휴대폰으로 근로계약서를 작성해 보내는 법

근로계약서 마스터·8분·2026.05.12

계약서가 손안에서 오가게 된 배경

채용이 끝나는 자리가 사무실 책상에서 멀어졌습니다.

매장에서 면접을 보고 그 자리에서 근무 시작일을 정하는 채용은 책상을 거치지 않습니다. 점주와 지원자가 들고 있는 것은 휴대폰 하나이고, 계약서를 만들려면 컴퓨터가 있는 곳에서 다시 만나야 합니다. 그 번거로움 때문에 첫날 근무가 계약서 없이 시작되는 일이 생깁니다.

현장이 여러 곳으로 흩어진 사업장도 사정이 비슷합니다. 관리자가 현장을 돌면서 인원을 채우는 구조라면 서류 묶음을 들고 다니기 어렵고, 급한 자리는 결국 손에 든 기기로 처리하게 됩니다.

받는 쪽 사정도 한몫합니다. 평소 컴퓨터를 쓰지 않는 사람에게 첨부 파일을 보내면 며칠이 지나도록 열리지 않은 채로 남습니다. 메시지로 온 문서는 그 자리에서 열리므로 전달만 놓고 보면 이쪽이 훨씬 빠릅니다.

그러니 손안에서 계약서를 다루는 일은 편법이 아니라 채용이 벌어지는 자리를 따라간 결과입니다. 근로기준법은 계약서를 어떤 기기로 만들라고 정해 두지 않았으므로 이 방식 자체를 나무랄 근거도 없습니다. 문제는 기기가 아니라 좁은 화면이 만들어 내는 읽기 습관에 있습니다.

좁은 화면이 조항을 지우는 방식

화면 밖으로 밀린 칸은 읽히지 않고, 읽히지 않은 칸은 채워지지 않습니다.

계약서에서 표가 쓰이는 곳은 임금과 근무 시간표입니다. 두 곳 모두 가로로 넓은데, 화면 폭이 좁으면 오른쪽 열부터 잘려 나갑니다. 금액이 적히는 첫 열은 보이고 계산 기준과 지급 방법이 적히는 뒤쪽 열이 사라지므로, 화면만 보고 다 적었다고 여기기 쉽습니다.

세로로는 반대의 일이 벌어집니다. 조항이 아래로 길게 이어지는데 손가락으로 빠르게 밀어 내리면 중간이 통째로 지나갑니다. 휴일과 연차에 관한 줄은 대개 문서 뒤쪽에 놓여 있어 이 구간에서 가장 자주 건너뛰어집니다.

미리보기를 축소해 전체를 한눈에 보는 습관도 위험을 키웁니다. 글자가 작아지면 빈칸과 채워진 칸이 구분되지 않아서, 비어 있는 자리가 그냥 여백처럼 보입니다. 계약서에서 비어 있는 칸은 여백이 아니라 적지 않은 항목입니다.

아래 표는 화면에서 벌어지는 일과 그 결과 문서에서 비게 되는 자리를 짝지은 것입니다. 왼쪽은 사소해 보이지만 오른쪽은 모두 조문이 이름을 붙여 둔 항목입니다.

표의 마지막 줄만 성격이 다릅니다. 앞의 넷은 항목이 비는 문제이고, 이 줄은 서명한 문서가 확인한 문서와 같은 것인지의 문제입니다. 앞의 넷은 다시 채우면 되지만 마지막 줄은 서명을 다시 받아야 합니다.

그래서 순서를 바꾸는 것만으로 절반은 해결됩니다. 화면에서 채우고 화면에서 확인하는 대신, 채우는 것은 화면에서 하고 확인은 완성된 문서를 열어서 하는 것입니다.

보내기 전에 문서를 한 번 세우는 절차

확인은 편집 화면이 아니라 상대가 받을 문서에서 해야 합니다.

편집 화면은 만드는 사람에게 맞춰져 있습니다. 칸이 접혀 있거나 목록으로 바뀌어 보이기도 해서, 그 화면에서 멀쩡해 보인다고 받는 사람의 화면에서 같게 보인다는 보장이 없습니다. 완성한 뒤에 문서 형태로 한 번 열어 보는 단계가 필요한 이유입니다.

확인해야 할 자리는 정해져 있습니다. 임금이 항목별로 나뉘어 적혔는지, 쉬는 시간이 시각으로 남았는지, 휴일과 연차에 관한 줄이 살아 있는지, 근무 장소와 맡을 일이 적혀 있는지입니다. 네 자리만 훑어도 대부분의 누락이 걸러집니다.

확인이 끝나면 보내는 방식을 정합니다. 고용노동부는 전자근로계약서에 관한 안내를 마련해 두고 출력해 건네는 방법과 사내 전산망, 전자우편 같은 경로를 들고 있습니다. 다만 이것은 행정지침이므로 법이 방법을 정해 두었다고 옮겨 적으면 안 됩니다.

메시지로 보내는 경우에는 파일이 남는지를 봐야 합니다. 대화방에서 일정 기간이 지나면 첨부가 열리지 않는 서비스가 있고, 그렇게 되면 근로자 손에 문서가 남지 않습니다. 열어 볼 수 있는 상태로 남는 경로를 고르는 편이 안전합니다.

