전자서명한 근로계약서는 어떻게 보관하나

근로계약서 마스터·8분·2026.07.24

서명이 자국이 아니라 데이터일 때

불안의 출발점은 손에 잡히는 흔적이 사라졌다는 감각입니다.

종이에 이름을 쓰면 필압이 남고 도장을 찍으면 인주가 번집니다. 나중에 그 종이를 꺼내 보면 누군가 거기 앉아 손을 움직였다는 사실이 물건 자체에 붙어 있습니다. 화면에서 받은 서명에는 그런 물성이 없습니다.

그래서 전자서명으로 계약을 마친 담당자들이 한 박자 늦게 걱정을 시작합니다. 서명하던 순간에는 절차가 매끄러워 아무 생각이 없다가, 몇 달 뒤 다른 일로 계약서를 찾아보면서 이것이 정말 남아 있는 것이 맞는지 되묻게 되는 것입니다.

이 걱정은 두 갈래로 갈라 두어야 풀립니다. 하나는 이런 서명이 서명으로 인정되느냐는 물음이고, 다른 하나는 인정되는 서명을 어떤 상태로 갖고 있어야 하느냐는 물음입니다. 앞쪽은 조문이 닫아 두었고 뒤쪽은 회사가 스스로 관리해야 하는 영역입니다.

실제로 곤란해지는 사례는 거의 전부 뒤쪽에서 나옵니다. 서명이 무효라서가 아니라 그 서명이 얹힌 파일을 아무도 꺼내지 못해서 생기는 일입니다. 이 편은 그래서 앞쪽을 짧게 지나가고 뒤쪽에 자리를 크게 내주겠습니다.

인정되느냐는 물음은 이미 닫혀 있습니다

형태를 이유로 서명의 효력을 깎지 못하도록 한 문장이 법에 그대로 있습니다.

전자서명법은 서명이 전자적 형태로 되어 있다는 사정을 근거로 그 효력을 부인하지 못하도록 정하고 있습니다. 손으로 쓴 것이 아니라는 이유, 도장 자국이 아니라는 이유가 그 자체로는 아무 힘을 갖지 못한다는 뜻입니다.

여기에 하나를 더 얹어 두어야 오해가 줄어듭니다. 예전에는 특정한 인증서를 쓴 서명만 인정된다고 알려져 있었는데, 그 구조를 만들던 공인인증서 제도는 이미 폐지되었고 그 개정은 2020년 12월 10일부터 시행되었습니다. 어떤 서비스를 썼는지로 효력을 가르는 시대가 아닙니다.

다만 조문이 말하는 범위를 넘겨 읽지는 마십시오. 형태를 이유로 깎지 못한다는 것이지, 그 서명을 실제로 본인이 했는지까지 보증해 주는 것은 아닙니다. 본인이 아니었다는 주장이 나오면 그것은 형태와 무관한 별개의 다툼으로 남습니다.

제3조(전자서명의 효력) ① 전자서명은 전자적 형태라는 이유만으로 서명, 서명날인 또는 기명날인으로서의 효력이 부인되지 아니한다.

전자서명법 제3조 제1항

그러므로 회사가 챙겨야 할 것은 인증 등급이 아니라 경로의 기록입니다. 어느 주소로 초대장이 갔고 언제 열렸으며 어떤 확인 절차를 지나 서명이 완료되었는지가 남아 있으면, 본인 여부를 두고 이야기가 나와도 꺼낼 것이 생깁니다.

그 기록은 대개 서명 서비스가 자동으로 만들어 줍니다. 문제는 그 기록이 서비스 안에만 있다는 점이고, 다음 절이 바로 그 이야기입니다.

그래서 실제 관건은 보존 쪽으로 넘어갑니다

서류를 일정 기간 남겨 두어야 하는 의무는 서명 방식과 무관하게 걸립니다.

근로기준법에는 사용자가 근로계약에 관한 중요한 서류를 3년 동안 남겨 두도록 한 조문이 있습니다. 종이로 맺었든 화면에서 맺었든 이 기간은 똑같이 붙습니다. 전자서명을 썼다고 해서 짧아지거나 면제되는 구조가 아닙니다.

이 의무를 어겼을 때의 제재는 과태료입니다. 상한은 500만 원이고 근거는 제116조 제2항입니다. 서면을 건네지 않은 경우의 제재와 금액이 같아 보이지만 그쪽은 벌금이라 성질이 다릅니다. 두 항목을 한 덩어리로 세면 점검에서 한쪽이 통째로 빠집니다.

여기서 전자문서 특유의 함정이 하나 생깁니다. 종이는 캐비닛에 있으면 그냥 있습니다. 파일은 놓아둔 자리가 회사 바깥일 수 있고, 그 자리가 계약 해지나 요금 미납으로 닫히면 서류가 함께 사라집니다. 남겨 두었다고 생각한 것과 실제로 남아 있는 것이 어긋나는 지점입니다.

