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주주명부 마스터·8분·2028.04.20

종이로 내놓아야 하는 자리가 아직 있습니다

이 문서는 발급받는 것이 아니라 회사가 만들어 내미는 것입니다.

은행에서 지분 구성을 확인하겠다고 할 때, 거래처가 실제 소유 관계를 묻는 서류를 요구할 때, 그리고 주주가 열람과 등사를 청구할 때 이 문서가 회사 밖으로 나갑니다. 그때 상대가 기대하는 것은 화면이 아니라 종이 한 묶음입니다.

그런데 이 문서에는 관공서가 찍어 주는 도장이 없습니다. 어디서 떼어 오는 증명서가 아니기 때문입니다. 회사가 스스로 만들고 스스로 이것이 우리 회사의 명부라고 밝히는 구조입니다. 받는 쪽이 무엇을 보고 믿을지가 그래서 중요해집니다.

결국 종이의 생김새가 신뢰의 자리를 대신합니다. 어느 시점의 상태인지가 적혀 있고 숫자가 스스로 맞아떨어지며 회사 이름과 작성일이 붙어 있으면 받는 쪽은 더 묻지 않습니다. 셋 가운데 하나라도 없으면 다시 만들어 오라는 말을 듣습니다.

이 편은 문서 편집기의 사용법을 설명하지 않습니다. 다루는 것은 인쇄해서 내밀 문서를 어떻게 짜는가입니다.

관리하는 판과 내놓는 판은 다릅니다

두 판을 한 파일로 버티려다 관리용 메모까지 함께 나가는 일이 생깁니다.

회사 안에서 쓰는 판에는 온갖 것이 붙습니다. 연락처가 있고 담당자 메모가 있고 지난 협상의 흔적이 남은 비고 칸이 있습니다. 관리에는 도움이 되지만 밖으로 나갈 것들은 아닙니다.

그래서 내놓을 판을 따로 만들어 두는 편이 낫습니다. 청구가 들어온 뒤에 어느 칸을 지울지 고민하면 시간에 쫓기고, 쫓기면 지우지 말아야 할 것까지 지우거나 지워야 할 것을 남깁니다.

무엇을 남길지는 앞서 다룬 열람 편의 범위가 실마리가 됩니다. 다만 그 범위는 청구가 왔을 때의 이야기이고, 은행이나 거래처에 내미는 문서라면 회사가 스스로 정할 수 있습니다. 어느 쪽이든 미리 정해 두는 것이 요점입니다.

아래 표는 종이 한 장에 무엇이 서야 하는지를 자리별로 정리한 것입니다. 표의 왼쪽은 위치이고 오른쪽은 그 자리가 없을 때 벌어지는 일입니다.

넷째 줄이 실무에서 가장 큰 차이를 만듭니다. 받는 쪽이 계산기를 두드려야 하는 문서와 그렇지 않은 문서는 처리 속도가 다릅니다.

그리고 합계 옆에 발행주식총수를 나란히 두는 형태가 좋습니다. 두 숫자가 같다는 사실 자체가 이 문서의 품질을 말해 줍니다.

도장은 법이 요구한 것이 아닙니다

조문이 정한 것은 적을 항목이고, 날인은 그 목록에 들어 있지 않습니다.

명부에 대표이사 도장이 찍혀 있어야 하느냐는 물음을 자주 받습니다. 조문을 아무리 읽어도 그런 요구는 나오지 않습니다. 정해진 것은 무엇을 적을 것인가이고, 종이의 생김새나 서명 방식은 회사에 맡겨져 있습니다.

그런데도 실무에서 도장을 찍습니다. 이유는 법이 아니라 받는 쪽에 있습니다. 회사가 만들어 내민 문서라는 표시가 필요하고, 그 표시로 가장 익숙한 것이 도장이기 때문입니다. 서명으로 대신하는 회사도 있습니다.

그러니 판단의 기준을 바꿔 잡으십시오. 반드시 찍어야 하는가가 아니라, 이 문서를 받는 쪽이 무엇을 보고 회사가 만든 것이라고 여길 것인가입니다. 은행이라면 대개 도장을 기대하고, 회사 안에서 돌려 보는 문서라면 그럴 필요가 없습니다.

