PERT/Critical Path로 업무일정 최적화하기

[요 약] PERT란 업무를 평가·검토하는 기법으로 업무의 순서, 소요기간, 기타 제반사항들을 네트워크 형태로 표시하여 업무기간 단축 및 효율적인 관리를 가능하게 하고 변화와 변경에 쉽게 대응할 수 있게 한다.

 

 

 ■ PERT/Critical Path로 일정계획을 세워보자. 

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PERT/Critical Path란 업무를 달성하는 데 필요한 모든 작업을 작업내용과 순서를 기초로 하여 네트워크상으로 파악하는 것이다. PERT가 전체 차트라면 이 가운데 특히 중요한 중점관리업무들을 Critical Path라고 하는데, PERT/Critical Path는 일정계획을 수립하는 데 없어서는 안 될 매우 중요한 도구이다.일정계획을 세우게 되면 이를 통해 완료일은 물론이고 업무를 수행하는 순서와 소요기간까지도 알 수 있다. 보통 업무를 하면서 일정에 여유가 있다면 고민이 덜하겠지만 현실적으로 회사업무에서 일정에 여유가 있는 경우는 그리 많지 않을 것이다. 이일로 대리는 WBS를 기반으로 아래와 같이 CRM시스템 개발을 위한 일정표를 작성했다. 그럼 이 대리가 세운 일정표에 어떤 문제점이 있는지 살펴보자.

 

1-1. 일정계획표

 

 

이는 일정표에서 가장 중요한 것을 완료일로만 잡은 표이다. 일정계획에서는 업무를 수행하는 순서와 업무를 완성하는 데 걸리는 소요기간까지 파악할 수 있으면 더욱 좋을 것이다. 일정표를 작성할 때 발생할 수 있는 문제점에 대해서 살펴보자.

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가. 업무순서를 정하지 않았다.
실패맨 1

 “이 세상에 여유있는 납기일이라는 것은 없을 걸요. 일을 빨리빨리 진행하려다 보니 머리에서 떠오르는 대로 마구 일을 했죠. 그런데 일의 순서가 엉키는 겁니다. 공장에서는 샘플 오기만 기다리면서 며칠씩 놀고 있고, 홍보팀은 시간이 없어 신제품 이벤트 행사를 결국 못했고…. 다들 제가 업무순서를 미리 정하지 않고 무턱대고 진행했기 때문이라나요.”

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나. 업무 소요기간을 정하지 않았다.
실패맨 2

 “밥솥을 개발할 때 일입니다. 계획은 상품기획, 3단계 시제품 제작, 완제품 생산, 마지막으로 대대적인 마케팅을 실시해서 시장을 리드하는 것이었습니다. 그런데 막상 일을 해보니 계획할 때보다 소요기간이 더 걸리는 겁니다. 결국은 시장에 런칭하는 시기가 보름 정도 늦어졌고 경쟁사가 선수를 쳐서 시장을 장악하는 데 완전히 실패를 했죠. 우리 팀에 대한 성토대회를 하는데, 각 업무별로 소요기간도 제대로 산정 못했느냐고 난리들이었습니다. 참, 억울해서 그때는 회사를 그만둘까 하는 생각도 했었죠.”

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다. 업무변화에 대응력이 없다.
실패맨 3

“세상이 왜 이렇게 변화무쌍한 겁니까? 기껏 업무계획을 세워 놓으면 다른 일들이 치고 들어오는 거예요. 새로운 홈페이지를 디자인하고 있는데, 신제품 디자인에 문제가 생겨서 홈페이지 업무는 한참 뒤로 밀리게 되었어요. 그럴 줄 알았으면 외주업체라도 찾아봤을 텐데 결국 디자인팀과 제가 사흘 밤낮으로 일했습니다. 그런데도 다른 사람들은 저의 업무계획이 변화에 제대로 대처하지 못해서라나요.”

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이처럼 업무순서도 정하지 않고 소요기간도 확실하지 않은 일정계획을 가지고 업무를 수행하다 보면 결국 실패할 수밖에 없다.

 

 ■ 성공적인 일정계획을 세우기 위한 요소 

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그럼 일정계획은 어떻게 수립해야 할까? 실무에서 일정계획을 성공적으로 수립해서 효과를 본 사람들의 얘기로 시작해보자.

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가. 시간을 단축하고 비용을 절감할 수 있어야한다.
성공맨 1

“업무계획에서 가장 중요한 거요? 시간과 비용이죠. 뭐니 뭐니 해도 머니(money)가 핵심인데, 비용을 절감할 수 있으면 최고죠. 시간이 많이 들수록 돈이 많이 드니까 시간을 단축하면 좋겠고 시간을 단축해서 비용까지 절감한다면 최고겠죠!”

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나. 중점을 파악하고 수행할 수 있어야한다.
성공맨 2

“저같이 업무가 한꺼번에 집중되는 경우에는 업무 소요기간에 완급을 표시할 수 있으면 좋겠어요. 일은 한꺼번에 받지만 일정에 맞춰야 하는 일과, 좀 여유가 있는 일들이 있잖아요. 그걸 알려줘야지 그렇지 않으면 실무에 있는 사람들 모두 숨 막혀 죽죠. 계획표에 그런 것들이 확실히 구분되어야 해요.”

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다. 일정 및 업무변화에 대해 쉽게 대처할 수 있어야한다.
성공맨 3

“일을 하다 보면 새로운 업무가 추가되어 업무가 변경되기도 하는데, 이때 추가시간이 얼마나 필요한지, 언제 일이 끝날 수 있는지 알면 좋겠어요. 그러면 상황이 바뀌거나 직원이 이동하거나 해도 크게 타격받지 않고 쉽게 대처할 수 있거든요.”

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라. 업무를 체계적인 순서대로 진행할 수 있어야한다.
성공맨 4

 “저는 신제품 개발 담당인데요. 신제품을 개발하려면 해야 할 일이 한두 가지가 아니지 않습니까? 업무가 뒤죽박죽되지 않도록 순서대로 진행할 수 있었으면 좋겠어요. 업무순서를 반영한 일정계획을 세운다면 업무를 훨씬 효율적으로 할 수 있지 않겠어요?”

이것은 실무자들이 직접 뽑은 일정계획의 성공요소로서, 이런 요소가 모두 포함된  일정계획을 수립한다면 업무의 절반은 성공한 것이다. 이외에도 성공적인 일정계획을 세우기 위해서는 먼저 최적 소요기간을 결정해야 하는데, 앞에서 예를 들었던 마케팅팀 야유회 일정계획표를 보면서 살펴보자.

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