보관문서관리대장 - 비즈폼 서식사전
보관문서관리대장
요약
회사 내 보관 문서를 관리하기 위해 작성하는 서식.
서식 구성항목
결재(담당, 부서장), 문서번호, 파일명, 위치번호, 의뢰부서, 접수일, 보존연수, 문서상태(변경, 폐기, 재생), 비고
내용
회사 내에서 또는 대외적으로 업무에 필요한 내용을 작성하는 서류를 문서라고 한다. 작성된 문서는 보존 기간에 따라 관리가 필요한데 문서를 보관, 보존하기 위해 어떤 문서들이 보존되고 있는지 현황을 파악하여 작성하는 서식을 보관문서 관리대장이라고 한다.
보관문서는 보관 연도에 따라 부서별로 관리되며, 회사 문서 상 영구적으로 보관해야 하는 문서는 영구 보존문서로 관리하고 오랜 보관 기간과 비교하면 사용되지 않는 문서는 파기할 수도 있다. 회사 내 문서 관리부에서 사용하는 서식으로 연말마다 관리하여 기록한다.
작성팁
- 보관문서에 대한 업무를 구분하여 서류 명을 기록하고 정확한 보존 연도 수를 기록한다.
- 보관문서가 어디에 보관되어있는지 파악하기 쉽게 분류기호 및 부여 기호 등을 반드시 기재한다.
- 문서를 영구 보존할 경우 비고란에 기재할 수도 있다.
- 보관하는 문서의 권수를 기록하고 서류에 따른 기타 사항이 있는 경우 비고란에 기재하도록 한다.
- 문서관리 책임자의 확인을 통해 서명하도록 한다.