전자적으로 보관하는 것 자체는 막혀 있지 않습니다. 요건을 갖춘 전자문서를 보관해 관계 법령이 정한 문서 보관을 대신할 수 있도록 한 조항이 전자문서법에 따로 있습니다. 그 요건과 범위는 보관만을 다룬 편에서 이어 갑니다.

넷째 칸을 굳이 같은 자리에 놓은 이유가 있습니다. 서명 수단을 두고 아직도 인증서를 찾는 문의가 남아 있어서, 기간을 다루는 표에서 한 번 더 지나가는 편이 낫다고 봤습니다.

정리하면 이 절의 결론은 짧습니다. 서명을 어떻게 받았든 3년은 그대로이고, 그 3년을 지킬 수 있는 자리에 파일이 놓여 있어야 합니다.

서명 서비스에 맡겨 둔 상태의 위험

계약서가 회사 밖의 계정 안에만 있는 상태는 보관이라고 부르기 어렵습니다.

전자서명 서비스는 서명을 받는 데까지를 맡아 줍니다. 그 뒤의 보관까지 대신해 주는 것처럼 보이는 화면 구성이 많아, 담당자들이 완료 목록에 줄이 쌓이는 것을 보고 정리가 끝났다고 여깁니다.

그런데 그 목록은 회사의 서류철이 아닙니다. 서비스를 바꾸거나 요금제를 내리면 지난 문서에 접근이 막히는 경우가 있고, 계정을 만든 담당자가 퇴사하면서 인수인계가 빠지면 로그인부터 되지 않습니다. 어느 쪽이든 서류는 그대로 있는데 회사가 꺼낼 수 없는 상태가 됩니다.

무료 구간에서 시작한 경우가 특히 그렇습니다. 초기에는 편의를 위해 개인 계정으로 서비스를 열어 두었다가 그대로 굳는 일이 흔합니다. 나중에 그 계약서들을 찾으려면 이미 회사를 떠난 사람에게 연락해야 합니다.

아래 표는 파일이 놓일 수 있는 자리를 늘어놓고, 각각에서 무엇이 무너질 수 있는지를 적은 것입니다.

표에서 표시가 없는 줄은 하나뿐입니다. 나머지 넷은 지금 잘 돌아가고 있어도 조건이 하나 바뀌면 무너지는 자리라는 공통점이 있습니다.

마지막 줄은 종이를 더 믿는 회사에서 자주 나옵니다. 출력해 철해 두면 안심이 되지만, 그 종이에는 언제 어떤 절차로 서명이 이루어졌는지가 따라오지 않습니다. 원본 파일을 버리면 그 이력도 함께 버리는 셈입니다.

완료된 다음 날 해 두면 좋은 것

서명이 끝난 직후가 가장 손이 적게 드는 시점입니다.

보관은 나중에 몰아서 하기 어려운 일입니다. 몇 달 치를 한꺼번에 정리하려고 하면 어느 것이 최종본인지부터 헷갈리고, 이미 접근이 막힌 건이 섞여 있으면 그것부터 풀어야 합니다. 완료 직후에 한 번 옮겨 두면 그런 일이 생기지 않습니다.

아래 순서는 조문이 요구하는 절차가 아닙니다. 3년 뒤에도 그 파일을 꺼낼 수 있게 만드는 실무의 순서이고, 앞쪽일수록 빠뜨렸을 때 되돌리기 어렵습니다.

1. 완료된 파일을 회사 저장소로 내려받는다서명 서비스 안에만 두지 않는 것이 첫 줄입니다.
2. 서명 이력이 담긴 기록을 함께 내려받는다언제 어떤 절차로 완료되었는지가 적힌 파일을 같이 챙깁니다.
3. 파일 이름 규칙을 정한다이름·입사일·문서 종류가 이름만 봐도 드러나면 나중에 찾는 시간이 줄어듭니다.
4. 근로자에게 건넨 사실을 기록한다보관과 교부는 다른 의무라서, 건넨 기록을 따로 남겨야 합니다.
5. 접근 권한을 담당자가 아니라 자리에 붙인다사람이 바뀌어도 그 업무를 맡은 사람이 열 수 있어야 합니다.

세 문답에서 반복되는 말이 하나 있습니다. 의무를 지는 쪽이 누구인가입니다. 서비스가 잘 만들어져 있어도 조문이 바라보는 상대는 여전히 사용자입니다.

이 편의 답을 한 줄로 줄이면 이렇습니다. 서명은 이미 인정되고 있으니, 남은 일은 그 서명이 얹힌 파일을 회사가 스스로 꺼낼 수 있는 자리에 옮겨 두는 것입니다.

자주 묻는 질문