근로계약서를 PDF로 만들 때 주의점

근로계약서 마스터·8분·2026.05.07

왜 계약서를 굳이 이 형태로 바꾸는가

편집이 끝난 문서를 더 이상 편집되지 않게 만들기 위해서입니다.

근로계약서는 어느 시점에 내용이 멈춰야 하는 문서입니다. 서명을 받는 순간 그 문장들이 계약이 되고, 그 뒤로는 회사와 근로자가 같은 것을 들고 있어야 합니다. 편집기에서 만든 파일은 그 멈춤을 표시해 주지 않습니다.

고정된 형태로 바꿔 두면 이 문제가 상당 부분 정리됩니다. 파일을 열어 본 사람이 실수로 한 칸을 지우거나 표를 밀어 놓는 일이 줄어들고, 화면에서 본 배치가 다른 컴퓨터에서도 대체로 같게 보입니다.

교부하는 쪽에서도 다루기 편합니다. 근로기준법 제17조 제2항은 서면이라고 적으면서 전자문서를 포함한다고 밝혀 두었으므로, 확정한 파일을 보내는 방식 자체는 조문 안에 들어 있습니다. 종이로 뽑아 건네는 것과 파일로 보내는 것 사이에 우열이 있는 구조가 아닙니다.

그러니 이 형태로 바꾸는 일은 형식을 갖추기 위한 절차가 아니라 확정을 표시하는 방법입니다. 그렇게 이해하면 다음 절에서 볼 사고들이 왜 문제인지도 분명해집니다.

변환에서 실제로 생기는 어긋남

파일이 만들어졌다는 것과 내용이 그대로 옮겨졌다는 것은 다른 말입니다.

변환은 대개 조용히 실패합니다. 오류 창이 뜨지 않고 파일도 정상적으로 만들어지는데, 열어 보면 글꼴이 바뀌어 있거나 표의 마지막 열이 잘려 있습니다. 그래서 만들고 나서 열어 보지 않으면 어긋난 채로 나갑니다.

특히 조심할 자리는 표입니다. 계약서에서 표가 쓰이는 곳은 임금 항목과 근무 시간표인데, 이 두 곳은 숫자가 들어 있어 한 칸만 밀려도 뜻이 달라집니다. 금액이 옆 항목 칸으로 옮겨 붙으면 무엇이 기본급인지가 바뀝니다.

장수도 확인해야 합니다. 마지막 장에 서명란만 남아 있는 문서에서 그 장이 통째로 빠지는 일이 드물지 않습니다. 앞장이 멀쩡하니 파일을 열어 첫 화면만 보고 넘기면 잡히지 않습니다.

아래 표는 변환 뒤에 자주 발견되는 어긋남을 정리한 것입니다. 각각 무엇을 보면 잡히는지를 함께 적었습니다.

다섯 줄 모두 눈으로 한 번 여는 것으로 걸러집니다. 자동으로 확인해 주는 장치가 없으니 사람이 보는 수밖에 없고, 그 시간은 길어야 몇 분입니다.

대조할 기준이 있어야 확인이 가능하다는 점도 기억해 두십시오. 확정본을 지워 버리고 변환본만 남기면 무엇과 비교해야 할지가 사라집니다.

받는 사람이 열 수 있어야 합니다

보냈다는 사실보다 상대에게 닿았는지가 기준이 됩니다.

파일에 암호를 걸어 보내는 회사가 있습니다. 개인정보가 담긴 문서라 조심하는 것인데, 암호를 따로 알려 주지 않으면 받은 사람은 계약서를 볼 수 없습니다. 열리지 않는 파일을 건넸다고 말하기는 어렵습니다.

전자문서가 서면으로 다뤄지기 위한 요건에도 내용을 열람할 수 있을 것과 보존된 형태로 남아 있을 것이 들어 있습니다. 이 요건의 조문과 자세한 내용은 전자근로계약서를 정면으로 다루는 편에서 정리했으니 그쪽을 참고하십시오.

고용노동부는 전자근로계약서에 관한 가이드라인을 마련해 두었고 교부 방법으로 출력해 직접 전달하는 방식, 사내전산망, 이메일 등을 들고 있습니다. 다만 이것은 행정지침이므로 법에 정해진 방법이라고 옮겨 적으면 안 됩니다.

