문서수발부 - 비즈폼 서식사전
문서수발부
요약
문서의 수신/발신 내역을 기록하고 관리하는 문서.
서식 구성항목
번호, 발 수신 일자, 발신자, 수신자, 건명, 발신 본부 대조, 비고
내용
문서는 업무상 필요한 정보를 기록하여 보관하는 서류로 정보나 데이터가 표시된 자료를 말한다. 기업에서 관리하는 문서는 공문서와 사문서로 구분되며 업무 처리를 원활하게 하기 위해 기록화하여 보존하는 것을 말한다.
각 부서 내에서 문서를 수신하거나 발신하는 경우 그 내역을 기록하고 관리하기 위해 작성하는 문서를 문서 수발부라고 한다.
문서 수발부를 통해 문서에 관련된 부서 확인이 가능하며 발신과 수신처가 어디인지 분명하게 파악이 가능하여 업무에 문제가 있는 경우 해당 부서에 요청하거나 해결할 수 있다. 또한 수발신 문서 보관이 용이하며 문서의 수신이나 발신 내역을 확인할 수 있는 장점이 있다.
작성팁
- 수 발신한 문서 번호를 기록하고 수신/발신 일자를 기록한다.
- 문서를 발신한 발신자와 수신자의 이름을 작성한다.
- 문서 건명을 기록하고 발신 본부를 대조하여 발신처를 기록한다.
- 문서수발대장의 수신, 발신 란을 정확하게 기입하여야 문서에 관한 문제가 발생했을 때 빠르게 처리가 가능하다.
