근로계약서 파일을 안전하게 보관하는 법

근로계약서 마스터·8분·2026.05.16

계약서 파일이 흩어지는 경로

보관을 정해 두지 않으면 파일은 만든 사람 곁에 남습니다.

계약서를 만든 사람은 대개 인사 담당자입니다. 만든 자리에서 바로 보내고 서명을 받다 보니 파일은 그 사람의 컴퓨터 바탕화면이나 메일함, 대화방에 남습니다. 회사 어딘가에 모아 두는 단계를 따로 정해 두지 않으면 이 상태가 그대로 굳습니다.

지점이나 현장이 여러 곳인 회사는 흩어지는 폭이 더 큽니다. 각 지점에서 채용하고 각자 보관하면 본사에는 몇 명과 어떤 조건으로 계약했는지가 남지 않습니다. 문제가 생겼을 때 문서를 찾는 일부터 시작해야 합니다.

종이와 파일이 섞이는 경우도 흔합니다. 어떤 사람은 종이로만 남아 있고 어떤 사람은 파일로만 있으면, 무엇이 없는지를 아는 사람이 담당자 한 명뿐인 상태가 됩니다. 그 사람이 그만두면 회사는 자기가 무엇을 갖고 있는지 모르게 됩니다.

이 흩어짐이 곧바로 문제를 일으키지는 않습니다. 드러나는 시점은 대개 몇 년 뒤이고, 그때는 이미 사람도 기기도 바뀌어 있습니다. 보관을 미리 정해 두어야 하는 이유가 여기 있습니다.

보관에 걸리는 두 방향의 요구

없어지면 안 되고, 아무나 열어도 안 됩니다.

첫 번째 요구는 남아 있으라는 것입니다. 근로기준법 제42조는 사용자가 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년 동안 보존하도록 정하고 있고, 지키지 않으면 제116조 제2항에 따른 과태료가 문제 됩니다. 이 의무는 회사에 걸린 것이지 근로자에게 걸린 것이 아닙니다.

두 번째 요구는 조문이 아니라 문서의 내용에서 나옵니다. 계약서에는 임금과 주소, 연락처가 함께 실려 있어 한 파일이 새면 그 사람의 조건이 통째로 드러납니다. 여러 사람의 계약서가 한 폴더에 있으면 새는 범위도 그만큼 넓어집니다.

두 요구는 서로 잡아당깁니다. 잃어버리지 않으려면 여러 곳에 두는 편이 좋지만, 새지 않으려면 두는 곳을 줄이는 편이 좋습니다. 그래서 보관 설계는 어느 한쪽으로 밀지 않고 균형을 잡는 일이 됩니다.

균형점은 대개 같은 자리에 있습니다. 두는 곳은 하나로 모으고 열 수 있는 사람을 좁히되, 그 하나가 통째로 사라지지 않도록 복제본을 따로 두는 것입니다. 보관 형태를 정한 조항이 없으므로 이 설계는 회사가 정할 수 있습니다.

파일이 실제로 사라지는 방식

지워서 없어지는 경우보다 찾지 못해 없어지는 경우가 많습니다.

가장 흔한 것은 담당자가 바뀌는 순간입니다. 인수인계 목록에 계약서 폴더가 들어가 있지 않으면 파일은 그 사람의 계정과 함께 정리됩니다. 회사가 잃어버렸다는 사실조차 한동안 모릅니다.

기기 교체도 같은 결과를 냅니다. 대화방으로 주고받은 파일은 기기를 바꾸면서 함께 사라지고, 일정 기간이 지나면 첨부가 열리지 않는 서비스도 있습니다. 보관을 대화방에 맡겨 두면 기간이 다가올수록 위험이 커집니다.

이름이 뭉개져 못 찾는 경우도 사라진 것과 다르지 않습니다. 파일 이름이 모두 계약서로 되어 있으면 누구의 어느 시점 문서인지 열어 봐야 알 수 있고, 수십 개가 되면 사실상 찾을 수 없습니다.

아래 표는 사라지는 경로와 그때 실제로 남는 문제를 짝지은 것입니다. 오른쪽이 모두 몇 년 뒤에 드러나는 문제라는 점이 이 표의 요지입니다.

앞의 다섯 줄은 남아 있으라는 요구를 어긴 것이고 마지막 줄은 반대쪽 요구를 어긴 것입니다. 두 방향의 실패가 한 표에 함께 있는 이유입니다.

여섯 줄 모두 파일을 다루는 기술의 문제가 아니라 어디에 두고 누가 여는지를 정해 두지 않은 결과입니다. 그래서 해법도 기술이 아니라 규칙 쪽에 있습니다.

