근로계약서를 전자문서로만 보관해도 되나요

근로계약서 마스터·8분·2026.08.01

물음을 두 층으로 갈라 봅니다

보관해야 하느냐와 파일로 보관해도 되느냐는 다른 층의 질문입니다.

서류가 쌓이면 캐비닛을 늘리거나 종이를 줄이거나 둘 중 하나를 해야 합니다. 인사 담당자들이 이 시점에 묻는 것이 종이를 버려도 되느냐입니다. 그런데 이 질문 안에는 성격이 다른 두 개가 겹쳐 있습니다.

아래층은 보관해야 하는지 자체입니다. 이 층의 답은 근로기준법에서 나오고, 계약 서류를 일정 기간 남겨 두는 것은 사용자에게 붙은 의무입니다. 파일로 바꾸든 종이로 두든 이 의무가 사라지지는 않습니다.

위층은 그 의무를 전자적인 방법으로 채워도 되는지입니다. 이 층의 답은 근로기준법이 아니라 전자문서를 다루는 법에서 나옵니다. 두 법이 각각 다른 물음에 답하고 있어서, 한쪽만 보면 결론이 반쪽이 됩니다.

그래서 이 편은 아래층을 먼저 정리하고 위층으로 올라갑니다. 순서를 뒤집으면 갈음이 된다는 문장만 남고 무엇을 갈음하는지가 빠집니다.

아래층 — 남겨 두어야 하는 기간이 있습니다

기간은 3년이고, 어긴 경우의 제재는 과태료입니다.

근로기준법은 근로자 명부와 근로계약에 관한 중요한 서류를 사용자가 3년 동안 보존하도록 하고 있습니다. 문장의 주어가 사용자이므로 이 기간에 묶이는 것은 회사 쪽 서류입니다. 근로자가 받은 사본에는 대응하는 기간이 없습니다.

어겼을 때의 제재는 500만 원 이하의 과태료이고 근거는 제116조 제2항입니다. 앞의 편들에서도 반복해 짚었듯이 계약서를 건네지 않은 경우의 벌금과는 성질이 다릅니다. 보관 점검과 교부 점검을 같은 칸에 적어 두면 한쪽이 조용히 빠집니다.

무엇이 그 중요한 서류에 드는지는 법률이 아니라 대통령령으로 넘어가 있습니다. 이 글은 그 목록을 옮기지 않겠습니다. 목록을 확정해 적어 두면 거기 없는 서류는 버려도 된다고 읽히는데, 그 판단까지 감당할 자료가 없습니다.

기산일도 서류마다 다르게 정해져 있습니다. 확인된 예를 들면 근로자 명부는 그 사람이 회사를 떠난 날부터 셉니다. 그래서 퇴직 처리와 동시에 파일을 지우는 운영은 위험합니다.

위층 — 갈음할 수 있도록 한 조항이 있습니다

전자문서로 보관함으로써 관계 법령의 문서 보관을 대신할 수 있습니다.

전자문서를 다루는 법에는 일정한 요건을 갖춘 전자문서를 보관하면 관계 법령이 정하는 문서 보관을 갈음할 수 있도록 한 조항이 있습니다. 근로기준법이 요구한 3년의 보존을 파일로 채울 수 있는 근거가 여기서 나옵니다.

이 조항이 있다는 사실만으로 종이를 마음 놓고 없앨 수 있는 것은 아닙니다. 문장 안에 요건을 갖춘 경우라는 조건이 붙어 있고, 그 조건은 파일이 어떤 상태로 놓여 있는지를 묻기 때문입니다.

무엇을 갖춰야 하는지는 같은 법의 다른 조문에서 실마리를 얻을 수 있습니다. 전자문서를 서면으로 보기 위한 요건으로 내용을 열람할 수 있을 것과 만들어지거나 주고받거나 저장된 때의 형태로 보존되어 있을 것을 들고 있습니다. 그 요건의 문언과 자세한 설명은 효력을 다룬 편에 있습니다.

제5조(전자문서의 보관) ① 다음 각 호의 요건을 모두 갖춘 경우에는 전자문서를 보관함으로써 관계 법령에서 정하는 문서의 보관을 갈음할 수 있다.

전자문서 및 전자거래 기본법 제5조 제1항

조문을 읽을 때 눈여겨볼 낱말은 갈음입니다. 파일을 따로 하나 더 만들어 두라는 뜻이 아니라, 종이 대신 그것으로 의무를 채운다는 뜻입니다. 그래서 갈음이 성립하면 종이를 남길 이유가 없어집니다.

