WBS로 업무를 체계적으로 분류하기

[요 약] WBS는 전체 업무를 분류하여 Output 중심의 체계로 업무를 구성하고 결정하는 것이다. WBS를 활용하면 전체 업무를 쉽게 이해할 수 있고, 각 단위업무를 쉽고 정확하게 관리할 수 있다. 또한 중요한 업무가 누락되는 일 없이 업무를 수행할 수 있다.

 

 

 ■ WBS로 업무를 분류하라.  ​

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WBS(Work Breakdown Structure)는 업무를 나열하고 분류해서 구조와 체계를 세운다는 의미로 ‘세부업무추진구조도’라고 한다. 이는 기존에 하고 있는 업무에 일을 하나 더 만드는 것이 아니라 업무를 좀더 효율적으로 할 수 있는 방법을 제시해주는 것이다.WBS를 제대로 작성하려면 업무를 구체적·체계적·효율적으로 나누어야 하는데, 이 같은 WBS를 작성하면 다음과 같은 장점이 있다.

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첫째, 전체 업무를 쉽게 이해할 수 있다. 
둘째, 업무단위별로 비교·측정이 가능하여 업무를 쉽고 정확하게 관리할 수 있다.
셋째, 중요한 업무가 누락되는 일 없이 업무를 수행할 수 있다.
넷째, 업무관련자와 일관성 있는 의사소통을 할 수 있다.
다섯째, 업무수행의 표준화를 가능하게 한다.

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1-1. WBS의 개념

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일정이 촉박해서 며칠 동안 야근을 해야 한다고 가정해보자. 업무내용이 머릿속에 다 들어있는데도 굳이 WBS를 작성할 필요가 있을까? WBS를 작성하지 않고 업무를 진행할 경우에 현장에서 어떤 문제가 발생할 수 있는지 살펴보자.

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가. 업무계획이나 예산편성 시 중요한 업무가 누락된다.

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곤란맨 1

“사실 예산 한번 확보하기가 얼마나 힘듭니까? 예산신청 마감 일자가 촉박해서 생각나는 대로 계산해서 어렵게 예산을 받아냈거든요. 글쎄 나중에 보니 사보제작에 꼭 필요한 제책비가 빠진 거예요. 다시 초과예산을 신청하긴 했는데 굉장히 난처했었어요.”

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나. 업무간 연관성을 파악하기 어렵다.
곤란맨 2 

“기억력 하나는 자신 있어서 메모도 안하고 일을 했습니다. 그런데 생각지도 못한 일들이 생겨서 여러 일들을 동시에 진행해야 하는 상황이 되었죠. 개별업무에만 관심을 쏟다보니 각 업무간의 전체적인 연관성을 파악하지 못해서 시간과 비용을 많이 낭비했습니다.”

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다. 불필요한 커뮤니케이션이 늘어난다.
곤란맨 3

“제가 ‘개인비전 창출’이라는 새로운 업무를 하면서 업무목록을 작성하지 않았거든요. 그래서 무슨 업무를 하느냐고 묻는 사람들에게 매번 똑같은 설명을 몇 번이나 되풀이하는지 몰라요. 제가 무슨 앵무새 같다니까요.”

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이처럼 WBS 없이 일을 하게 되면 업무계획이나 예산편성 시 꼭 필요한 업무를 빠뜨리거나 업무간 연관성을 파악하지 못해 불필요한 커뮤니케이션이 늘어나 시간과 노력을 낭비하는 일이 발생한다. 그럼 앞에서 예를 든 CRM시스템 개발업무를 지시받은 이일로 대리의 머릿속을 들여다보자. ‘데이터베이스 구입하는 것도 고려해야 하고, 예산도 편성해야 하고, 자료점검에 외주업체 결정까지….’ 머릿속에 꽉 들어찬 이 많은 업무들의 순서와 중요도, 연관성 등을 고려해서 계획표를 만든다면 업무를 좀 더 쉽게 진행할 수 있다.

