회의록 작성자의 성명
※ 당일 회의록에 기재하기 힘든 각종 보고서, 동의서, 참고자료 등은 회의록 부록에 첨부한다.
< 발언 요지 >
발언의 요지는 객관적으로 기록해야 하는데 속기사에 의하여 기록하지 않는 한 착오나 누락없이 정확하게 기록한다는 것은 거의 불가능하다. 후일 오히려 시비의 불씨가 될 염려가 있으므로 발언 요지는 참고 자료로서 회의록에 첨부해 두는 것이 좋다.
< 회의록 작성 >
회의록의 작성은 회의체가 의사결정하는 과정은 문서화하여 회의체 내부의 합의사실을 객관적으로 증빙하도록 작성되어야 하는 만큼 작성 기준을 체계적으로 갖추어 작성되어야 한다.
회의진행속도가 빠르거나 발언자가 중복되어 정확한 내용을 기재할 수 없을 때 정확한 회의록을 기록하기 위하여 보조적으로 녹음기를 사용할 수 있다.
회의록의 보관은 정한 바가 없다면 "공문서분류 및 보존에 관한 규칙"등을 검토하여 보존기간을 정하여 보관하여야 한다.
회의록의 열람 또는 복사는 특별한 규정이 없다면 열람을 청구하거나 복사를 요구하는 때에는 이에 응하여야 한다.
회의록의 정정은 발언자가 회의록의 자구를 정정하고자 할 때에는 회장에게 요청하고 정정요구는 발언의 취지를 변경하지 않는 범위 내에서 회장의 허가를 받아 정정하여야 한다.
(오자, 탈자, 토씨, 기록의 착오, 발언의 전후관계상 명백한 착오, 법 조문 및 숫자등을 명백히 잘못 발언한 경우)
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