근로계약서 인쇄할 때 용지와 여백 기준

근로계약서 마스터·8분·2026.05.13

파일로 다 되는데 아직 뽑는 이유

서명을 받는 자리가 아직 종이 위에 있는 경우가 많기 때문입니다.

계약서를 파일로 만들어 파일로 건네는 흐름이 자리를 잡았지만, 채용 첫날 사무실에서 마주 앉아 서명을 받는 방식도 여전히 널리 쓰입니다. 서로 얼굴을 보고 조항을 짚어 가며 설명하기에는 종이가 편하고, 그 자리에서 궁금한 것을 묻고 답하기도 좋습니다.

기기를 다루기 어려운 사람과 계약을 맺는 경우에도 종이가 남습니다. 파일을 보내 놓고 열어 보라고 하는 대신 인쇄물을 건네면 그 자리에서 확인이 끝납니다. 문서를 읽을 기회를 실제로 주었느냐가 나중에 문제 되는 것을 생각하면 이 방식에는 분명한 이점이 있습니다.

회사 안의 관행도 한몫합니다. 채용 서류를 한 묶음으로 편철해 두는 회사에서는 계약서만 파일로 두면 오히려 관리가 갈라집니다. 인사 기록을 종이로 유지하는 곳이라면 계약서도 같은 형태로 남기는 편이 찾기 쉽습니다.

그런데 뽑는 순간 새로운 사고가 생깁니다. 화면에서는 멀쩡하던 문서가 종이 위에서 달라지는 일인데, 이 사고는 대개 서명을 다 받은 뒤에 발견됩니다.

규격을 정한 조항은 없습니다

찾아봐도 나오지 않는 이유는 애초에 규정이 없기 때문입니다.

근로계약서를 몇 밀리미터 여백으로 만들어야 하는지, 글자를 몇 포인트로 해야 하는지 궁금해하는 질문이 꾸준히 올라옵니다. 답부터 말하면 근로기준법과 그 하위 법령 어디에도 그런 기준이 없습니다. 용지 규격을 정한 규정도, 글꼴을 지정한 규정도 없습니다.

이것은 근로계약서에 별지 서식 자체가 없다는 사실과 이어져 있습니다. 서식을 법령에 붙여 둔 문서라면 칸의 위치와 크기까지 함께 정해지지만, 근로계약서에는 그 별지가 없어 모양을 지정할 자리도 없습니다. 정부가 배포하는 표준 서식이 있어도 그것은 배포되는 서식이지 법이 정한 서식이 아닙니다.

여러 장이 될 때 걸쳐 찍는 도장을 요구하는 조항도 없고, 도장을 찍으라는 조항 자체가 없습니다. 관행으로 굳어진 것들이라 안 하면 무효라는 말이 돌지만 근거를 찾을 수 없습니다. 여러 장을 한 문서로 묶는 방법에 관한 실무는 따로 다루는 편이 있습니다.

그러니 이 편에서 다룰 기준은 법이 준 것이 아니라 문서가 제 몫을 하도록 실무가 세운 것입니다. 기준의 출처가 다르다는 점을 먼저 밝혀 둡니다. 아래 내용은 지키지 않아도 위법이 아니지만 지키지 않으면 문서가 곤란해집니다.

종이 위에서 실제로 벌어지는 일

화면과 종이는 폭이 다르고, 그 차이가 조항을 잘라 냅니다.

가장 흔한 사고는 표의 오른쪽이 잘리는 것입니다. 임금 항목을 가로로 늘여 놓은 표는 화면에서 옆으로 밀어 볼 수 있지만 종이에는 밀 수 있는 자리가 없습니다. 지급 방법이나 지급일이 적힌 마지막 열이 통째로 사라진 채 인쇄되는 일이 여기서 생깁니다.

두 번째는 표가 장을 넘어가며 끊기는 것입니다. 임금 표의 절반이 앞장에, 나머지가 뒷장에 놓이면 읽는 사람이 두 부분을 이어 붙여야 합니다. 서명을 받는 자리에서 앞장만 보고 넘기면 뒷장의 항목은 설명되지 않은 채로 지나갑니다.

세 번째는 마지막 장에 서명란만 덩그러니 남는 것입니다. 본문이 한 줄도 없이 서명만 있는 장은 뒤에 그 장이 어느 문서의 것인지 다투기 쉬운 형태가 됩니다. 서명 앞에 본문 일부가 함께 놓이도록 줄 간격을 조정하는 것이 그래서 실무의 기본이 되었습니다.

아래 표는 인쇄 뒤에 발견되는 일과 그것이 왜 문제가 되는지를 짝지은 것입니다. 마지막 줄은 문서가 아니라 관리의 문제라 성격이 다릅니다.

앞의 다섯 줄은 뽑기 전에 한 벌을 미리 뽑아 보는 것으로 대부분 걸러집니다. 시간으로 치면 몇 분이고, 그 몇 분이 서명을 다시 받는 수고를 막습니다.

