효율적으로 프로젝트 마무리하기

​[요 약] 효과자적으로 최종보고서를 작성할 때에는 보고를 받는 사람의 입장에서 작성해야 하며, 최종 결과물과 기대효과를 평가하고 향후 추진계획 및 보완사항을 제시해야 한다. 업무가 종료된 후에는 업무추진 과정을 평가하고 검토해야 하는데, 이는 향후 업무를 할 때 똑같은 실수를 반복하지 않고 업무수행 능력을 향상시키기 위해서이다.

 

 

 ■ 일정을 확인하면서 마무리한다. 

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이번에는 변경된 일정을 업무효율화 도구에 반영하여 최종보고서를 작성하는 방법과, 업무를 완료한 후 업무추진 과정에 대한 평가·검토사항에 대해 알아보도록 하자. 외주개발을 맡고 있는 (주)디지털커뮤니케이션 직원의 갑작스런 사직으로 CRM시스템 개발 프로젝트 일정이 지연될 것 같다는 통보가 왔다. 실제 업무를 하다 보면 이처럼 예상치 못한 사항이 발생하곤 하는데, 8월 2일 (주)디지털커뮤니케이션에서 도착한 메일을 확인해보자.

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1-1. (주)디지털커뮤니케이션에서 온 메일

 

 

(주)디지털커뮤니케이션에서는 데이터 변환작업이 예상보다 오래 걸리고 담당 연구원이 갑자기 사직을 한 것이 이유라고 한다. 이로 인해 데이터 변환 소요기간이 당초 12일에서 20일로 연장될 것이라고 하고, 이로 인한 계약지연 위약금도 지불하겠다는 내용이다. 직원을 아무리 빨리 충원한다고 하더라도 CRM시스템 개발을 일정 내에 끝내기는 어려울 것으로 보인다. 따라서 이제 전체 일정을 고려하여 가장 적절하게 의사결정을 하고, 효율적으로 관리해 나가야 한다. 우선 현재 일정표를 간트차트로 확인해보자.

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다음은 7월 27일 작성된 간트차트와 8월 2일에 도착한 (주)디지털커뮤니케이션에서 통보한 일정에 맞춰 수정한 간트차트이다. 일정을 수정해보니 전체 완료일이 보고서 작성을 제외하더라도 9월 3일이 되는데, 이렇게 되면 위약금을 받는 것이 문제가 아니라 시스템을 활용하지 못함으로써 발생하는 기회비용이 훨씬 더 커지게 될 것으로 보인다. 이에 따라 팀장은 이일로 대리에게 인력과 비용을 추가하더라도 빨리 완료할 수 있도록 지시했다. 어떻게 일정을 단축시킬 수 있을까? 이일로 대리는 (주)디지털커뮤니케이션에 인력과 비용을 더 지원할 수도 있으니 전체 일정을 맞추어줄 것을 요청했다. 이에 대한 (주)디지털커뮤니케이션의 회신이 도착했다.(1-3. (주)디지털커뮤니케이션에서 온 메일 참조)

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1-2. CRM시스템 개발 간트차트

 

 

 

 

 

 

1-3. (주)디지털커뮤니케이션에서 온 메일

 

 

위의 (주)디지털커뮤니케이션에서 온 메일을 살펴보자. 데이터 변환작업은 20일에서 다시 12일로 단축되었다. 최종 테스트, 활용부서 설치 및 교육의 소요기간이 추가 단축되었고, 매뉴얼은 시스템 구성 및 입력부분과 분석부분으로 나누어 작성하기로 했다.

 

 ■ 변경된 일정을 도구에 반영하기 

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그렇다면 이와 관련하여 각 도구들의 변경내용을 점검하자. 먼저  아래와 같이 WBS를 수정해보자. 최종 테스트, 데이터 변환, 활용부서 설치 및 교육의 기간이 기존보다 단축되었고, 매뉴얼 작성업무는 시스템 구성 및 입력부분과 분석부분을 나누어 하기로 했으므로 업무단위가 2개로 늘어났다. 변경된 소요기간이 반영된 PERT/Critical Path(1-5. 변경된 소요기간을 반영한 CRM시스템 개발 PERT/Critical Path 참조)와 이를 참조해서 다시 작성한 간트차트(변경된 소요기간을 반영한 CRM시스템 개발 PERT/Critical Path 참조)를 살펴보자.

