각서 양식 워드(DOC) 무료 다운로드

각서 마스터·8분·2027.01.19

만드는 사람과 여는 사람이 다릅니다

형식을 묻게 되는 진짜 이유는 이 문서가 내 컴퓨터에서 끝나지 않기 때문입니다.

혼자 쓰고 마는 문서라면 무엇으로 만들든 상관이 없습니다. 그런데 이 문서는 성질상 반드시 상대가 있습니다. 만들어 보내고, 상대가 읽고, 고칠 곳이 있으면 되돌아오고, 마지막에 두 사람이 같은 것을 손에 쥐어야 끝납니다.

그 왕복 어딘가에서 파일이 열리지 않으면 절차가 그 자리에서 멈춥니다. 상대는 내용을 확인하지 못한 채 기다리게 되고, 그동안 처음에 있던 급한 마음도 식습니다. 문서가 결국 만들어지지 않는 경우의 상당수가 이 지점에서 어긋납니다.

그러니 확장자를 고르는 일은 법의 문제가 아니라 상대의 문제입니다. 어느 것이 더 정식이냐를 따지는 대신, 이 파일을 받을 사람이 무엇으로 열게 되는지를 먼저 떠올리면 답이 대체로 정해집니다.

앞의 편에서 양식을 고를 때 볼 것들을 정리했는데, 그 판단은 파일이 무사히 상대에게 닿는다는 전제 위에 서 있습니다. 이 편은 그 전제 쪽을 봅니다.

상대에 따라 열리는 것이 갈립니다

같은 문서인데도 보내는 곳에 따라 열리기도 하고 막히기도 합니다.

실무에서 굳어진 갈래가 몇 가지 있습니다. 국내 기관과 주고받는 문서는 오랫동안 한쪽 계열의 도구로 만들어져 왔고, 회사 바깥의 상대나 국외로 나가는 문서는 다른 계열이 기본값에 가깝습니다. 개인끼리 주고받을 때는 어느 쪽도 없이 휴대전화에서 여는 경우가 많습니다.

이 갈래는 누가 정해 준 것이 아니라 각자의 자리에서 오래 쓰인 도구가 그대로 남은 결과입니다. 그래서 예외도 많고 해마다 조금씩 옮겨 갑니다. 아래 표를 규칙표로 삼지 말고, 미리 물어볼 자리를 알려 주는 목록으로 보십시오.

표의 오른쪽 열이 이 편에서 가장 중요한 칸입니다. 어느 줄도 요건이 아니라는 사실을 그 칸이 되풀이해 말해 줍니다.

마지막 줄에만 다른 표시를 붙인 것은 그 줄이 상대를 보고 고르는 문제가 아니기 때문입니다. 앞의 넷은 열리느냐의 문제이고, 마지막 하나는 굳히느냐의 문제라 성격이 다릅니다.

굳혀 두는 쪽의 이야기는 따로 한 편을 두었습니다. 여기서는 주고받는 동안의 형식만 봅니다.

요구가 있어도 그것은 그쪽의 기준입니다

특정 형식을 달라는 요구를 이 문서의 요건으로 옮겨 읽으면 어긋납니다.

제출처가 형식을 지정해 오는 경우가 실제로 있습니다. 그 자리에서는 지정된 대로 맞추는 것이 맞습니다. 다만 그 요구가 무엇에서 나온 것인지를 갈라 두어야 합니다. 그것은 그 기관이 서류를 처리하는 방식에 관한 기준이지, 두 사람 사이의 약속이 성립하는 요건이 아닙니다.

이 구분이 실무에서 쓸모 있는 자리는 요구가 없는 경우입니다. 아무도 형식을 지정하지 않았는데 스스로 어느 형식이라야 한다고 정해 놓고, 그것을 갖추지 못해 문서 만들기를 미루는 일이 벌어집니다. 지정한 곳이 없으면 지켜야 할 형식도 없습니다.

반대 방향의 오해도 있습니다. 상대가 다른 형식으로 보내왔다는 이유로 문서를 인정하지 않겠다는 태도인데, 그런 주장이 설 자리가 없습니다. 전자적 형태라는 사정만으로 효력을 부인하지 못한다는 원칙이 이미 조문으로 서 있고, 그 조문의 구조는 전자문서를 정면으로 다룬 편에 정리해 두었습니다.

정리하면 형식에 관한 요구는 셋 중 하나입니다. 제출처가 정한 것, 상대가 편해서 부탁한 것, 그리고 아무도 정하지 않은 것입니다. 앞의 둘은 맞춰 주면 되고 마지막은 신경 쓸 일이 아닙니다.

보내기 전에 정해 두는 것

주고받는 동안의 형식과 최종본으로 남길 형태는 따로 정합니다.

형식 때문에 생기는 사고의 대부분은 두 가지를 한 덩어리로 다룰 때 일어납니다. 고치면서 주고받는 동안에는 상대가 열어 고칠 수 있어야 하고, 다 끝난 뒤에는 더 고쳐지지 않는 형태로 남는 편이 낫습니다. 이 둘은 요구하는 성질이 정반대입니다.

그래서 순서를 미리 정해 두면 대부분이 정리됩니다. 아래 목록은 파일을 처음 보내기 전에 한 번 확인해 두는 것들입니다. 다섯 줄 모두 몇 초면 확인되고, 확인하지 않으면 며칠이 지나서야 드러납니다.

넷째 줄은 사소해 보이지만 효과가 큽니다. 판이 여럿 오간 뒤에는 어느 것이 마지막에 합의된 것인지 파일 이름 말고는 가릴 단서가 없는 경우가 많습니다.

고치는 과정 자체에서 무엇을 지켜야 하는지는 내용을 고칠 때를 다룬 편이 따로 맡고 있습니다.

상대가 열지 못한다고 할 때

형식을 바꿔 다시 보내는 것으로 대개 끝나지만 확인할 것이 하나 남습니다.

열리지 않는다는 연락을 받으면 다른 형식으로 저장해 다시 보내는 것이 보통입니다. 여기까지는 어렵지 않습니다. 문제는 형식을 바꾸는 과정에서 문서 안의 모양이 달라지는 경우가 있다는 점입니다.

표의 칸이 밀리거나 줄이 나뉘는 자리가 달라지면 읽는 사람에게는 다른 문서로 보일 수 있습니다. 특히 금액이 여러 줄로 나뉘어 적힌 자리는 한 줄이 밀리는 것만으로 읽는 순서가 어긋납니다. 이 갈래는 굳혀 남기는 쪽을 다룬 편에서 자세히 폈습니다.

그러니 형식을 바꿔 보낼 때는 보낸 뒤에 한 번 더 확인하는 절차를 두는 편이 좋습니다. 상대에게 금액과 날짜가 적힌 줄만 그대로 읽어 달라고 부탁하면 몇 초 만에 확인됩니다.

마지막으로 어느 형식으로도 상대가 열지 못하는 상황이 있습니다. 그때는 종이로 만나 만드는 쪽이 오히려 빠릅니다. 손으로 적어도 효력에 차이가 없으므로 도구가 없다는 이유로 문서를 미룰 이유는 없습니다.

자주 묻는 질문