[영문서신] 이메일 발송시 주의할점

E-mail은 무역거래의 신속함 때문에 오늘날 많이 사용되어지고 있는 방식입니다.

서식이나 스타일 면에서는 보통 서신과 유사하나, 격식에 덜 얽매인다든지 구어체에 가까운 표현이 사용된다는 점에서 서신 보다 좀 더 자요롭게 사용됩니다.

 

(주의할점)
 
첫인사 : 무역서신과 다르게 상대방의 이름을 알고 있을 경우, 첫인사에서 Dear를 보통 사용하지  않고, Mr.Kim(last name) 혹은 David(first name)으로 시작하는 것이 일반적입니다. 상대방의 이름을 모르는 경우에는 Dear Sirs / dearisr or Madam 혹은 Dear Sales Manager등으로 쓸 수 있습니다.
 
행과 문단 : 내용을 명료하게 전달하기 위해서 한 행은 70자 내로 적고, 문단(paragraphing)을 이용하는것이 좋습니다.
 
소문자 사용 : 대문자를 사용하는 것은 피하는 것이 좋습니다. 이는 때로 감정이 격해졌다든지 혹은 소리를 지르는 것을 의미하기 때문이다.
 
서명란 : 서신과 동일하게 handwriting으로 서명할 수 없는 대신, 송신자의 이름, 직위, 전화번호, fax번호, 주소, E-mail 주소, 홈페이지 주소 등을 적어 넣습니다.
 
회신할 때 : E-mail에 대한 회신을 보낼 경우 회신(reply) 기능을 이용할 수도 있지만, 이보다는  새로 메일을 작성하는 것이 좋습니다. 회신을 이용하는 경우 수신된 내용이 그대로  뒤에 이어지므로 내용이 복잡해 보입니다. 하지만 수신된 메일 내용이 반드시 필요하는  경우에는 주제에 해당하는 부분만을 이용하든지 아니면 수신된 내용의 불필요한 부분을 삭제[snip] 혹은 [deleted](중략)를 적어 넣는 것이 바람직합니다.
 
약어 : e-mail에서 많이 사용되는 약어를 알아봅시다. e-mail의 대중화와 함께 약어의 사용은 점점 늘어나고 있습니다. 하지만 오히려 약어의 많은 사용은 의사 전달에 어려움을 초래할 수도 있습니다. 약어는 대문자로 쓰는 것이 일반적입니다.
        

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            AKA             also known as (다른 이름으로, 별칭으로) 
            ASAP           as soon as possible (가능한 빨리) 
            BTW             by the way (그런데) 
            FAQ             frequently asked questions (빈번한 질문으로) 
            FYI              for your information (참고로) 
            IAE              in any evert (어쨌든) 
            IOW             in other words (다시 말해서) 
            IMO             in my opinion (내 견해로) 
            NRN            no response needed (답장 불필요) 
            OIC             oh, I see (아, 알겠어요) 
            OTOH          on the other hand (다른 한편으로) 
            TIA             Thanks in advence (미리 감사드립니다) 
            TYVM          Thank you very much (감사합니다) 
            WRT            with respect to (...에 관하여) 

 

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