1. 빈 양식을 먼저 문서로 열어 본다칸이 화면 밖으로 밀리지 않는 양식인지 확인합니다.
2. 가로로 넓은 표부터 채운다임금과 근무 시간표는 화면을 돌려 놓고 오른쪽 열까지 봅니다.
3. 완성본을 문서 형태로 연다편집 화면이 아니라 상대가 받을 모습으로 확인합니다.
4. 네 자리를 훑는다임금·휴게·휴일과 연차·근무 장소와 업무를 차례로 봅니다.
5. 파일이 남는 경로로 보낸다기간이 지나면 첨부가 사라지는 경로는 피합니다.
6. 받았다는 회신을 청한다보낸 사실과 받은 사실이 같은 자리에 남습니다.

셋째 단계를 건너뛰면 나머지가 소용없어집니다. 편집 화면에서 아무리 꼼꼼히 봐도 잘려 나간 열은 그 화면에 나타나지 않습니다.

여섯째 단계는 조문이 요구하는 것이 아니라 나중을 위한 장치입니다. 문서를 건넸는지를 두고 다투게 되면 그것을 보여 줘야 하는 쪽은 서류를 만든 회사입니다.

손가락으로 그린 서명과 사진으로 찍은 서명

둘은 만들어지는 방식이 다르고, 뒤에 확인할 것도 다릅니다.

화면 위에 손가락으로 서명하는 방식은 문서 안에 서명이 곧바로 들어갑니다. 종이에 서명한 뒤 사진으로 찍어 보내는 방식은 종이 위의 모습을 이미지로 옮긴 것이라 문서의 상태가 촬영 조건에 좌우됩니다. 그늘이 지거나 초점이 흐리면 금액이 적힌 자리가 읽히지 않습니다.

근로기준법에는 서명이나 날인의 방식을 정한 조항이 없습니다. 그래서 어느 쪽이 옳다고 말할 근거는 없고, 실제로 갈리는 지점은 뒤에 그 문서를 읽어 낼 수 있느냐입니다. 사진으로 남길 생각이라면 밝은 곳에서 문서 전체가 한 화면에 들어오도록 찍어야 합니다.

전자적인 방식으로 서명한 문서를 어떻게 보관할지는 따로 다루는 편이 있습니다. 전자적 형태라는 이유만으로 서명의 효력이 부인되지 않는다는 규정이 전자서명법에 있고, 그 조문과 보관 방법은 그쪽에서 정리했습니다.

어느 방식이든 달라지지 않는 것이 하나 있습니다. 서명을 받은 문서가 근로자에게도 가야 한다는 점입니다. 회사가 서명본을 보관하고 근로자에게는 서명 전 파일만 보낸 경우가 실제로 있는데, 두 문서가 다르면 무엇이 계약인지를 다시 정해야 합니다.

세 문답이 같은 곳을 가리킵니다. 방식이 아니라 결과가 기준이라는 것입니다. 읽히는가, 같은 것을 갖고 있는가, 남아 있는가 세 가지입니다.

이 세 가지는 어떤 기기로 만들었든 똑같이 요구됩니다. 휴대폰으로 만들었다는 사실이 요구를 늘리지도 줄이지도 않습니다.

보낸 뒤에 남아야 하는 것

건네는 일과 남기는 일은 서로를 대신하지 못합니다.

근로자에게 문서를 건네는 일은 제17조 제2항이 요구하는 동작이고, 이를 하지 않으면 제114조 제1호에 따라 벌금이 문제 됩니다. 회사가 계약 서류를 3년 동안 남겨 두는 일은 제42조가 요구하며, 이쪽을 어기면 제116조 제2항에 따른 과태료입니다. 금액의 상한이 비슷해 보여도 하나는 형벌이고 다른 하나는 행정질서벌이라 남는 기록이 다릅니다.

손안에서 처리한 계약서는 뒤쪽 의무에서 자주 걸립니다. 문서가 담당자 개인 기기의 대화방에만 남아 있으면 그 사람이 그만두는 순간 회사에 남은 것이 없어집니다. 기기를 바꾸거나 앱을 지우는 것만으로도 같은 일이 벌어집니다.

그래서 보낸 직후에 한 벌을 회사 저장소로 옮기는 습관이 필요합니다. 파일 이름에 날짜와 대상자를 넣어 두면 나중에 특정 시점의 문서를 찾을 때 드는 시간이 크게 줄어듭니다. 개인 기기에만 두지 않는 것이 핵심입니다.

정리하면 손안에서 계약서를 다루는 일은 속도를 벌고 관리를 잃기 쉽습니다. 벌어들인 속도를 지키면서 잃은 관리를 되찾으려면 완성본을 문서로 한 번 열어 보고, 보낸 뒤에 한 벌을 회사 쪽에 옮기면 됩니다.

체크 목록의 앞 네 줄은 종이로 만들 때도 그대로 확인하는 항목입니다. 화면이 좁아졌다고 요구가 달라진 것이 아니라, 좁아진 화면에서 더 잘 빠질 뿐입니다.

뒤의 두 줄만이 이 방식에서 새로 생기는 일입니다. 확인을 완성본에서 하고 결과를 회사 쪽에 옮기는 두 동작이면 됩니다.

자주 묻는 질문