마지막 줄은 다른 성격입니다. 계약서에는 임금과 개인 정보가 함께 실려 있어 인쇄물이 놓인 자리부터 관리 대상이 됩니다. 뽑아 두고 자리를 비우지 않는 습관이 필요합니다.

뽑기 전에 세우는 순서

기준을 외우는 대신 한 벌을 뽑아 보면 기준이 눈에 보입니다.

규정이 없으니 숫자를 외울 것도 없습니다. 대신 완성한 문서를 한 벌 뽑아 보고 잘린 곳이 있는지, 끊긴 곳이 있는지를 눈으로 확인하면 됩니다. 이 확인을 채용할 때마다 할 필요도 없습니다. 회사 양식을 한 번 확정할 때 해 두면 그다음부터는 이름과 금액만 바뀝니다.

확인할 곳은 네 군데입니다. 표의 오른쪽 끝, 표가 장을 넘어가는 자리, 서명란 앞, 그리고 총 장수입니다. 네 곳을 보고 나면 여백을 얼마로 잡아야 할지가 저절로 정해집니다.

글자 크기는 읽을 수 있는가로 판단하면 됩니다. 한 장에 밀어 넣으려고 글자를 계속 줄이면 서명하는 사람이 조항을 읽지 않게 되고, 읽지 않은 조항을 두고 나중에 설명했다고 말하기 어려워집니다. 장수가 늘어나는 편이 낫습니다.

양면으로 뽑을지도 이 단계에서 정합니다. 양면은 종이가 줄어드는 대신 뒷면을 못 보고 넘기는 일이 생깁니다. 서명을 받는 자리에서 한 장씩 넘기며 설명할 생각이라면 한 면씩 뽑는 편이 확실합니다.

1. 확정본을 한 벌 시험 삼아 뽑는다회사 양식을 정할 때 한 번만 해 두면 됩니다.
2. 표의 오른쪽 끝을 본다지급 방법과 지급일이 적히는 열이 살아 있는지 확인합니다.
3. 표가 끊기는 자리를 옮긴다임금 표와 근무 시간표는 한 장 안에 들어가게 합니다.
4. 서명란 앞에 본문을 붙인다서명만 있는 장이 생기지 않게 간격을 조정합니다.
5. 총 장수를 문서에 적어 둔다몇 장짜리 문서인지가 보이면 한 장이 빠진 것을 알 수 있습니다.
6. 뽑은 만큼 회수한다확인용으로 뽑은 인쇄물을 자리에 남기지 않습니다.

다섯째 단계는 여러 장짜리 계약서에서 특히 값을 합니다. 몇 장 가운데 몇 번째 장인지가 각 장에 남아 있으면 한 장이 빠졌을 때 곧바로 드러납니다.

여러 장을 한 문서로 묶는 방법과 걸쳐 찍는 도장에 관한 이야기는 그 주제를 정면으로 다루는 편에서 정리했습니다. 여기서는 인쇄 단계에서 할 수 있는 것까지만 다룹니다.

뽑은 종이가 3년을 버텨야 합니다

보존 의무의 대상은 파일이 아니라 남아 있는 서류입니다.

회사가 계약 서류를 남겨 두어야 하는 기간을 근로기준법 제42조가 3년으로 정하고 있고, 이 의무를 지키지 않으면 제116조 제2항에 따른 과태료가 문제 됩니다. 근로자에게 건네지 않은 경우와는 조문도 제재의 성질도 다릅니다. 건네지 않은 쪽은 벌금이고 남기지 않은 쪽은 과태료입니다.

종이로 남길 생각이라면 3년 동안 읽히는 상태로 있어야 합니다. 인쇄 상태가 흐린 문서는 시간이 지나면 더 읽기 어려워지고, 그 사이에 담당자가 바뀌면 왜 흐린지 아는 사람도 없어집니다. 뽑는 시점의 선명함이 나중의 증명력을 정합니다.

종이와 파일을 함께 두는 방식도 흔합니다. 서명은 종이로 받고 그것을 옮겨 파일로도 남기는 것인데, 이때 두 벌의 내용이 같아야 한다는 점만 지키면 됩니다. 파일로만 남기는 경우의 근거와 요건은 그 주제를 다루는 편에서 확인하십시오.

정리하면 인쇄에는 법이 준 기준이 없고, 대신 세 가지 실무 기준이 있습니다. 조항이 잘리지 않을 것, 서명 자리가 본문과 이어져 있을 것, 그리고 뽑은 종이가 남아 있는 동안 읽힐 것입니다.

체크 목록에 밀리미터나 포인트를 묻는 줄이 하나도 없다는 점을 눈여겨보십시오. 정해진 값이 없으니 물을 것도 없습니다.

물어야 할 것은 언제나 같습니다. 조문이 요구하는 항목이 그 종이 위에 남아 있고, 그것이 근로자에게 건네졌으며, 회사에도 같은 것이 남아 있는가입니다.

자주 묻는 질문