한정된 자원으로 돌발상황에 대처하기

[요 약] 의사결정이란 요구수준을 충족하기 위하여 제한요소인 시간·인력·예산의 투입량을 결정하는 것을 말한다. 따라서 성공적인 의사결정을 하려면 제한요소들 간의 관계 그리고 요구수준과 제한요소들 간의 관계를 먼저 알아야한다.

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 ■ 성공적인 의사결정과 자원할당표 

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의사결정이란 요구수준을 충족하기 위하여 제한요소인 시간·인력·예산의 투입량을 결정하는 것을 말한다. 따라서 성공적인 의사결정을 하려면 제한요소들 간의 관계 그리고 요구수준과 제한요소들 간의 관계를 먼저 알아야 하는데, 이때 자원할당표를 이용하면 의사결정을 내리는 데 매우 유용하다. 자원할당표(Resource Allocation Table)란 업무목표를 달성하기 위해 한정된 자원을 적재적소에 배치하고 이를 효율적으로 관리하기 위한 표이다. 자원할당표를 활용하면 자원의 적정투입량과 투입시점을 알 수 있다. 따라서 자원을 체계적으로 활용할 수 있으며, 자원낭비와 자원부족을 사전에 예방할 수 있다. 또한 투입시점별로 자원비용과 성과를 예측할 수 있다. 그럼 업무의 제약조건인 시간·인력·예산의 관계에 대해 알아보자.

 

 

 

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1-1. 업무의 제약요소(시간·인력·예산)간의 관계

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1-2. 업무의 제약요소(시간·인력·예산)가 불균형일 경우

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업무를 삼각형으로 가정했을 때 삼각형의 세 변인 ‘시간·인력·예산’은 업무의 제약조건이 된다. 세 변의 길이가 아래와 같이 정삼각형이 될 때 가장 성공적인 업무라 할 수 있는데, 여기서 정삼각형이란 시간·인력·예산이 균형을 이루어야 한다는 의미이다.

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만약 아래의 표와 같이 시간·인력·예산 간에 불균형이 생기게 되면 실패할 확률이 높아진다. 가령 경영진이 30일 이내에 CRM시스템을 개발하도록 지시한다면 어떻게 될까? 엄청난 돈과 고도로 숙련된 수많은 인력이 투입되어야 할 것이다. 만약 10일 내에 개발하라고 하면 어떨까? 그건 도저히 불가능할 것이다. 아무리 병렬로 처리한다고 해도 최소한의 시간은 필요하기 때문이다. 결국 시간·인력·예산의 균형이 중요한데, 업무추진자에 따라 균형점 자체는 달라질 수 있지만, 어느 경우든 세 요소 간에 균형이 이루어져야 한다.

 

 ■ 자원할당표로 한정된 자원을 컨트롤한다. 

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업무를 성공적으로 진행하려면 이와 같은 시간·인력·예산 등의 제약조건을 잘 조절해야 한다. 더욱이 상사나 업무관련자들의 요구수준에 따라 예산이나 일정 등이 달라질 경우 이들 제약조건을 잘 따져보고 의사결정을 내려야 하는데, 이러한 의사결정에는 정해진 답이 있는 것이 아니기 때문에 곤란을 겪는 일이 비일비재하다. 그럼 이들 제약조건을 잘 따져보지 못해 의사결정에 실패한 경우 어떤 일이 벌어질 수 있는지 알아보자.

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가. 비용을 무시하고 일정과 업무성과만을 고려한 경우
나빨리

“인테리어 공사를 하루 단축할 때마다 100만원씩 더 준다고 해서 시공담당자 10명을 더 투입했죠. 공사를 완료한 후 계산해 보니 일정단축으로 얻은 이익은 700만원인데, 인건비는 1,000만원이나 더 들었습니다. 인원을 투입할 때 비용과 이익을 고려해서 결정했어야 했어요.”

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나. 일정이 지나치게 촉박한 경우
전급해

“회사에서 예산과 인력은 무한정 지원해 줄 테니 최적의 시스템을 개발하라고 했습니다. 5일 만에 개발할 수 있다고 큰소리쳤죠. 그런데 최소한의 검토시간도 없어서 엉망이 되었어요. 아무리 예산과 인력이 충분해도 개발에는 최소한의 시간이 필요하다는 것을 그땐 몰랐던 거죠.”

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다. 수준을 고려하지 않은 경우
이명품

“제가 패브릭 샘플을 만들면서 제일 비싼 VF301 원단을 사용했어요. 최고 수준으로 만들고 싶었죠. 팀장님께 VF301로 만들었다고 하니까, 얼마짜리 원단인데 샘플 만들 때 사용했느냐며 화를 내시더라고요. 이 정도 높은 수준의 결과물을 요구한 것이 아니라나요.”

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업무를 진행하다 보면 아무리 여러 가지 요소를 점검했다고 해도 문제가 발생하기 마련인데, 이번에는 문제를 해결하기 위해 인력과 예산을 효율적으로 결정하는 방법에 대해 살펴볼 것이다.

 

 

 

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1-3. (주)디지털커뮤니케이션에서 온 메일

 

업무가 진행 중인 7월 23일 외주개발사인 (주)디지털커뮤니케이션에서 위와 같은 메일이 도착했다. 고객 데이터 변환에 예상치 못한 문제가 생겨 추가 작업이 필요하다는 내용이었다. 이 문제를 해결하기 위해서는 추가예산이 필요한데, 회사에서는 전체 개발금액의 15%인 350만원 이상의 예산초과는 불가능하다고 한다. 이 대리가 작성한 예산초과신청서를 보자. 이 대리는 늦어진 일정을 앞당기기 위해 선임연구원 2명을 5일 동안 모두 투입하기로 하고 다음과 같이 예산초과신청서를 작성했다.

