대외문서발송대장 - 비즈폼 서식사전
대외문서발송대장
요약
대외로 문서를 발송한 목록을 정리할 때 사용하는 서식.
서식 구성항목
연월일, 발송번호, 제목, 수신처, 발송팀, 발송자, 결재(담당, 팀장), 비고
내용
대외 문서는 회사 내에서 대외로 보낼 것을 염려해 작성하는 문서를 뜻한다. 이때 대외문서 발송대장은 외부 기관 및 기업으로 발송할 문서의 정보를 기록하고 관리하기 위해 작성하는 서식이다.
대외문서의 발송 일자, 발송 부서, 시행 일자 등을 기재할 수 있으며 대외문서를 발송한 사람이 누구인지 확인할 수 있다. 이 장부는 문서관리를 담당하는 부서에서 작성하게 된다.
작성팁
- 대외 문서를 발송한 일자순으로 작성하는 편이 좋다.
- 문서를 받는 대외 업체를 기재하고 해당 팀의 누구에게 발송하였는지 성명을 확인하고 서명/날인을 기재하도록 한다.
- 해당문서의 분류기호 및 문서번호를 확인하고 작성한다.
- 대외문서를 발송할 때마다 바로 작성하도록 하여야 한다.
