다른 업체와 거래를 하게 되면 법률상으로는 세금계산서 또는 계산서나 영수증이 오고가나 일반적인 상거래에 있어서는 서로간의 거래증빙으로 거래명세서가 주로 이용됩니다.
거래가 발생한 경우에는 두장(공급자용과 공급받는자용)의 거래명세서를 작성하여 공급자용은 본사가 거래물품의 수령여부를 확인한 후 보관을 하고 공급받는자용은 상대방에게 교부하여 줍니다.
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 거래명세서는 거래에 있어서 이를 증명하는 증빙일 뿐이지 법적인
구속력을 가지지는 못하므로 반드시 세금계산서나 계산서를 발행
또는 수취하여 보관하여야 합니다.
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▷ 날짜 : 날짜란에는 거래명세서의 발행날짜를 기재합니다.
▷ 귀하 : 귀하란에는 상대방의 상호나 성명을 기재합니다.
▷ 사업자등록번호, 상호, 성명, 사업장주소 : 자사의 사업자등록증상의 증명을 기재합니다.
▷ 전화번호, 팩스번호 : 자사의 대표전화 및 팩스번호를 기재합니다.
▷ 합계금액 : 거래총액을 기재합니다.
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