실무에서는 보낸 뒤의 기록이 더 중요합니다. 받았다는 회신 한 줄이 남아 있으면 나중에 교부 여부를 다툴 일이 거의 없습니다. 아래 순서대로 하면 그 기록이 자연스럽게 만들어집니다.

1. 확정본과 변환본을 나란히 연다표의 숫자 위치와 총 장수를 눈으로 맞춰 봅니다.
2. 파일 이름에 날짜와 이름을 넣는다여러 사람에게 보낼 때 파일이 섞이지 않습니다.
3. 암호 없이 열리는 파일로 보낸다접근을 제한할 것은 보내는 파일이 아니라 회사 보관본입니다.
4. 받았다는 회신을 청한다회신 한 줄이 교부 기록이 됩니다.
5. 보낸 기록과 파일을 함께 남긴다무엇을 언제 보냈는지가 같은 자리에 남습니다.

셋째 단계는 회사마다 판단이 갈릴 수 있습니다. 다만 보안을 이유로 상대가 열지 못하는 파일을 보내면 교부 자체가 흔들리므로, 제한은 보관 쪽에 두는 편이 안전합니다.

넷째 단계는 조문이 요구하는 것이 아니라 다툼을 줄이는 장치입니다. 건넸는지를 두고 다투게 되면 그것을 보여 줘야 하는 쪽은 서류를 만든 회사입니다.

종이에 서명한 뒤 스캔한 것과는 다릅니다

만들어진 순서가 달라 확인해야 할 것도 달라집니다.

같은 확장자로 저장되어 있어도 두 문서의 출신은 다릅니다. 편집기에서 바로 변환한 파일은 확정본의 글자가 그대로 옮겨진 것이고, 스캔한 파일은 종이에 인쇄된 모습을 사진처럼 담은 것입니다.

실무에서 갈리는 지점은 읽을 수 있는가입니다. 변환한 파일은 글자를 그대로 찾을 수 있지만 스캔한 파일은 상태에 따라 글자가 뭉개지기도 하고, 인쇄가 흐린 부분은 다시 읽어 낼 방법이 없습니다. 금액이 적힌 칸이 그렇게 되면 곤란합니다.

서명이 어떻게 들어갔는지도 다릅니다. 앞의 경우에는 파일 위에서 서명이 이루어지고, 뒤의 경우에는 종이 위의 서명을 이미지로 옮긴 것입니다. 어느 쪽이든 서명 방식을 정한 조항이 근로기준법에 없다는 점은 같습니다.

스캔한 문서를 원본으로 볼 수 있는지에 관한 논의는 따로 정리해 두었습니다. 이 편에서는 변환한 파일과 스캔한 파일을 같은 것으로 다루지 말라는 데까지만 짚어 둡니다.

보관까지 이 형태로 갈 때

건네는 문제와 남기는 문제는 이어져 있지만 같은 조문이 아닙니다.

회사가 서류를 남겨 두어야 하는 기간은 근로기준법 제42조가 3년으로 정하고 있습니다. 이 의무를 어기면 제116조 제2항에 따른 과태료이고, 근로자에게 건네지 않은 경우와는 조문도 제재의 성질도 다릅니다.

종이를 쌓아 두는 대신 파일로만 남기려는 회사가 늘고 있습니다. 전자문서를 보관함으로써 법령이 정한 문서 보관을 갈음할 수 있는 근거가 따로 있어서인데, 그 조문과 요건은 전자문서 보관을 정면으로 다루는 편에서 확인하십시오.

실무에서 자주 어긋나는 것은 조문이 아니라 관리입니다. 파일을 개인 컴퓨터에만 두었다가 담당자가 바뀌면서 사라지거나, 폴더 이름만으로는 누구의 어느 시점 계약서인지 알 수 없게 되는 경우입니다. 3년이라는 기간은 담당자가 한 번쯤 바뀌기에 충분한 시간입니다.

정리하면 이 형태로 바꾸는 일은 세 곳에서 값을 합니다. 확정을 표시하고, 건네기 좋게 만들고, 남겨 두기 좋게 만듭니다. 세 가지가 모두 되려면 변환한 파일이 확정본과 같은지를 확인하는 한 단계를 빠뜨리지 않으면 됩니다.

자주 묻는 질문