게 될 것이다.

 

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1-16. Critical Path의 의미와 장점

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 ■ <포인트 체크> 

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1. 성공적인 업무계획은 시간과 비용을 절약하고, 완료목표일을 지킬 수 있도록 중점관리가 가능해야 하며, 일정변화와 업무 변화에 쉽게 대처하고 업무순서를 파악할 수 있어야 한다.
2. 업무일정을 작성할 때는 세부업무의 소요일을 정하고 업무순서를 결정한 뒤, 업무를 네트워크 형태로 나타내어 최적 소요기간을 먼저 결정한다.
3. 업무순서를 정할 때는 업무담당자별로 나눠서 병렬적으로 사고하여 네트워크 형태로 나타내는 것이 필요하다.
4. PERT란 업무를 평가·검토하는 기법으로 업무의 순서, 소요기간, 기타 제반사항들을 네트워크 형태로 표시하여 업무기간 단축 및 효율적인 관리를 가능하게 하고 변화와 변경에 쉽게 대응할 수 있게 한다.
5. Critical Path란 시간적 여유가 전혀 없는 업무들의 경로로, Critical Path상의 업무가 지연되면 전체 일정의 지연을 초래하게 된다. 

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