근로계약서 엑셀로 여러 명 계약서를 한 번에 만드는 법

근로계약서 마스터·8분·2026.05.09

한꺼번에 만들 수 있는 것과 없는 것

틀은 복제할 수 있지만 조건은 사람마다 정해야 합니다.

개업을 앞두고 열 명을 한 번에 채용하거나 성수기마다 인원을 늘리는 사업장에서는 계약서를 한 장씩 만드는 일이 만만치 않습니다. 이름과 주소만 바꿔 가며 같은 문서를 열 번 여는 대신, 명부를 하나 만들어 문서에 옮겨 넣는 방식이 훨씬 빠릅니다.

다만 빨라지는 것은 옮겨 적는 수고이지 판단이 아닙니다. 임금을 얼마로 할지, 근무 시간표를 어떻게 짤지, 계약 기간을 정할지 말지는 사람마다 정해야 하는 것이고, 그 결정이 곧 근로조건입니다.

이 구분을 흐리면 일괄 작성이 오히려 위험해집니다. 앞사람의 값이 그대로 남은 채 다음 사람의 계약서로 나가면 실제 조건과 다른 문서가 만들어지고, 그 어긋남은 나중에 근로조건을 다투는 자리에서 드러납니다.

그래서 순서를 뒤집어야 합니다. 문서를 만들어 놓고 사람을 채우는 것이 아니라, 사람마다 정한 조건을 명부에 먼저 적고 그것이 문서로 옮겨지게 하는 것입니다. 명부의 열을 어떻게 잡느냐가 이 방식의 전부라고 해도 지나치지 않습니다.

명부의 열을 잡는 기준

열의 이름을 계약서의 칸이 아니라 조문의 항목에서 가져오면 빠지지 않습니다.

명부를 만들 때 흔히 하는 방식은 계약서를 보면서 필요한 칸을 열로 옮기는 것입니다. 그런데 쓰고 있는 계약서 자체에 칸이 빠져 있으면 명부도 같이 빠진 채 만들어집니다. 시작점을 조문에 두어야 하는 이유입니다.

임금은 열 하나로 잡으면 안 됩니다. 총액만 담은 열은 계약서의 총액 칸으로 그대로 들어가고, 그러면 임금의 구성항목과 계산방법, 지급방법이 각각 드러나야 한다는 요구가 채워지지 않습니다. 항목별로 열을 나누어야 합니다.

시간도 마찬가지입니다. 근무 시간이라는 열 하나에 아홉 시부터 여섯 시까지라고 적어 넣으면 휴게가 사라집니다. 시업과 종업, 휴게 시각, 근무 요일을 각각 열로 두면 그대로 옮겨도 시간 칸이 온전해집니다.

아래 표는 열을 잡을 때 참고할 대응 관계입니다. 왼쪽이 명부의 열이고 가운데가 계약서에서 그 값이 앉는 자리, 오른쪽이 그렇게 나눠야 하는 이유입니다.

일곱 줄을 다 만들면 명부가 옆으로 길어집니다. 부담스러워 보이지만, 이 열들이 곧 계약서에서 비면 안 되는 칸이라 어차피 어딘가에는 적어야 하는 값입니다.

열을 다 만든 뒤에는 빈칸을 남기지 않는 것이 중요합니다. 값이 없는 칸은 문서로 옮겨질 때 조용히 사라져서, 인쇄해 보기 전에는 무엇이 빠졌는지 알기 어렵습니다.

명부에 만들지 말아야 할 열

한자리에 모인다는 것은 한 번에 새어 나갈 수 있다는 뜻이기도 합니다.

명부에는 여러 사람의 정보가 줄지어 담깁니다. 계약서 한 장은 한 사람의 문서지만 명부는 그렇지 않아서, 파일 하나가 잘못 나가면 그 안의 모든 사람이 함께 영향을 받습니다. 그래서 열을 만들 때는 필요한 것만 남기는 기준이 더 엄격해야 합니다.

먼저 주민등록번호입니다. 개인정보 보호법 제24조의2는 법령에 구체적인 근거가 없으면 동의를 받더라도 주민등록번호를 처리할 수 없도록 정하고 있고, 근로계약서에 이를 적으라는 조항은 없습니다. 명부에 열을 만들어 둘 이유가 없습니다.

채용 과정에서 오간 평가나 협상 기록도 명부에 남기지 않는 편이 좋습니다. 계약서를 만드는 데 쓰이지 않는 값이고, 문서로 옮겨지지 않더라도 파일 안에는 남습니다.

가족 사항이나 이전 직장의 급여처럼 계약서의 칸과 연결되지 않는 값도 마찬가지입니다. 명부의 폭은 계약서가 필요로 하는 값까지이며, 그 밖의 관리 정보는 다른 파일에서 다루는 편이 안전합니다.

