전자서명한 각서는 어떻게 보관하나

각서 마스터·9분·2026.12.22

몇 년 두어야 하느냐는 물음이 헛도는 이유

보관 기간을 정한 조항이 없어서 그 물음에는 답할 근거 자체가 없습니다.

가장 많이 받는 물음이 기간입니다. 삼 년인지 오 년인지, 세무 서류처럼 정해진 햇수가 있는지를 묻습니다. 찾아보면 그런 조항이 없습니다. 몇 년을 두라고 정한 규정이 처음부터 만들어진 적이 없습니다.

기간이 없는 것은 서식이 없는 것과 같은 이유입니다. 이런 종류의 문서는 법이 만들라고 해서 만드는 것이 아니라 당사자가 필요해서 만드는 것이고, 그러니 얼마나 두라고 지시할 자리도 없습니다.

시간과 관련해 조문이 정해 둔 것이 아예 없지는 않습니다. 다만 그것은 문서를 얼마나 두라는 것이 아니라 권리가 언제까지 살아 있느냐에 관한 것이고, 소멸시효라는 이름으로 따로 다루어집니다.

그래서 물음의 방향을 돌려야 합니다. 얼마나 두느냐가 아니라, 두었다고 말하려면 무엇이 함께 남아 있어야 하느냐입니다. 이쪽에는 참고할 조문이 있습니다.

기간을 정해 주는 글을 만나면 오히려 조심하는 편이 낫습니다. 근거 없이 만들어진 숫자가 그대로 굳어져 돌아다니는 주제입니다.

먼저 서명 쪽부터 정리하겠습니다. 무엇으로 서명했느냐에 따라 남겨야 할 것이 조금씩 달라지기 때문입니다.

서명 수단이 여럿으로 갈라진 뒤에 생긴 일

전자적 형태라는 이유만으로 서명의 효력을 부인하지 못한다는 것이 출발점입니다.

전자서명법은 서명 쪽에서 같은 구조의 조문을 하나 두고 있습니다. 전자적이라는 사정만으로는 서명으로서의 힘을 부정하지 못하게 막아 둔 것입니다. 문서 쪽 조문과 짝을 이루는 자리라고 보면 됩니다.

여기에 더해 제도의 큰 변화가 하나 있었습니다. 오랫동안 하나의 인증서가 사실상 표준 노릇을 했는데, 그 지위를 정하던 제도가 2020년 12월 10일 시행된 전부개정으로 없어졌습니다. 특정 수단이 아니면 안 된다는 전제가 사라진 것입니다.

그 결과로 실무에서 쓰이는 서명 방식이 여러 갈래로 늘었습니다. 어느 방식이 법이 정한 것이냐고 물으면 답이 없고, 대신 그 서명이 누구의 것인지를 나중에 보여 줄 수 있느냐가 남습니다.

이 점이 보관 이야기와 곧바로 이어집니다. 수단이 하나로 정해져 있을 때는 그 수단 자체가 설명을 대신했지만, 여럿으로 갈라진 뒤에는 그때 어떤 방식으로 서명했고 그 기록이 어디에 남아 있는지를 스스로 챙겨야 합니다.

전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다.

「전자서명법」 제3조 제1항

조문이 보장하는 것은 여기까지입니다. 부인당하지 않는다는 것이지, 어떤 방식으로 하면 안전하다는 안내가 아닙니다.

그래서 안전은 조문이 아니라 남겨 두는 방식에서 옵니다. 다음 절의 조문이 그 기준선을 줍니다.

보관했다고 보아 주는 자리에는 조건이 붙어 있습니다

파일만 있는 것이 아니라 작성자와 수신자, 오간 때가 함께 남아 있어야 합니다.

전자문서법에는 종이를 두는 대신 전자문서를 두는 것으로 갈음할 수 있게 한 조문이 있습니다. 관계 법령이 문서를 보관하라고 요구하는 경우를 겨냥한 조문이라, 이런 종류의 문서에 곧바로 적용되는 자리는 아닙니다.

그런데도 이 조문을 볼 값어치가 있습니다. 법이 어떤 상태를 보관으로 인정하는지를 그대로 적어 두었기 때문입니다. 조건이 하나가 아니라는 점이 특히 그렇습니다.

