서류 보존기간
근로, 회계, 세금, 채용 서류를 몇 년 보관해야 하는지 정리했어요.
관리대장 채우기
서류와 날짜를 고르면 대장에 보존기간과 폐기예정이 바로 채워져요.
파쇄 전 점검
버리기 전에 볼 것과 서류별 보존기간 표를 PDF로 받아 둘 수 있어요.
핵심 요약 - 3줄 정리
- 근로계약서 같은 근로 서류는 3년, 세금 신고에 쓴 장부와 증빙은 5년, 상법상 회계장부는 10년 보관해요.
- 3년은 만든 날이 아니라 퇴사한 날, 마지막으로 적은 날처럼 서류마다 정해진 날부터 세요.
- 불합격자 채용서류처럼 기간이 지나면 파기해야 하는 서류도 있으니, 버리기 전에 사규와 함께 확인해요.
이 서류, 언제부터 버릴 수 있을까
캐비닛에서 나온 서류를 대장에 한 줄씩 적어 보세요. 서류와 날짜만 고르면 보존기간, 폐기예정, 지금 버려도 되는지가 채워져요.
| 문서명 | 세기 시작하는 날 | 보존기간 | 폐기예정 | 상태 | 지우기 |
|---|
근로계약서는 쓴 날이 아니라 퇴사한 날부터 세요. 5년 일하고 나간 직원의 계약서라면 쓴 지 8년이 지나야 정리할 수 있어요. 날짜는 민법의 기간 계산 방식대로 첫날은 넣지 않고 셌고, 사규에 더 긴 기간이 있거나 분쟁과 얽힌 서류라면 그 기준을 먼저 따르세요.
서류별 보존기간 한눈에
회사에서 자주 나오는 서류만 모았어요. 사규에 더 긴 기간이 있다면 그 기간을 따르세요.
| 서류 | 보존기간 | 세기 시작하는 날 | 근거 |
|---|---|---|---|
| 근로계약서 | 3년 | 근로관계가 끝난 날 | 근로기준법 제42조 |
| 임금대장 | 3년 | 마지막으로 써 넣은 날 | 근로기준법 제42조 |
| 사직서 등 퇴직 서류 | 3년 | 퇴직한 날 | 근로기준법 제42조 |
| 휴가 신청서 | 3년 | 완결한 날 | 근로기준법 제42조 |
| 세금계산서, 영수증 | 5년 | 신고기한이 지난 날 | 국세기본법 제85조의3 |
| 전표 | 5년 | 따로 정하지 않음 | 상법 제33조 |
| 회계장부 | 10년 | 장부를 닫은 날 | 상법 제33조 |
| 불합격자 채용서류 | 반환 청구기간 | 채용이 확정된 날 | 채용절차법 제11조 |
기간이 지나면 파기해야 하는 서류
보존기간은 적어도 이만큼 두라는 기간이에요. 개인정보가 담긴 서류는 필요가 없어지면 오히려 바로 파기해야 해요.
불합격자 채용서류
상시 30명 이상 회사는 채용이 확정된 뒤 14일~180일 중 정한 기간만 보관해요. 지원자가 돌려 달라고 하면 14일 안에 보내고, 기간이 지나면 파기해요. 홈페이지나 전자우편으로 받은 서류는 돌려줄 의무는 없지만 개인정보라 파기는 해야 해요.
채용절차법 제11조 · 시행령 제2조, 제4조 · 개인정보 보호법 제21조기간이 지난 직원 서류
법 때문에 보관하던 기간이 끝나면 개인정보는 지체 없이 파기해요. 개인정보보호위원회 지침은 5일 이내를 기준으로 삼아요.
개인정보 보호법 제21조 · 표준 개인정보 보호지침 제10조버리는 방법
종이는 파쇄하거나 소각하고, 파일은 복원할 수 없게 영구 삭제해요. 누가 언제 무엇을 파기했는지도 기록해 둬요.
개인정보 보호법 시행령 제16조 · 지침 제10조 제3항스캔해 두면 종이는 버려도 될까
캐비닛 자리를 비우려고 스캔부터 하는 경우가 많아요. 파일로 갈음할 수 있는 서류와 원본을 남겨야 하는 서류가 나뉘어요.
파일로 보존할 수 있는 것
회계장부와 영업에 관한 서류는 상법상 마이크로필름이나 전산으로 보존할 수 있어요. 세금 증빙은 전자화문서로 바꿔 공인전자문서센터에 맡기면 갖춘 것으로 봐요.
상법 제33조 제3항 · 국세기본법 제85조의3 제4항원본을 남겨야 하는 것
다른 법에서 원본 보존을 정한 서류, 부동산처럼 등기가 필요한 자산을 사고판 계약서, 소송 서류와 판결문 사본, 인허가 서류는 세법의 전자 보관에서 빠져요.
국세기본법 시행령 제65조의7 제3항파쇄기 앞에서 한 번 더 볼 것
PDF 체크리스트와 같은 다섯 가지예요. 확인한 것을 눌러 지워 보세요.
정리하다 생기는 질문
서류를 실제로 버리기 전에 많이들 묻는 다섯 가지예요.
Q1.회사가 문을 닫으면 서류는 어떻게 하나요?
Q2.3년이 지나면 꼭 버려야 하나요?
Q3.보존기간 안에 실수로 버리면 어떻게 되나요?
Q4.퇴사한 직원이 경력을 증명할 서류를 달라고 하면요?
Q5.직원이 30명이 안 되는 회사도 불합격자 서류를 파기해야 하나요?
지금 챙겨두면 좋은 추천 서식
계산한 날짜를 대장에 적어 두면 다음 정리 때 헤매지 않아요.
