보존문서대장 - 비즈폼 서식사전
보존문서대장
요약
보존 문서를 관리하기 위해 작성하는 장부 서식.
서식 구성항목
년도, 보존기간, 보존철명, 내용, 보존처, 폐기 연월일, 비고
내용
회사 내에서 또는 대외적으로 업무에 필요하여 작성한 서류를 문서라고 한다. 이러한 문서는 다시 필요할 수도 있기 때문에 회사 내에 보유하고 있어야 하는데, 어떤 문서들이 보존되고 있는지 현황을 파악하기 위해 작성하는 서식을 보존문서 대장이라고 한다.
이를 통해 오랫동안 보관하였지만 사용되지 않은 문서의 파기 여부도 결정할 수 있다. 회사 내 문서 관리부에서 사용하는 서식이다.
작성팁
- 보존문서가 어디에 보관되어있는지 파악하기 쉽게 분류기호 및 부여 기호 등을 반드시 기재한다.
- 문서가 언제 폐기되는지 확인하고 정해져 있다면 연월일을 작성한다.
- 문서를 영구 보존할 경우 비고란에 기재할 수도 있다.
- 보존문서 대장은 문서 보관부에서 작성하여 관리하여야 한다.
