근로계약서 보존 기간은 몇 년인가

근로계약서 마스터·7분·2026.06.23

3년은 누구에게 붙는 기간인가

근로기준법 제42조가 보존 의무를 지운 상대는 사용자입니다.

보존 기간을 묻는 질문은 대개 두 사람에게서 옵니다. 서류를 언제까지 갖고 있어야 하느냐고 묻는 인사 담당자와, 받은 계약서를 언제 버려도 되느냐고 묻는 근로자입니다. 조문은 이 가운데 한쪽에만 답합니다.

제42조는 사용자가 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년 동안 보존하도록 정합니다. 문장의 주어가 사용자이므로 이 기간은 회사 쪽 서류 관리에 걸리는 선입니다.

무엇이 그 중요한 서류에 드는지는 법률이 아니라 대통령령이 정하도록 위임되어 있습니다. 이 글은 목록을 늘어놓지 않고 법률이 정한 3년이라는 기간까지만 짚겠습니다.

근로자 쪽으로 오면 대응하는 조항이 보이지 않습니다. 받은 계약서를 몇 년 보관하라거나 언제 폐기하라고 정한 문언이 없습니다. 그렇다면 근로자는 왜 사본을 계속 들고 있어야 하는지가 다음 질문이 됩니다.

근로자에게 기간이 없다는 것의 뜻

의무가 없다는 것이지 필요가 없다는 것이 아닙니다.

근로자가 자기 몫의 계약서를 갖고 있는 이유는 의무를 지키기 위해서가 아닙니다. 임금이나 근무 조건을 두고 이야기가 갈릴 때 무엇을 약속했는지를 자기 손으로 보일 수 있어야 하기 때문입니다.

회사에도 같은 서류가 있으니 필요할 때 확인하면 된다고 생각하기 쉽습니다. 그런데 관계가 좋을 때는 그렇게 되지만, 다투는 국면이 되면 상대가 갖고 있는 서류를 원하는 시점에 열어 볼 수 있다는 보장이 없습니다.

퇴사한 뒤라면 더 그렇습니다. 회사의 보존 기간이 남아 있더라도 이미 나온 사람이 서류를 확인하려면 절차가 붙고, 그 절차를 밟는 동안 다투려던 사안의 시점이 지나가기도 합니다.

그래서 두 서류는 역할이 다릅니다. 회사 쪽 서류는 지켜야 하는 의무의 대상이고, 근로자 쪽 서류는 자기 조건을 설명할 근거입니다. 기간이 정해져 있지 않다는 사실은 오히려 스스로 정해 두어야 한다는 뜻에 가깝습니다.

표의 세 번째 줄이 두 서류의 무게가 다르다는 인상을 줄 수 있는데, 실제로 곤란해지는 쪽은 종종 근로자입니다. 제재가 없다는 것과 손해가 없다는 것은 다른 이야기입니다.

받은 계약서를 파일로 옮겨 두는 것만으로도 이 위험은 크게 줄어듭니다.

3년을 언제부터 세는가

서류마다 기산일이 달라서 한 날짜로 묶이지 않습니다.

보존 기간은 서류를 만든 날부터 일률적으로 세는 구조가 아닙니다. 어떤 서류인지에 따라 기준이 되는 날이 달라지도록 되어 있습니다.

확인된 예를 하나 들면 근로자 명부는 그 근로자가 해고되거나 퇴직 또는 사망한 날부터 기산합니다. 재직 중에는 계속 관리되는 서류라 만든 날을 기준으로 삼기 어렵기 때문입니다.

서류별 기산일을 정한 것은 시행령이고, 이 글은 그 조항 번호와 각 호를 옮기지 않습니다. 다만 실무에서 기억할 것은 분명합니다. 퇴직으로 관계가 끝난 뒤에도 회사 쪽 서류는 한동안 남는다는 점입니다.

그래서 퇴직자가 재직 당시의 조건을 확인해야 할 일이 생겼을 때 회사에 서류가 아직 있는 경우가 많습니다. 다만 그것을 기대하고 자기 사본을 버리는 것은 다른 문제입니다.

지키지 않았을 때 — 벌금이 아니라 과태료

보존을 어긴 것과 건네지 않은 것은 제재의 성질이 다릅니다.

보존 의무를 어기면 500만 원 이하의 과태료가 문제 됩니다. 근거는 근로기준법 제116조 제2항입니다. 한편 서면을 건네지 않은 경우는 500만 원 이하의 벌금이고 근거 조문이 다릅니다.

금액의 상한이 같아 두 제재를 같은 말로 쓰는 글이 많습니다. 그러나 과태료는 행정관청이 부과하는 행정질서벌이고 벌금은 법원의 재판을 거치는 형벌이라, 남는 기록부터 다릅니다.

그래서 회사 쪽에서 점검할 때도 두 항목을 따로 세어야 합니다. 서류를 잘 보관하고 있다는 사실이 건네지 않은 문제를 덮지 못하고, 반대로 잘 건넸다는 사실이 보관하지 않은 문제를 덮지도 못합니다.

두 제재를 나눠 다루는 편이 따로 있어 여기서는 성질의 차이까지만 적었습니다. 실제 부과가 어떤 절차로 이뤄지는지는 그쪽에서 확인하시기 바랍니다.

이 절의 요점은 하나입니다. 보관과 교부는 서로를 대신하지 않습니다.

파일로만 갖고 있어도 되는가

전자문서로 보관해 종이 보관을 갈음할 수 있는 길이 열려 있습니다.

서류가 쌓이면 캐비닛부터 부족해집니다. 그래서 종이를 정리하고 파일로만 남겨도 되는지를 자주 묻습니다.

전자문서법에는 일정한 요건을 갖춘 전자문서를 보관함으로써 관계 법령이 정하는 문서 보관을 갈음할 수 있도록 한 조항이 있습니다. 보존 의무를 전자적으로 채우는 근거가 여기서 나옵니다.

다만 요건이 붙는다는 점이 중요합니다. 무엇을 갖추어야 갈음이 되는지, 전자서명을 받은 계약서는 어떤 형태로 남겨야 하는지는 조문이 몇 개 얽혀 있어 이 편에서 다루지 않고 관련 글로 이어 두었습니다.

정리하면 이 편의 답은 세 줄입니다. 3년은 사용자의 기간이고, 근로자에게는 기간이 없으며, 지키지 않았을 때의 제재는 과태료입니다.

그리고 기간이 없다는 말은 버려도 된다는 뜻이 아닙니다. 자기 조건을 설명해야 할 때 손에 있는 서면만큼 빠른 근거가 없습니다.

자주 묻는 질문