[보고서] 보고서란 무엇이며, 작성시 유의할 사항은 어떤 게 있나요?

● 보고서란?

보고서는 특정한 일에 관한 현황이나 그 진행사항 또는 연구, 검토결과 등을 건의하거나 보고하고자 할 때 작성하는 문서입니다.

● 보고서의 용도

작성하는 문서의 목적에 따라 보고서의 용도가 분류됩니다.

영업보고서: 재무제표와는 달리 영업의 상황을 문장의 형식으로 기재하여 보고합니다

결산보고서: 진행되었던 사안의 결과를 보고합니다

일일업무 보고서: 매일의 업무를 보고합니다

주간업무보고서: 한 주간에 진행된 업무를 보고합니다

출장보고서: 회사업무로 인해 출장을 다녀와 외부업무에 대해 보고합니다

회의보고서: 회의의 결과를 정리합니다

● 보고서 작성방법 

① 핵심적 내용 기재

보고하고자 하는 내용을 간결히 작성해야 합니다. 이는, 보고문의 신뢰성을 높이고 읽는 상사로 하여금 지루함을 덜게 합니다. 특히 중요하거나 강조할 부분은 다른 문장보다 눈에 띄게 처리하는 방법도 좋으나 복잡한 형태는 피해야 합니다.

② 체계적 기술

보고서 전반의 내용을 정확히 요약하여 앞 페이지에 정리하고 차례를 정하는 방식으로 일목요연하게 보고 내용을 기술해야 합니다.

③ 보고서 형태/성격 파악

보고서마다 요구하는 사항을 확실히 파악하여 그 사실을 기록해야 하며, 보고하고자 하는 내용의 누락이 없어야 합니다.

● 보고서 작성시 유의사항  

무엇이든 ′기본′ 이 중요합니다. 글자크기, 양식틀, 구성 항목, 등 보고서의 기본이 제대로 되어 있는지 필히 확인해야 합니다. 또한, 보고내용의 요지를 간단 명료하게 기재하되, 보고서를 읽는 사람이 작성자의 뜻을 충분히 파악할 수 있도록 기술해야 합니다.

한가지 더, 명심해야할 것은 특정사안에 관한 검토 결과 문제점이 있으면 이를 지적하고 대처방안을 모색하여 건의/제안 하여야 합니다. 애매모호한 표현은 피하고, 체계적으로 보고서를 작성하여 완성도 높은 커뮤니케이션의 수단으로 보고서를 적절히 활용하세요.