반대로 요건이 흔들리면 종이도 없고 갈음도 안 되는 상태가 됩니다. 이것이 파일만 남기는 선택에서 가장 나쁜 결과이고, 다음 절에서 그 자리를 봅니다.

처음부터 파일인 것과 종이를 찍은 것

출발점이 다르면 확인해야 할 것도 달라집니다.

전자적으로만 보관하겠다고 할 때 실제 서류는 두 종류가 섞여 있습니다. 하나는 애초에 화면에서 만들고 화면에서 서명해 종이를 거친 적이 없는 것이고, 다른 하나는 종이로 맺은 계약서를 나중에 찍거나 훑어 파일로 만든 것입니다.

앞쪽은 비교적 단순합니다. 만들어진 때의 형태 그대로 남겨 두면 되고, 그 형태에서 벗어나지 않도록 관리하는 것이 관건입니다. 파일을 열어 편집하고 다시 저장하는 습관이 여기서 위험해집니다.

뒤쪽은 사정이 다릅니다. 종이 문서를 파일로 옮긴 것이 원래 문서를 어디까지 대신하는지에 관해 이 글은 확인된 근거를 갖고 있지 않습니다. 그래서 종이를 없애도 된다고 여기서 단정하지 않겠습니다. 이 부분만 따로 다룬 편이 있으니 그쪽을 함께 보십시오.

실무에서 안전한 선택은 이렇습니다. 처음부터 파일인 것은 파일로 관리하고, 종이로 맺은 것은 파일로 옮기더라도 원본을 곧바로 폐기하지 않는 것입니다. 보존 기간이 지나기 전까지는 두 가지를 함께 두는 편이 무난합니다.

둘째 줄에 표시를 남겨 둔 것은 위험하다는 뜻이 아니라 이 글이 답하지 않는다는 표시입니다. 확인하지 못한 자리를 괜찮다고 적어 두면 종이를 버린 뒤에 되돌릴 수 없습니다.

넷째 줄은 방향이 반대인 실수입니다. 종이를 더 믿어 출력본만 남기는 경우인데, 화면에서 서명한 문서라면 그 출력본이 오히려 원본에서 멀어진 상태입니다.

3년을 버티게 하는 관리

요건은 저장하는 순간이 아니라 3년 내내 유지되어야 합니다.

갈음이 성립하는지를 판단하는 시점은 파일을 만든 날이 아닙니다. 필요해서 꺼내는 날입니다. 그날 열리지 않거나 내용이 달라져 있으면 그동안 잘 보관해 왔다는 사정은 도움이 되지 않습니다.

그래서 관리의 초점은 저장이 아니라 유지에 있습니다. 파일을 열 수 있는 상태로 두는 것, 원래 모습에서 바뀌지 않게 두는 것, 그리고 담당자가 바뀌어도 그 자리에 계속 있게 하는 것입니다.

아래 순서는 조문이 요구하는 절차가 아니라 그 세 가지를 지키기 위한 실무입니다. 앞의 두 줄이 요건과 직접 이어지고 뒤의 세 줄은 사람이 바뀔 때를 대비하는 것입니다.

1. 열리는 형식으로 통일한다특정 프로그램이 있어야만 열리는 형식은 몇 해 뒤에 문제가 됩니다.
2. 고쳐 쓰지 않고 판을 늘린다내용이 달라지면 새 파일로 남기고 이전 파일을 지우지 않습니다.
3. 저장 위치를 조직 자산으로 둔다개인 계정이나 개인 기기가 아니라 회사가 관리하는 자리에 둡니다.
4. 한 벌을 따로 떼어 둔다한 곳에만 있으면 그 한 곳이 무너질 때 함께 사라집니다.
5. 퇴직자 서류의 삭제 시점을 정한다기산일이 서류마다 달라 퇴직일과 보존 종료일이 같지 않습니다.

세 문답이 공통으로 가리키는 것은 통제입니다. 요건을 지키는 일은 결국 그 파일을 회사가 계속 통제할 수 있느냐로 수렴합니다.

이 편의 답을 줄이면 이렇습니다. 파일만 남기는 것은 가능하고, 가능하게 만드는 것은 저장한 사실이 아니라 3년 뒤에도 그대로 열린다는 사실입니다.

자주 묻는 질문