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행사 기획 절차 가이드 biz contents
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행사 기획 일반 프로세스
행사 기획서 작성 안내
 
행사기획이란?
1.기획의 틀 구상
1 목적

무슨 행사이든 간에 목적이 명료할수록 좋습니다. 목적이 분명하면 진행자들이 추진 방향을 명확히 이해할 수 있고 돌발적인 상황이나 문제가 발생하였을 때 신속하고 정확하게 대처할 수 있습니다.

1 테마와 컨셉

테마나 컵셉이 필요한 경우도 있고 그렇지 않은 경우도 있습니다. 주제는 행사의 성격과 목적에 부합되어 화합과 친목을 도모할 수 있어야 합니다. 테마나 컨셉은 기획에서의 목적을 보다 더 구체화하고 개념을 정해 줍니다.

1 목표의 결정

목표는 행사의 기본이 되며, 기본적인 틀을 갖추기 위한 기초작업입니다.

 
기업의 임직원 및 단체를 대상으로 실시하고자 하는 다양한 행사를 위한 기본 방향을 잡는 것은 매우 중요합니다.
 
 
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1.구성 계획 수립

구성계획은 행사의 기본적인 개요를 결정하는 단계로써 기본적으로 아래와 같은 사항들을 구상하고 확인할 수 있어야 합니다.

1 행사대상자

진행하고자 하는 행사의 목적과 목표에 부합하는 대상자를 선정하는 것은 매우 중요한 일입니다. 임직원 전체를 대상으로 할 지 팀 또는 특정집단을 대상으로 할 지 명백히 합니다.

1 행사형식 & 프로그램

행사의 목적에 도달하기 위한 형식을 선택할 수 있어야 합니다. 행사를 하고자 하는 분명한 목적에 따라 대상자들의 참여와 흥미 등을 고려하여 형식과 내용을 결정 하고 행사 후 기대효과 여부 등을 확인하여 행사형식을 결정하도록 합니다.

1 행사일시

행사를 언제할 것인가는 해당 행사의 성격에 따라 날씨, 장소 대여 가능 여부, 행사대상자의 참석 가능 여부, 준비기간 등을 고려하여 가장 적합한 날짜로 결정하도록 합니다.

1 행사장소 & 동선계획

행사현장이 한 장소일 수도 있지만 동시에 여러 장소에서 실시하거나 또는 장소를 이동하면서 실시할 수도 있습니다. 장소를 선택할 때에는 행사 성격에 따라 실내/외의 구분, 행사대상자와 진행인원 등을 고려한 규모 및 면적, 교통 및 주변환경과 시설 등을 고려하여 선택하도록 합니다. 또한, 동선계획을 수립하여 행사장소로의 유도와 비상시 움직여야 할 위치 장소에 대해서도 사전에 미리 선정할 수 있어야 합니다.

1 행사일정

적절한 시기 선택에 따른 일정계획의 수립은 행사의 분위기와 성공여부에 큰 요소로 작용합니다. 또한, 일정을 수립할 때 본 행사 일정만을 계획하는 경우가 있는데 부대행사의 일정도 함께 계획하 는 것이 좋습니다. 행사의 기간이 하루 또는 몇 일, 몇 시간일 경우도 있으며 그 시작시간과 함께 종 료시간을 명확히 해야 합니다.

 
기업의 경우 행사의 준비와 진행에 있어 기획과 프로그램 구성까지 기업내부에서 담당부서가 맡아 진행하는 경우가 있고, 또는 대행사를 통해 행사의 기획에서부터 진행까지 행사관련 전부를 대행할 수도 있습니다. 어떠한 행사이든 각 기업의 규모와 실정에 맞게 진행하면 됩니다.
 
 
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3.운영 계획 수립

행사의 인력운영과 함께 관리의 체계적인 분산 및 통합 등을 통한 원활한 행사운영을 위해 행사 운영 계획을 수립하여야 합니다.
행사 일정 관리, 개회 및 폐회, 행사장 관리, 진행요원 교육 및 배치, 안내계획, 주차 관리 등 행사에 관한 세부적인 진행계획을 수립하는 단계입니다.

효율적인 운영 및 행사수행에 차질을 유발할 수 있는 저해요소 등을 확인할 수 있어야 하여 행사 진행에 필요한 체계를 구성하도록 합니다.

 
조직의 구성
행사의 성격에 따라 탄력적인 조직 운영, 지능 혹은 업무별 책임, 스텝을 통해 유기적인 협조체제 구축, 상부 행사 연출자의 지시에 순응하는 자세 등을 필요로 합니다.
비상대책의 수립
발생이 예상되는 비상상황과 대책, 응급환자 발생에 대한 대책, 기후의 영향으로 행사진행이 어려울 때, 그 외 비상조치 등으로 경우에 따라 별도의 대책을 수립하는 것이 좋습니다.
 
 
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4.추진 계획 수립

행사에 관한 기본적인 계획이 수립되면 행사 목표 달성을 위한 일관된 컨셉과 실천방향의 숙지를 통해 전개해 나갈 수 있도록 추진 계획을 수립하도록 합니다.

일반적으로 표 작성에 의해 타임 스케줄을 구체화시키는 단계로서 ‘D-Day, ○○일’ 등의 구분으로 행사 추진에 관한 항목들을 표기합니다.

구체화된 실시계획 등을 거쳐 개최에 이르기까지 사전 준비 및 확인사항에 대한 일정 수립과 점검 등을 통한 준비에 대한 계획 수립단계로서‘행사 추진 TFT 구성, 대행사 선정 및 계약, 출연진 섭외, 행사 시나리오 작성, 세부 운영 매뉴얼 수립, 운영요원 모집 및 선발 확정, 사회자 대본 작성’ 등이 차질 없이 이루어질 수 있도록 행사일정에 맞춘 계획을 수립할 수 있도록 합니다.

 
 
 
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1.구성 계획 수립

예산의 편성은 하드웨어 부분과 소프트웨어 부분을 나누어 합리적이고 적절하게 책정을 하는 것이 중요합니다.

필요경비를 산출할 때에는 허용된 범위 내에서 최대효과를 얻기 위해 다각적인 검토를 할 수 있도록 합니다.

1 하드웨어 부분

무대, 음향, 조명, 특수효과 등 행사에 필요한 제반 장비 및 기구 소품 등을 견적과 함께 일반적인 산정을 합니다.

1 소프트웨어 부분

진행비, 장소대여비, 기획료, 스텝비용, 연출료, 출연진 개런티 등 행사의 종류에 따라 예산을 산정합니다.

 
 
 
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1.구성 계획 수립

마지막으로 행사 실시 계획 점검 및 사전 연습 등의 점검을 충분히 하여 준비가 완료된 상태에서 짜여진 행사 운영 매뉴얼에 따라 행사를 진행하도록 합니다.

1 운영 매뉴얼

무대, 음향, 조명, 특수효과 등 행사에 필요한 제반 장비 및 기구 소품 등을 견적과 함께 일반적인 산정을 합니다.

1 진행시나리오

진행비, 장소대여비, 기획료, 스텝비용, 연출료, 출연진 개런티 등 행사의 종류에 따라 예산을 산정합니다.

1 반입, 설치

각종 제작물에 대한 반입과 검사를 통해 순서에 의거하여 소요시간, 스케줄을 확인합니다.

1 스탭 회의

임무의 명확한 구분, 역할분담 등을 시간을 할애하여 확인하고 검토할 수 있어야 합니다.

 
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