한 번만 세워 두면 되는 규칙

둘 곳과 이름과 권한 세 가지를 정하면 대부분 끝납니다.

둘 곳은 개인 기기가 아니라 회사가 관리하는 자리여야 합니다. 담당자가 바뀌어도 그 자리가 남아 있어야 하고, 회사가 접근 권한을 조정할 수 있어야 합니다. 이 조건만 지키면 어떤 형태든 상관없습니다.

이름은 규칙을 정해 두는 것으로 충분합니다. 계약을 맺은 날짜와 대상자가 파일 이름에 드러나 있으면 폴더 구조가 바뀌어도 문서를 찾을 수 있습니다. 여러 벌이 생기는 경우에는 확정한 날짜를 함께 넣어 두십시오.

권한은 좁게 시작하는 편이 낫습니다. 계약서를 열어야 하는 사람은 대개 인사와 급여를 다루는 소수이고, 나머지 부서가 열 이유는 없습니다. 나중에 넓히는 것은 쉽지만 이미 퍼진 파일을 회수하기는 어렵습니다.

세 가지를 정한 뒤에는 목록을 하나 만들어 두십시오. 누구의 계약서가 어느 형태로 어디에 있는지가 한 장에 정리되어 있으면 담당자가 바뀌어도 회사가 무엇을 갖고 있는지 알 수 있습니다.

1. 둘 곳을 회사 자리로 정한다개인 기기와 대화방을 보관 장소에서 뺍니다.
2. 이름 규칙을 정한다계약일과 대상자, 확정한 날짜를 파일 이름에 넣습니다.
3. 열 수 있는 사람을 좁힌다인사와 급여를 다루는 범위에서 시작합니다.
4. 보관 목록을 만든다누구의 문서가 어느 형태로 어디에 있는지 한 장에 적습니다.
5. 복제본을 다른 자리에 둔다한 곳이 통째로 사라지는 경우를 대비합니다.
6. 인수인계 목록에 넣는다담당자가 바뀔 때 함께 넘어가게 합니다.

여섯째 단계가 실무에서 가장 자주 빠집니다. 앞의 다섯을 아무리 잘해 두어도 넘겨받는 사람이 그 자리를 모르면 없는 것과 같습니다.

다섯째 단계는 두 방향의 요구가 부딪히는 자리라 회사마다 판단이 갈립니다. 복제본을 둘 때는 그쪽에도 같은 권한 규칙을 걸어 두어야 새는 통로가 늘지 않습니다.

3년이 지난 뒤와 종이를 대신할 때

기간이 끝났다고 자동으로 정리되지 않습니다.

보존 의무가 걸린 기간은 3년이고 이 기간이 지나면 조문이 요구하는 보관은 끝납니다. 그렇다고 파일이 저절로 정리되는 것은 아니므로, 기간이 지난 문서를 어떻게 할지를 미리 정해 두는 편이 좋습니다. 정해 두지 않으면 계속 쌓이면서 새어 나갈 통로만 늘어납니다.

기산일을 언제로 볼지는 서류마다 다르다고 알려져 있고, 확인된 예로는 근로자 명부를 해고나 퇴직, 사망한 날부터 세는 것이 있습니다. 계약서에 관한 자세한 기산 방법과 보존 기간의 계산은 그 주제를 다루는 편에서 확인하십시오.

종이를 두지 않고 파일로만 남기려는 회사라면 한 단계가 더 필요합니다. 전자문서를 보관해 문서 보관을 대신할 수 있는 근거가 따로 있지만 요건이 붙어 있어서, 그 요건을 확인한 뒤에 종이를 정리해야 합니다. 요건과 조문은 전자문서 보관을 정면으로 다루는 편에 정리해 두었습니다.

정리하면 보관은 세 가지 시점으로 나뉩니다. 만들자마자 회사 자리로 옮기는 시점, 3년 동안 읽히고 새지 않게 두는 구간, 그리고 기간이 지난 뒤 정리하는 시점입니다. 세 시점을 각각 정해 두면 담당자가 바뀌어도 관리가 이어집니다.

체크 목록에 어떤 프로그램을 쓰라는 줄이 없다는 점을 눈여겨보십시오. 보관 형태를 정한 조항이 없으니 도구는 회사가 고르면 됩니다.

정해져 있는 것은 주체와 기간뿐입니다. 사용자가 3년 동안 남겨야 하고, 그것을 어기면 과태료가 문제 됩니다.

자주 묻는 질문