문서보존표 - 비즈폼 서식사전
문서보존표
요약
문서 보존에 대한 상세 정보를 기록하여 관리하는 서식.
서식 구성항목
현업부서, 작성연월일, 문서관리 담당 부서, 부서명, 정리 번호, 담당자인, 부서장인, 접수일, 접수인, 화일수, 보존기간, 보존 만료일, 등록번호, 화일명, 화일기간
내용
문서는 손으로 쓰이거나 인쇄된 것을 의미하며 일정 매체에 고정된 정보나 데이터를 말하며 증거의 입증에 사용되는 법적, 공식적 성격의 자료라고 할 수 있다. 문서의 성격에 따라 중요도가 높거나 회의록 같은 경우는 별도로 문서를 보존하여야 하는데 문서 규정에 의거하여 보존 기간을 준수할 수 있도록 한다.
보존 관리가 필요한 문서를 효율적으로 관리하고자 어떤 문서들이 보존되고 있는지 현황을 파악하기 쉽도록 보존 내용을 상세하게 표시하는 문서를 문서보존표라고 한다. 문서보존 표는 문서를 보관하는 화일명과 화일기간으로 작성하며 보관 연도에 따라 보존 만료일을 준수하여 폐기할 수 있도록 한다.
작성팁
- 보존문서의 작성연월일과 문서관리 담당 부서를 기입한다.
- 보존문서의 파일 수와 보존기간을 분명하게 기록하고 보존 만료일을 기록한다.
- 보존문서의 보존기간이 만료된 경우 처리 방법을 명시하고 폐기 시행일자를 기록한다.
- 보존문서에 따른 파일명과 파일 기간을 정확하게 기록한다.
