근로계약서 스캔본도 원본으로 인정되나요

근로계약서 마스터·8분·2026.05.15

종이에 서명하고 파일로 남기게 되는 흐름

서명은 종이에서 받고 관리는 파일로 하려다 보니 생기는 자리입니다.

채용 첫날 마주 앉아 종이에 서명을 받는 방식은 여전히 널리 쓰입니다. 문제는 그다음입니다. 서명이 끝난 종이를 어디에 둘지 정해 두지 않으면 서랍에 쌓이고, 사람이 늘어날수록 찾는 시간이 늘어납니다.

그래서 서명본을 찍거나 스캔해 파일로 옮겨 두는 방식이 자리를 잡았습니다. 이름으로 검색해 바로 찾을 수 있고, 여러 지점을 두고 운영하는 회사라면 한자리에 모아 둘 수도 있습니다. 관리의 이점이 분명합니다.

옮겨 두고 나면 자연스럽게 다음 질문이 따라옵니다. 종이는 계속 갖고 있어야 하는가, 아니면 파일만 남겨도 되는가입니다. 서랍을 비우고 싶은 회사일수록 이 질문이 급해집니다.

그런데 이 질문에 답하려면 먼저 질문을 나눠야 합니다. 스캔본을 두고 사람들이 묻는 것은 사실 한 가지가 아니라 서로 다른 두 가지이고, 각각 걸리는 조문이 다릅니다.

원본이라는 말이 조문에 없습니다

근로기준법이 나누는 것은 원본과 사본이 아니라 건네는 것과 남기는 것입니다.

근로계약서에 관해 조문이 요구하는 동작은 둘입니다. 하나는 근로조건이 담긴 서면을 근로자에게 건네는 일이고, 다른 하나는 계약에 관한 서류를 회사가 3년 동안 남겨 두는 일입니다. 어느 쪽에도 어느 문서가 원본인지를 가르는 문언이 없습니다.

몇 부를 만들어 누가 어느 것을 갖는지도 정해져 있지 않습니다. 두 부를 만들어 나눠 갖는 방식이 널리 쓰이지만 그것은 관행이고, 조문이 지운 의무는 사용자가 근로자에게 건네는 쪽입니다. 부수에 관한 이야기는 그 주제를 다루는 편에서 정리했습니다.

이 점을 먼저 확인해야 질문이 정리됩니다. 스캔본이 원본이냐를 묻는 대신, 그 파일로 건네는 일이 되는가와 그 파일로 남기는 일이 되는가를 각각 물어야 합니다. 앞의 것은 제17조 제2항에 걸려 있고 뒤의 것은 제42조에 걸려 있습니다.

두 조문은 제재의 성질도 다릅니다. 건네지 않은 것은 벌금이 문제 되고 남기지 않은 것은 과태료가 문제 됩니다. 하나로 다른 하나를 대신할 수 없으므로 답도 각각 구해야 합니다.

질문을 둘로 나누면 답이 갈립니다

보내는 문제는 비교적 분명하고, 종이를 없애는 문제는 조건이 붙습니다.

먼저 보내는 쪽입니다. 제17조 제2항은 서면이라고 적으면서 괄호로 전자문서를 그 안에 넣어 두었습니다. 그래서 서명본을 스캔해 근로자에게 보내는 방식은 조문 밖의 일이 아닙니다. 다만 상대가 열어서 읽을 수 있어야 한다는 조건은 그대로 붙습니다.

다음은 남기는 쪽입니다. 제42조는 남겨 두라고만 정하고 어떤 형태로 남기라고는 말하지 않습니다. 문서를 파일로 보관하는 것에 관해서는 별도의 근거가 따로 있으며, 다만 그 근거에는 요건이 붙어 있어 아무 파일이나 종이를 대신하지는 않습니다.

종이를 없애는 판단은 그래서 한 단계 더 들어갑니다. 이 글에서는 그 요건을 조문으로 단정하지 않겠습니다. 전자문서로만 보관하는 문제를 정면으로 다루는 편이 따로 있으니 종이를 버리기 전에 그쪽에서 요건을 확인하십시오.

아래 표는 흔히 하나로 뭉쳐 묻는 것들을 갈라 놓은 것입니다. 어느 줄에 서 있는지 정하고 나면 무엇을 확인해야 하는지도 정해집니다.

넷째와 다섯째 줄이 이 편에서 가장 자주 오해되는 자리입니다. 조문이 정하지 않은 것을 정해진 것처럼 다루면 하지 않아도 될 일을 하게 됩니다.

