발송공문서 - 비즈폼 서식사전
발송공문서
요약
공문서 발송 내역을 기록하고 관리하는 서식.
서식 구성항목
번호, 발송처, 발송일, 발송 내용, 발송 부서, 발송인, 발송 방법
내용
공문서는 정부나 행정기관 내부 혹은 상호 간이나 대외적으로 공무상 작성하고 시행되는 문서로 공식적인 업무 내용을 알리기 위한 모든 문서를 말한다. 공문서는 일반적인 종이 문서뿐만 아니라 도면, 필름, 사진, 테이프, 전자 문서 등의 특수매체 기록도 포함이 된다.
공문서를 발송하고 발송 내역을 남기기 위해 기록하고 관리하는 문서를 발송 공문서라고 한다. 발송 공문서는 발송처, 발송일, 발송 내용, 발송 부서 등 문서 발송에 대한 상세 내용을 기록하며 추후 문제가 발생하는 경우 기록한 발송 근거를 제시하기 위한 목적이 있다. 또한 공문서를 발송한 방법도 우편인지 직접 전달인지 분명하게 기록하여 분실이 발생하지 않도록 한다.
작성팁
- 공문서 발송대장의 항목을 정확하게 기재하여야 한다.
- 공문서 발송에서 특이사항이 발생했다면 비고란을 활용하여 반드시 기재하도록 한다.
- 공문서를 발송한 부서명 및 발송자명을 기입해두면 좋다.
- 공문서 내용은 너무 길지 않도록 간결하게 작성하는 편이 좋다.
- 특별한 상황이 아닌 경우 문서당담자가 기재하는 것이 좋다.