쪽이 여러 장이 될 때 간인을 어떻게 할지도 같은 성격의 물음입니다. 법이 정해 둔 방식이 있는 것이 아니라, 중간에 장이 갈리지 않았다는 것을 보이기 위한 관행입니다.

세 물음 모두 법이 정한 것과 받는 쪽이 기대하는 것을 하나로 묶어 생각하는 데서 나옵니다. 이 문서에서는 그 둘이 자주 다릅니다.

한 장에 담기지 않을 때

주주가 늘어나면 쪽이 넘어가고, 넘어가는 순간 확인이 어려워집니다.

주주가 열 명 안쪽이면 한 장으로 끝납니다. 투자를 여러 차례 받았거나 가족이 나눠 가진 회사라면 두세 장이 되고, 그때부터 문서의 짜임이 문제가 됩니다.

가장 먼저 걸리는 것이 항목 이름 줄입니다. 첫 장에만 있고 둘째 장부터 없으면 받는 쪽은 어느 숫자가 무엇인지 되짚어야 합니다. 쪽마다 반복되게 만들어 두십시오.

다음은 쪽 번호입니다. 몇 장 가운데 몇째 장인지가 적혀 있으면 한 장이 빠졌을 때 바로 드러납니다. 번호가 없는 묶음은 빠져도 아무도 모릅니다.

마지막은 합계의 자리입니다. 장마다 소계를 두고 마지막 장에 총계를 두는 방식이 읽기 편합니다. 총계 옆에 발행주식총수를 나란히 두면 확인이 그 자리에서 끝납니다.

1. 내놓을 판 고르기관리용 칸을 뺀 판을 먼저 뽑습니다
2. 머리 반복항목 이름 줄이 쪽마다 서게 합니다
3. 쪽 번호몇 장 가운데 몇째인지 표시합니다
4. 합계장마다 소계를, 끝에 총계와 발행주식총수를 둡니다
5. 마무리작성일과 회사 표시를 넣고 필요하면 날인합니다

다섯 단계 가운데 둘째와 셋째는 한 번 설정해 두면 다음부터 손댈 일이 없습니다. 매번 하는 일은 첫째와 넷째입니다.

그리고 내보낸 문서는 한 부를 회사에 남겨 두십시오. 어떤 형태로 무엇을 내보냈는지가 남아 있어야 뒤에 물어 왔을 때 답할 수 있습니다.

받는 쪽은 무엇을 보는가

상대의 확인 순서를 알면 무엇을 앞에 둘지가 정해집니다.

문서를 받은 사람은 대개 세 가지를 차례로 봅니다. 어느 회사의 문서인가, 언제 기준인가, 숫자가 맞는가입니다. 이 순서대로 종이 위에 배치해 두면 되돌아가며 뒤적일 일이 없습니다.

첫째는 첫머리에서 끝납니다. 회사 이름이 있고 명부라는 표시가 있으면 됩니다. 둘째도 같은 자리입니다. 기준 날짜를 첫머리에 두는 이유가 여기 있습니다.

셋째가 시간이 걸리는 부분인데, 합계와 발행주식총수를 나란히 두면 눈으로 끝납니다. 두 숫자가 다르면 그 자리에서 되돌려 보내집니다. 그러니 내보내기 전에 회사가 먼저 견줘 보아야 합니다.

여기까지가 종이 한 묶음의 몫입니다. 그 뒤의 물음, 이를테면 이 사람이 정말 주주인가 하는 물음은 문서의 생김새로 답할 수 없습니다. 그 답은 명부를 얼마나 성실하게 고쳐 왔는지에서 나옵니다.

둘째 줄이 가장 자주 걸립니다. 관리용 판을 열어 인쇄를 누르는 습관이 남아 있기 때문입니다.

이 다섯 줄은 회사마다 다르게 늘어날 수 있습니다. 늘리든 줄이든 한 번 정해 두고 그 목록대로 훑는 것이 요점입니다.

자주 묻는 질문