근로계약서를 갱신할 때 별도로 서면을 작성하지 않고 구두로 합의만 하는 경우가 실무에서 적지 않습니다. 특히 오랜 기간 함께 일해온 직원이나 소규모 사업장에서는 서류 작성을 번거롭게 여기는 경우가 많습니다. 하지만 근로계약서 갱신 방법을 잘못 이해하면 사업주와 근로자 모두에게 예상치 못한 불이익이 생길 수 있습니다. 구두 합의로 충분한 경우와 반드시 서면이 필요한 경우를 구분해 정리했습니다.

구두 합의만으로 처리 가능한 경우

근로계약서 갱신 방법에서 구두 합의로 처리 가능한 범위는 매우 제한적입니다.

기존 근로계약서의 내용이 전혀 변경되지 않고 계약 기간만 자동으로 이어지는 경우, 일부 예외적인 상황에서는 별도 서면 없이 계속 근로 관계가 유지될 수 있습니다. 예를 들어 기간의 정함이 없는 무기 계약직 근로자의 경우 계약서를 갱신하지 않아도 고용 관계가 자동으로 지속됩니다.

그러나 이 경우에도 임금이나 근무 조건에 변경이 생기면 반드시 서면으로 새로운 계약 내용을 확인해야 합니다.

반드시 서면으로 작성해야 하는 경우

근로기준법 제17조는 사용자가 근로계약을 체결할 때 근로 조건을 서면으로 명시하고 교부해야 한다고 규정하고 있습니다. 이에 따라 다음과 같은 경우에는 반드시 서면 근로계약서를 작성해야 합니다.

기간제 근로계약을 갱신하는 경우입니다. 계약 기간이 정해진 근로자와 계약을 이어갈 때는 새로운 계약서를 작성해야 합니다. 기존 계약서에 기간만 수정하는 방식도 인정되지만, 이 경우 양 당사자가 변경 내용을 확인하고 서명해야 합니다.

임금이나 근무 시간, 근무 장소 등 근로 조건이 변경되는 경우입니다. 연봉 인상, 직책 변경, 근무 형태 변경 등이 있을 때는 반드시 새로운 계약서를 작성해야 합니다. 구두로 합의했더라도 서면으로 확인하지 않으면 나중에 분쟁이 생겼을 때 입증이 어렵습니다.

단시간 근로자 또는 기간제 근로자와 계약하는 경우입니다. 이들과의 계약에서는 근로 조건을 서면으로 명시하지 않으면 사업주에게 과태료가 부과될 수 있습니다.

수습 기간이 종료된 후 정식 채용으로 전환되는 경우입니다. 수습 기간의 조건과 정식 채용 조건이 다를 수 있으므로, 정식 채용 시점에 새로운 근로계약서를 작성하는 것이 필요합니다.

구두 합의 후 서면 미작성 시 생기는 문제

구두 합의만으로 근로계약서 갱신을 처리했을 때 실무에서 자주 생기는 문제를 정리했습니다.

임금 분쟁이 발생했을 때 합의한 금액을 입증하기 어렵습니다. 근로자와 사업주가 서로 다른 금액을 주장하는 경우, 서면 계약서가 없으면 어느 쪽의 주장이 맞는지 확인할 방법이 없습니다.

근로 기간 산정에서 이견이 생길 수 있습니다. 퇴직금 계산, 연차 발생 기준 등은 근로 기간을 기준으로 하므로 계약 갱신 시점이 명확하지 않으면 분쟁이 생깁니다.

사업주가 서면 교부 의무를 위반한 것으로 처리될 수 있습니다. 근로기준법에 따라 근로 조건 서면 명시 의무를 위반하면 500만 원 이하의 과태료가 부과될 수 있습니다.

근로계약서 갱신 방법, 실무 처리 순서

근로계약서를 갱신할 때 실무적으로 권장하는 처리 순서는 다음과 같습니다.

1단계로 계약 만료 2주 전에 갱신 여부와 조건 변경 사항을 사전에 협의합니다.

2단계로 변경 사항을 반영한 새로운 근로계약서 초안을 작성합니다. 이때 기존 계약서와 달라진 부분을 명확히 표시해두면 근로자가 내용을 확인하기 쉽습니다.

3단계로 근로자에게 계약서 원본을 교부하고 서명을 받습니다. 전자서명 방식도 가능하지만 법적 요건을 충족하는지 사전에 확인해야 합니다.

4단계로 서명된 계약서 원본을 사업주와 근로자가 각각 보관합니다. 근로 관계 종료 후에도 일정 기간 보관 의무가 있으므로 파기하지 않도록 주의합니다.

근로계약서 갱신 방법에서 가장 중요한 원칙은 단 하나입니다. 어떤 상황에서든 서면으로 확인하는 것입니다. 구두 합의는 편리하지만, 분쟁이 생겼을 때 아무런 보호 수단이 되지 못합니다. 채용 패키지 근로계약서 서식을 활용해 계약 체결부터 갱신까지 체계적으로 관리해보세요.

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