 

 

1-4. 이일로 대리가 작성한 예산초과신청서

 

이 대리가 작성한 예산초과신청서는 이미 회사에서 제시한 예산 상한선을 넘었다. 이 대리 입장에서는 출장 등으로 인해 일정이 지연된 부분도 있고 하니 비용보다는 일정을 앞당기는 것이 무엇보다 중요하다고 판단하고 있는 듯하다. 일정을 생각하면 선임연구원을 모두 투입해야 하지만 예산을 생각하면 그렇지 못한 것으로 보인다.

 

 ■ 투입인력을 결정하라. 

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업무를 성공적으로 진행하려면 제약조건들 간의 균형과 요구수준 및 제약조건을 함께 고려하면 된다고 했는데, 이러한 관점에서 예산 초과 신청서를 다시 작성해보자. 먼저 의사결정시 반드시 고려해야 할 업무요구 수준과 제약조건을 먼저 결정해본다. 이 경우에는 어떤 연구원을 활용하느냐에 따라 일정이 달라질 수 있으므로 일정과 관련한 요구사항을 결정하면 될 것이다(일정은 간트차트를 보고 확인하면 된다).  6월 4일 수정한 간트차트를 보면 완료예정일이 8월 24일이다. 추석이 9월 하순이니 8월 중으로만 완료가 되면 실무에서의 활용에 무리가 없을 것으로 보인다.

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요구수준인 예산초과 한도는 350만원이고, 제약조건인 활용할 수 있는 인원과 소요비용은 직책에 따라 30만원, 20만원, 7만원으로 다르다. 데이터를 변환하는 데 필요한 일정은 1인당 30일인데, 5일 내에 끝내야 한다. 이때 선임연구원 2명을 5일 동안 투입하면 데이터 효율성 증대로 전체 일정이 10일 단축된다. 이러한 요구수준과 제약조건을 고려하여 아래의 표와 같이 추가투입 인력을 결정하면 될 것이다. 간트차트를 보면 지금보다 5일이 더 지연되어도 8월 31일에는 개발이 완료되므로 일정단축과 상관없이 인력을 결정하면 된다. 이 말은 이 대리가 처음 작성한 예산초과신청서에 있는 선임연구원을 투입할 필요가 없다는 말이기도 하다. 연한 하늘색은 계약직 사원, 중간톤의 하늘색은 전임연구원, 진한 파랑색은 선임연구원을 나타낸 것이다. 이렇게 작성하니 비용대비 인력 투입상황을 날짜별로 파악하기가 훨씬 용이하다. 이러한 표를 자원할당표라고 하는데, 이에 대해 좀 더 알아보기로 하자.

 

 

 

1-5. CRM시스템 개발업무의 간트차트

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1-6. 일자별 추가투입 인력 결정

 

 

 

 ■ 자원할당표 작성 노하우 

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자원할당표(Resource Allocation Table)란 업무목표 달성을 위해 한정된 자원을 적재적소에 배치하고 이를 효율적으로 관리하기 위한 표를 말한다. 이러한 표는 건설현장과 같이 장기간 프로젝트를 관리해야 할 때 더욱 적합하게 사용될 수 있다. 또한 인적 자원뿐 아니라 자재 등의 할당에도 활용할 수 있다. 자원할당표를 활용하면 자원의 적정투입량과 투입시점을 알 수 있고 체계적인 자원 활용이 기능하다. 또한 자원낭비와 자원부족을 사전에 예방할 수 있고 활용시장별 자원비용과 성과예측이 가능하다.

 

 ■ 변경된 일정을 간트차트에 반영한다. 

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이제 결정된 사항을 외주업체에 알려주고, 일정이 바뀌었으니 간트차트의 일정도 변경해야 한다(아래의 표 참조). CRM시스템 개발완료일은 8월 24일에서 8월 31일로 변경되었다.

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1-7. 일정변경 사항을 반영한 CRM시스템 개발 간트차트

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 ■ <포인트 체크> 

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1. 의사결정이란 요구수준을 충족하기 위해 제약조건인 시간·인력·예산의 투입량을 결정하는 것을 말한다. 성공적인 의사결정을 하려면 제약조건들 간의 균형과 요구수준 및 제약조건들 간의 관계를 알아야 한다.
2. 실무에서 의사결정을 할 때는 업무의 제약조건인 시간·인력·예산이 균형을 이루어야 성공적으로 업무를 수행할 수 있다.
3. 업무를 삼각형으로 하여 업무에 영향을 주는 요구수준·일정·예산을 꼭짓점이라고 가정할 때 업무를 성공적으로 진행하려면 요구수준·일정·예산이 동시에 변화되어야 한다. 가령 높은 수준의 요구사항을 수행하려면 충분한 일정과 예산이 필요하다.
4. 자원할당표(Resource allocation table)란 업무목표를 달성하기 위해 한정된 자원을 적재적소에 배치하고 이를 효율적으로 관리하기 위한 표이다. 자원할당표를 작성할 때는 업무 요구수준과 제약조건을 먼저 결정한다. 그리고 투입일자별로 투입할 자원의 내용을 결정한다. 

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