마지막 줄은 다른 이야기로 이어집니다. 근로자가 자기 몫을 잃어버린 경우에 회사가 다시 줄 의무가 있는지는 사본을 요구할 권리를 다루는 편에서 확인하십시오.

스캔한 파일이 제 몫을 하려면

스캔본은 글자가 아니라 이미지라 상태가 곧 내용이 됩니다.

편집기에서 만든 파일은 글자 정보가 그대로 들어 있지만 스캔한 파일은 종이의 모습을 담은 그림입니다. 그래서 인쇄가 흐리거나 접힌 자국이 지나가면 그 자리의 글자를 되살릴 방법이 없습니다. 금액이 적힌 칸이 그렇게 되면 곤란해집니다.

가장 자주 생기는 사고는 장이 빠지는 것입니다. 여러 장짜리 계약서를 넣고 돌리다 두 장이 겹쳐 들어가면 한 장이 통째로 없는 파일이 만들어지는데, 앞뒤가 이어져 보여서 열어 봐도 잘 드러나지 않습니다. 장수를 세는 습관이 필요한 이유입니다.

기울어짐과 잘림도 그냥 넘기기 쉽습니다. 가장자리가 잘려 서명의 일부가 사라지거나 표의 마지막 열이 화면 밖으로 나가면 확인해야 할 값이 없는 문서가 됩니다. 스캔한 뒤에 한 번 열어 보는 것으로 대부분 걸러집니다.

이름을 붙이는 방식도 정해 두는 편이 좋습니다. 언제 누구와 맺은 계약인지가 파일 이름에 드러나 있으면 3년 뒤에 찾는 시간이 줄어듭니다. 폴더 구조에만 의존하면 폴더를 옮기는 순간 단서가 사라집니다.

1. 장수를 세고 넣는다여러 장이 겹쳐 들어가면 한 장이 통째로 빠집니다.
2. 스캔한 파일을 열어 본다기울어짐과 잘림, 흐린 자리를 눈으로 확인합니다.
3. 서명과 금액 칸을 확대해 본다가장 나중에 다투게 되는 두 자리부터 봅니다.
4. 이름에 날짜와 대상자를 넣는다폴더를 옮겨도 단서가 파일에 남습니다.
5. 종이는 판단이 설 때까지 둔다버리는 결정은 보관 요건을 확인한 뒤에 합니다.
6. 근로자 몫이 갔는지 확인한다회사 보관본을 만드는 일과 건네는 일은 별개입니다.

다섯째 단계가 이 편의 실질적인 결론입니다. 파일을 만들었다는 사실만으로 종이를 버릴 근거가 생기지는 않습니다.

여섯째 단계를 따로 넣어 둔 이유도 분명합니다. 스캔은 회사 쪽 관리를 위한 동작이라 그것만 해 두고 근로자에게는 아무것도 가지 않은 경우가 실제로 있습니다.

종이를 버리기 전에 정할 것

보관 형태를 바꾸는 결정과 서류를 없애는 결정은 다른 결정입니다.

파일로 옮겨 두는 일은 언제든 해도 됩니다. 관리가 편해지고 잃어버릴 위험이 줄어드니 이득만 있습니다. 문제는 그다음에 종이를 폐기하는 결정인데, 이것은 보존 의무를 파일로 대신하겠다는 선언이라 성격이 다릅니다.

전자문서로 보관해 종이 보관을 대신할 수 있는 근거는 있습니다. 다만 거기에는 요건이 붙어 있고, 요건을 갖추지 못한 파일은 종이를 대신하지 못합니다. 요건의 내용과 조문은 전자문서 보관을 정면으로 다루는 편에서 확인하십시오.

실무에서는 기간을 기준으로 나누는 방식이 안전합니다. 보존 의무가 걸린 3년 동안은 종이와 파일을 함께 두고, 그 기간이 지난 뒤에 정리하는 것입니다. 3년은 담당자가 한 번쯤 바뀌기에 충분한 시간이므로 그사이의 관리 방법을 문서로 정해 두는 편이 좋습니다.

정리하면 스캔본이 원본이냐는 질문에는 답이 없습니다. 조문이 그 말을 쓰지 않기 때문입니다. 물어야 할 것은 건넸는가와 남아 있는가이고, 스캔본은 그 두 동작을 도울 수 있지만 저절로 해내지는 않습니다.

세 문답 모두 같은 자리로 돌아옵니다. 형태가 아니라 상태를 묻는 것입니다.

그래서 이 편에서 권하는 순서는 단순합니다. 파일로 옮기고, 읽히는지 확인하고, 종이를 버리는 결정만 뒤로 미루는 것입니다.

자주 묻는 질문