조문이 요구하는 것은 파일이 남아 있다는 사실만이 아닙니다. 누가 만들었고 누구에게 갔으며 언제 오갔는지가 함께 보존되어 있어야 비로소 보관한 것으로 봅니다. 문서 하나만 폴더에 있는 상태는 이 기준에 미치지 못합니다.

이 기준을 그대로 빌려 오면 무엇을 챙길지가 정해집니다. 의무가 없는 문서라도 나중에 꺼내야 할 상황은 같으므로, 법이 인정하는 상태를 흉내 내 두는 것이 가장 손쉬운 길입니다.

서면으로 보는 전자문서로서 작성자·수신자 및 송신·수신 일시가 보존되어 있으면 그 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.

「전자문서 및 전자거래 기본법」 제5조 제1항

조문이 서면으로 보는 전자문서라는 조건을 앞세운 점도 눈여겨볼 만합니다. 열람과 보존 요건을 먼저 채운 다음에야 이 조문으로 넘어옵니다.

그 앞 단계는 전자문서를 정면으로 다룬 편에 정리해 두었습니다. 여기서는 그다음 단계만 봅니다.

그래서 실제로 함께 남겨 두는 것들

파일 하나가 아니라 그 파일이 오간 흔적까지가 한 벌입니다.

막상 정리해 보면 항목이 많지 않습니다. 특별한 장비도 필요 없고, 이미 남아 있는 것을 지우지 않는 것만으로 대부분 채워집니다.

실제로 사고가 나는 자리는 늘 비슷합니다. 서명을 마친 뒤 정리한다면서 오간 메일을 지우거나, 최종본만 남기고 그전 것을 없애는 경우입니다. 파일은 남았는데 그 파일이 어디서 왔는지가 사라진 상태가 됩니다.

표의 각 줄은 무엇을 위한 것인지가 서로 다릅니다. 어느 하나가 다른 것을 대신하지 못하므로, 한 줄이 비면 그 줄이 담당하던 물음이 통째로 남습니다.

첫 줄에만 성공 표시를 붙인 것은 그 줄이 가장 쉽게 지켜지기 때문입니다. 나머지 넷은 의식하지 않으면 정리하다가 사라집니다.

그래서 요령은 한 문장으로 줄어듭니다. 서명이 끝난 순간의 상태를 그대로 얼려 두고, 그 뒤로는 사본에서만 일하는 것입니다.

자주 헷갈리는 지점

보관은 의무를 지키는 일이 아니라 나중을 위한 준비입니다.

첫째로 헷갈리는 것이 원본의 자리입니다. 인쇄해서 도장을 찍어 두면 그쪽이 원본이 되고 파일은 사본이 된다고 여기는 경우가 있는데, 애초에 어느 쪽을 원본으로 삼을지를 정한 조항이 없습니다. 두 가지가 다 남아 있으면 그만큼 든든할 뿐입니다.

둘째는 서명 이미지입니다. 손글씨 서명을 그림 파일로 만들어 붙이는 방식이 흔한데, 이것은 서명한 흔적이 문서 안에 그려져 있는 상태이지 서명한 기록이 따로 남는 상태와는 다릅니다. 어느 쪽이 필요한지는 그 문서로 무엇을 하려는지에 달려 있습니다.

셋째는 서비스에 맡겨 두는 방식입니다. 서명과 보관을 대신해 주는 곳을 쓰면 편하기는 하지만, 그 서비스를 더 쓰지 않게 되었을 때 무엇이 내 손에 남는지를 미리 확인해 두어야 합니다. 여기서 특정한 곳을 권하지 않는 것은 그 확인이 각자 다르기 때문입니다.

넷째는 문서의 힘에 대한 오해입니다. 잘 보관해 두었다고 해서 그 문서로 곧바로 상대의 재산에 손을 댈 수 있게 되지는 않습니다. 그 구조는 구속력을 다룬 편이 따로 맡습니다.

네 가지를 갈라 두면 준비할 것이 오히려 줄어듭니다. 완벽한 방법을 찾기보다 지금 남아 있는 것을 지우지 않는 쪽이 효과가 큽니다.

정리하면 보관은 기간의 문제가 아니라 한 벌을 갖추는 문제입니다.

자주 묻는 질문