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 ■ 효과적으로 WBS를 작성하는 노하우  

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CRM시스템 개발을 위한 WBS를 함께 만들어보자.
WBS를 작성하려면 우선 CRM시스템 개발에 필요한 업무들을 모두 나열한 뒤 업무단계를 나누어 상위 업무부터 결정한 후 구체적으로 해야 할 세부업무를 결정해야 한다. CRM시스템 개발에 있어서 상위 업무와 세부업무의 관계를 살펴보자. CRM시스템 구축이 최종 결과물이라면 CRM시스템을 개발하는데 필요한 항목, 즉 상위 업무가 있고, 그 상위 업무를 달성하는 데 필요한 세부업무가 있으며, 그 아래는 세세부업무가 있을 수 있다. 번거롭지 않게 처음부터 세부항목을 나열해도 되는 것 아닌가 하고 생각할 수도 있는데, 세부업무부터 나열하면 항목 수가 많아서 누락된 업무가 있을 수 있고 업무간의 관련성을 파악하기도 쉽지 않다.

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그럼 CRM시스템을 개발하기 위한 상위 업무를 아래의 도표와 같이 업무계획, 입력자료 결정, 개발 요구사항 결정, 시스템 개발, 기존자료 활용결정, 시스템 적용, 결과보고로 결정했다고 하자. 이젠 상위 업무를 달성하는 데 필요한 세부업무들을 결정할 차례이다. 세부업무를 분류할 때는 업무담당자를 결정하고, 시간적으로 구분될 수 있을 정도까지 정해두는 것이 효과적이다. 이때 업무간 관련성을 쉽게 파악하기 위해서는 이미 진행하고 있는 업무도 포함시키는 것이 좋은데, 각 상위 업무에 대한 세부업무 목록을 작성해보면 아래의 표와 같다.

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1-2. CRM시스템 개발업무의WBS ①

 

 

 

이렇게 WBS를 작성해보면 업무의 가이드라인이 잡히는 것을 알 수 있을 것이다. 그런데 실제로는 WBS를 처음 작성하는 경우 해야 할 업무가 빠진 채 완료되는 경우가 많다. 따라서 작성한 WBS를 몇 번씩 검토하여 전체적인 업무흐름을 그려낼 필요가 있다. ‘CRM시스템 개발업무의 WBS ②’를 자세히 검토한 결과, 입력정보 결정, 시스템 평가, 분석기법 결정, 이전 데이터 보관과 내부서버 검토, 일정결정과 활용부서 설치 및 교육업무 같은 업무가 빠진 것을 알게 되었다고 하자. 수차례 검토하여 이들 빠진 업무를 추가해 넣으면 아래의 도표와 같은 WBS가 작성된다.

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1-3. CRM시스템 개발업무의 WBS②

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1-4. CRM시스템 개발업무의 WBS③

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 ■ WBS 활용하기 

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처음 진행하는 업무의 경우 어떤 세부업무들이 필요할지 알 수 없을 때는 어떻게 WBS를 작성해야 할까? 이 같은 경우에도 아예 만들지 않고 진행하는 것보다는 최선을 다해 만들어 놓은 다음에 시작하는 것이 효과적이다. 그리고 업무를 하면서 계속 수정·보완하면 된다. 비슷한 업무의 WBS가 있는 경우 해당 업무에 부합하도록 수정해서 사용하는 것도 도움이 된다. 다만 이런 경우에는 부적절한 가정을 포함하거나 성공하지 못했던 WBS를 사용할 수도 있으므로 주의 깊게 살펴보아야 한다.

 

 ■ <포인트 체크> 

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1. WBS는 전체 업무를 분류하여 Output 중심의 체계로 업무를 구성하고 결정하는 것이다.
2. WBS는 업무를 상위항목과 세부항목으로 구분하여 작성하며, 이미 진행하고 있는 업무도 포함시켜 각 세부업무의 연관성을 볼 수 있게 한다.
3. WBS의 세부업무를 작성할 때는 업무담당자를 구분할 수 있거나, 시간적으로 구분할 수 있는 수준으로 결정한다.
4. WBS를 활용하면 전체 업무를 쉽게 이해할 수 있고, 각 단위업무를 쉽고 정확하게 관리할 수 있다. 또한 중요한 업무가 누락되는 일 없이 업무를 수행할 수 있다.
5. WBS를 통해 업무관련자와 일관성 있는 의사소통을 할 수 있으며 업무를 표준화할 수 있다. 

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