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 1-4. CRM시스템 WBS 및 소요기간 변경내용

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1-5. 변경된 소요기간을 반영한 CRM시스템 개발 PERT/Critical Path

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 1-6. 변경사항을 반영한 CRM시스템 개발 간트차트

 

이렇게 하면 최종보고서 작성까지 8월 18일까지 끝낼 수 있고, 실무부서에서는 8월 13일부터 활용할 수 있을 것으로 예상된다. 이일로 대리는 여기서 한 단계 더 나아가 시스템 평가기준은 자신이 작성하고 실제 평가작업은 김사원 씨를 시킨 후, 김사원 씨가 평가를 하는 동안 최종보고서를 작성함으로서 일정을 2일 더 줄이는 방법을 택했다. 이를 대입한 아래 WBS를 살펴보면 결과보고 부분을 시스템 평가기준 작성(1일)과 시스템 실제 평가작업(2일)으로 세분화했음을 알 수 있다. 또한 아래의 책임분석표에도 시스템 평가항목을 2가지로 세분화했다.

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1-7. 변경사항을 반영한 CRM시스템 WBS 및 소요시간

 

 

 

 

 

1-8. 변경사항을 반영한 CRM시스템 책임분석표

 

PERT/Critical Path 역시 아래의 표와 같이 변경되며, 변경된 일정을 반영한 간트차트(1-10. 변경사항을 반영한 CRM시스템 개발 간트차트(최종)참조)를 보면 CRM시스템 개발업무는 8월 16일에 완전히 끝나게 된다.

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1-9. 변경사항을 반영한 CRM시스템 PERT, Critical Path

 

 

 

 

1-10. 변경사항을 반영한 CRM시스템 개발 간트차트(최종)

 

 ■ 효과적으로 최종보고서 작성하기 

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‘현황보고’가 계획수립, 활동상황에 대한 정보와 업무처리상 나타난 문제점 및 시정의 계기를 제공하는 것이라면, ‘최종보고’는 최종 결과물과 기대효과를 평가하고 향후 추진계획 및 보완사항을 제시하는 것이다. 그리고 현황보고가 계획과 수행과정 위주라면 최종보고는 결과, 즉 CRM시스템에 대한 보고라고 할 수 있는데, 이러한 관점에서 최종보고서를 작성해보자.

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​1-11. 현황보고/최종보고의 목적

 

다음은 이일로 대리가 작성한 최종보고서이다. 보고서를 보면 CRM시스템을 개발하게 된 배경·목적·기간·예산·현황을 간략히 요약했고, CRM시스템에 대한 기대효과를 유형효과와 무형효과로 설명했으며, 향후 추진계획 및 보완사항이 잘 정리되어 있다.

 

 

 

1-12. 이일로 대리가 작성한 CRM시스템 개발 최종보고서 

 

 ■ 업무추진 과정 평가 및 검토 

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이제 최종결과보고서까지 작성했으니 거의 끝나간다. 마지막으로 CRM시스템 개발 추진과정에 대한 평가와 검토만 하면 된다. 이는 향후 똑같은 실수를 반복하지 않고 업무수행 능력을 향상시키기 위한 것으로, 업무효율화 도구와 개발된 CRM시스템을 이용하여 평가·검토하면 된다. 평가·검토사항으로는 일정·예산 등의 계획대비 실제 수행과정, 업무범위와 결과물 비교, 실제 사용한 예산대비 결과물의 기대성과, 각 과정별 결과물과 최종 결과물의 품질 등이 있다.

 

 ■ <포인트 체크> 

1. 일정을 단축하기 위해 세부업무를 더 세분화하거나 업무담당자를 변경하는 경우에는 WBS, 책임분석표, PERT/Critical Path, 간트차트에 변경사항을 반영해야 한다.
2. 일정만 변경된 경우에는 PERT/Critical Path, 간트차트만 변경하여 효율적인 일정관리를 할 수 있다.
3. 최종보고서를 작성할 때에는 보고를 받는 사람의 입장에서 작성해야 하며, 최종 결과물과 기대효과를 평가하고 향후 추진계획 및 보완사항을 제시해야 한다.
4. 업무가 종료된 후에는 업무추진 과정을 평가하고 검토해야 하는데, 이는 향후 업무를 할 때 똑같은 실수를 반복하지 않고 업무수행 능력을 향상시키기 위해서이다.