근로계약서 몇 부를 만들어 누가 갖나요

근로계약서 마스터·7분·2026.06.18

두 부라는 말이 어디서 나왔나

관행에서 나왔습니다. 조문에는 부수를 정한 자리가 없습니다.

계약서를 앞에 두면 거의 언제나 같은 안내를 만납니다. 두 부를 뽑아 각자 한 부씩 나눠 가지라는 문장입니다. 어디서나 같은 말이 반복되니 법이 그렇게 정해 둔 줄로 알기 쉽습니다.

그런데 근로기준법을 훑어보면 몇 부를 만들라는 문장이 나오지 않습니다. 원본을 누가 갖고 사본을 누가 갖는지를 나눈 조항도 없습니다. 부수는 법이 다루는 대상 자체가 아닙니다.

관행이 자리 잡은 이유는 따로 있습니다. 종이 문서만 오가던 시절에는 같은 내용을 두 장 만들어 양쪽이 한 장씩 들고 있는 것이, 나중에 무엇을 약속했는지 맞춰 보기에 가장 간편한 방법이었습니다.

그래서 이 편은 두 부가 맞는지 틀리는지를 따지지 않습니다. 조문이 실제로 요구하는 동작을 먼저 확인하고, 그 동작을 지키는 수단으로 부수를 다시 놓아 보겠습니다.

조문이 요구하는 동작은 인쇄가 아니라 전달입니다

근로기준법 제17조 제2항이 지우는 의무는 서면을 근로자에게 교부하는 것입니다.

교부라는 말은 만드는 일이 아니라 건네는 일을 가리킵니다. 사무실 캐비닛에 잘 정리된 계약서가 두 장 있어도, 그중 한 장이 근로자 손에 가지 않았다면 이 의무는 아직 남아 있는 상태입니다.

이 의무를 정면으로 다루는 편은 따로 있습니다. 여기서는 제17조 제2항이 사용자에게 교부 의무를 지운다는 요지만 두고, 위반했을 때의 제재와 조문 문언은 관련 글에서 확인하시기 바랍니다.

이렇게 보면 질문의 방향이 바뀝니다. 몇 부를 만들었느냐가 아니라 근로자 쪽으로 한 부가 실제로 넘어갔느냐가 확인할 지점이 됩니다. 부수는 그 확인을 쉽게 만드는 도구일 뿐입니다.

아래 두 줄이 색이 다른 이유는 근거가 있기 때문입니다. 조문이 정한 것은 건네는 일과 갖고 있는 일이고, 그 둘은 서로 다른 조문에 나뉘어 있습니다.

그래서 회사 보관본과 근로자 교부본은 같은 항목이 아닙니다. 하나를 채웠다고 다른 하나가 채워지지 않습니다.

파일로 주고받으면 부수라는 말이 흐려집니다

전자문서도 교부의 수단이라 몇 부인지를 셀 필요가 없어집니다.

제17조 제2항은 서면이라고 적으면서 괄호를 열어 전자문서를 그 안에 넣어 두었습니다. 파일로 건넸다는 이유만으로 교부가 아니라고 볼 근거가 조문에 없다는 뜻입니다.

파일에는 애초에 부수라는 개념이 잘 붙지 않습니다. 같은 파일을 회사 서버에도 두고 근로자 메일함에도 두면 두 부가 된 것인지 한 부가 된 것인지 따질 실익이 없습니다.

여기서 중요해지는 것은 숫자가 아니라 기록입니다. 언제 어떤 경로로 보냈는지가 남으면 교부를 확인할 수 있고, 남지 않으면 파일이 몇 개 있든 확인할 방법이 없습니다.

종이로 만들고 파일로 보관하는 혼합 방식도 흔합니다. 이때도 판단 기준은 같습니다. 근로자가 자기 몫을 손에 넣었는지, 그리고 그 사실이 어딘가에 남아 있는지입니다.

건넸다는 사실을 남기는 순서

만들고, 확인시키고, 건네고, 건넨 사실을 적는 네 단계입니다.

아래 다섯 줄은 법이 정한 절차가 아닙니다. 나중에 다툼이 생겼을 때 무엇이 남아 있어야 설명이 되는지를 순서로 늘어놓은 것입니다.

특히 네 번째 줄이 실무에서 가장 자주 빠집니다. 계약서를 분명히 건넸는데도 몇 년 뒤에 받은 적이 없다는 말이 나오면, 건넨 쪽이 그것을 보일 방법이 없어 곤란해집니다.

1. 완성본을 확정한다빈칸이 남은 상태로 서명받지 않습니다.
2. 근로자가 읽을 시간을 준다서명 직전에 처음 보여 주면 확인이 형식에 그칩니다.
3. 서면 또는 파일로 건넨다인쇄본을 주거나 지정한 경로로 보냅니다.
4. 건넨 날짜와 방법을 적는다언제 어떻게 전달했는지가 남아야 확인이 됩니다.
5. 회사 보관본을 따로 둔다근로자에게 준 것과 별개로 보관 의무가 남습니다.

다섯 단계를 밟았다면 부수는 자연스럽게 정해집니다. 근로자 몫 하나와 회사 보관용 하나가 필요하니 대개 두 부가 되고, 현장 부서가 따로 두어야 하면 한 부가 늘어납니다.

숫자가 먼저 정해지고 나머지가 따라오는 구조가 아니라는 점만 기억하면 됩니다.

자주 어긋나는 두 가지

원본이라는 말과, 보관했으니 됐다는 생각입니다.

첫째는 회사가 원본을 갖고 근로자에게는 사본을 준다는 설명입니다. 같은 내용에 양쪽이 서명한 서면이 둘이라면 어느 쪽이 원본인지를 가릴 기준이 근로기준법에 없습니다. 조문은 원본이라는 말을 쓰지 않습니다.

둘째는 서류를 잘 보관하고 있으니 의무를 다했다고 여기는 경우입니다. 보관은 사용자에게 붙은 별개의 의무이고, 그 의무를 지켰다고 해서 건네지 않은 사실이 사라지지 않습니다.

반대 방향의 오해도 있습니다. 근로자가 자기 몫을 잃어버렸으니 다시 달라고 할 수 없다는 생각입니다. 회사가 보관 중인 서류를 근거로 다시 만들어 주는 것을 막는 조항은 없습니다.

정리하면 부수는 목표가 아니라 결과입니다. 근로자에게 건네고 회사가 보관하려면 두 부가 편하고, 그래서 두 부라는 말이 굳어졌습니다.

숫자를 외우는 대신 두 가지만 기억하면 됩니다. 건넸는가, 그리고 그 사실이 남았는가입니다.

자주 묻는 질문