세 문답 모두 같은 원칙에서 나옵니다. 명부는 계약서를 만들기 위한 작업 파일이지 인사 기록의 창고가 아니라는 것입니다.

이 원칙을 지키면 명부가 짧아지고, 짧아진 만큼 확인하기도 쉬워집니다.

일괄로 만들 때 실제로 나는 사고

같은 실수가 사람 수만큼 복제된다는 것이 이 방식의 위험입니다.

한 장씩 만들 때의 실수는 한 사람에게서 끝납니다. 일괄로 만들면 다릅니다. 열을 하나 잘못 연결해 두면 열 명의 계약서에 같은 오류가 그대로 들어가고, 서명을 다 받은 뒤에야 발견되는 일이 생깁니다.

가장 흔한 것이 열이 밀리는 사고입니다. 명부 가운데에 열을 하나 끼워 넣었는데 문서 쪽 연결을 고치지 않으면, 지급일 자리에 근무 요일이 들어가는 식으로 값이 한 칸씩 어긋납니다. 숫자가 들어가는 자리라 눈에 잘 띄지도 않습니다.

빈칸이 그대로 나가는 사고도 잦습니다. 명부에서 비워 둔 칸은 문서에서 공백으로 남는데, 계약서에서 비어 있는 칸은 적지 않은 것과 같습니다. 명시 대상 항목이 비어 있으면 채우지 않은 것입니다.

그래서 일괄 작성에는 검산 단계가 반드시 붙어야 합니다. 전부를 확인하기 어렵다면 처음 한 벌과 마지막 한 벌을 뽑아 명부와 대조하고, 열을 고친 날에는 다시 한 벌을 뽑아 보는 식으로 최소한의 확인을 넣으십시오.

1. 명부를 먼저 완성한다사람마다 정해야 하는 값을 모두 채우고 빈칸을 남기지 않습니다.
2. 한 벌을 시험 삼아 만든다첫 사람의 계약서를 뽑아 명부의 값과 칸을 하나씩 맞춰 봅니다.
3. 열 연결을 확인한 뒤 전부 만든다열을 끼워 넣거나 지웠다면 연결부터 다시 봅니다.
4. 마지막 한 벌을 다시 대조한다중간에 어긋난 값이 있으면 여기서 드러납니다.
5. 사람별로 나눠 저장한다한 파일에 모두 들어 있으면 다른 사람의 계약서가 함께 나갈 수 있습니다.

다섯째 단계를 소홀히 하면 앞의 노력이 무의미해집니다. 여러 사람의 계약서가 한 파일에 이어져 있는 상태로 보내면 각자가 다른 사람의 임금까지 보게 됩니다.

파일을 나눌 때는 이름과 날짜를 파일명에 넣어 두십시오. 뒤에 어느 시점의 계약서인지 찾는 일이 훨씬 쉬워집니다.

만드는 것은 일괄이어도 건네는 것은 개별입니다

교부는 사람마다 이루어져야 하는 동작입니다.

여러 명의 계약서를 한 번에 만들었다고 해서 교부까지 한 번에 끝나지 않습니다. 근로기준법이 요구하는 것은 각 근로자에게 그 사람의 근로조건이 담긴 서면을 건네는 일이고, 명부를 함께 돌리는 것으로 대신할 수 없습니다.

인쇄해서 나눠 줄 때는 순서가 섞이지 않도록 조심해야 합니다. 이름을 확인하지 않고 나눠 주면 다른 사람의 임금이 적힌 문서가 건너갑니다. 파일로 보낼 때도 받는 사람과 첨부 파일이 맞는지 한 번 더 봐야 합니다.

서명을 받는 자리도 개별입니다. 같은 날 함께 서명하더라도 각자 자기 문서를 읽고 서명하는 것이며, 회사가 대표로 한 장에 몰아 받는 형태는 계약서의 성격과 맞지 않습니다.

보관도 사람별로 갈라 두는 편이 낫습니다. 회사가 서류를 남겨야 하는 기간은 3년이고, 그 사이에 어느 한 사람의 계약서만 꺼내 볼 일이 생깁니다. 처음부터 사람 단위로 저장해 두면 그때 찾는 수고가 없습니다.

일괄 작성이 절약해 주는 것은 옮겨 적는 시간이고, 절약해 주지 않는 것은 확인하는 시간입니다. 확인을 함께 줄이면 사고가 사람 수만큼 늘어납니다.

명부에서 시작하는 방식이 좋은 이유가 여기 있습니다. 무엇을 정해야 하는지가 열로 드러나 있어서, 정하지 않은 조건이 있으면 문서를 만들기 전에 눈에 띕니다.

자주 묻는 질문