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주주명부 마스터·8분·2028.04.19

내려받은 파일에서 가장 먼저 보는 것

칸의 개수가 아니라 어느 칸이 스스로 채워지는지를 보십시오.

표 계산 파일로 된 서식을 받으면 대개 칸부터 훑습니다. 필요한 항목이 다 있는지, 우리 회사에 없는 칸이 끼어 있지는 않은지를 봅니다. 그런데 이 문서에서 더 중요한 것은 칸의 목록이 아니라 칸들 사이의 관계입니다.

종이로 만든 명부와 표 계산 파일의 차이가 여기서 갈립니다. 종이에서는 모든 값이 사람의 손을 거쳐 들어옵니다. 파일에서는 어떤 값을 사람이 넣고 어떤 값을 계산으로 만들지 정할 수 있습니다. 이 선택을 하지 않은 파일은 종이를 화면에 옮겨 놓은 것에 지나지 않습니다.

그래서 파일을 열자마자 확인할 것은 두 가지입니다. 합계를 내는 칸이 있는가, 그리고 그 합계를 다른 숫자와 견주는 자리가 있는가. 이 둘이 없으면 채워 넣기 전에 만들어 두는 편이 낫습니다.

이 편은 어느 프로그램을 쓰라거나 파일 형식이 무엇인지를 설명하지 않습니다. 다루는 것은 이 문서를 계산되는 장부로 쓰는 방법입니다.

열을 어떻게 세울 것인가

사람이 넣는 열과 계산이 만드는 열을 왼쪽과 오른쪽으로 갈라 두십시오.

열을 늘어놓는 순서에는 정답이 없지만 실무에서 잘 버티는 배치가 있습니다. 왼쪽에 사람이 손으로 넣는 값을 모으고, 오른쪽에 계산으로 나오는 값을 모으는 것입니다. 그러면 어느 칸을 손대야 하는지가 눈으로 갈립니다.

왼쪽에 들어가는 것은 조문이 든 항목입니다. 이름과 사는 곳, 주식의 종류와 수, 주권을 발행했다면 그 번호, 그리고 그 사람이 그 주식을 갖게 된 날입니다. 이 값들은 어디에서도 계산되지 않으므로 사람이 넣어야 합니다.

오른쪽에 들어가는 것은 지분율과 각종 합계입니다. 지분율은 이 문서가 요구하는 항목이 아니지만 실무에서 자주 쓰이므로 넣게 됩니다. 넣을 것이라면 손으로 적지 말고 계산에 맡기십시오. 손으로 적힌 지분율은 반드시 어느 시점엔가 주식 수와 어긋납니다.

가운데에 표시용 열을 하나 두는 것도 도움이 됩니다. 이 줄이 지금 살아 있는 줄인지, 이미 넘겨서 남겨 둔 줄인지를 표시하는 칸입니다. 줄을 지우지 않고 남기는 방식과 짝이 됩니다.

표에서 계산이라고 적힌 세 줄은 손으로 채우는 순간 값어치를 잃습니다. 채워 넣은 그 순간에는 맞지만 그 뒤로는 아무것도 보증하지 않습니다.

그리고 종류별 합계를 따로 두는 이유가 있습니다. 전체 합계만 보면 종류 칸이 잘못 적힌 줄을 지나치게 됩니다.

계산이 대신 해 주는 것

이 파일이 잡아 주는 오류는 정해져 있고, 잡아 주지 못하는 오류도 정해져 있습니다.

계산이 잡아 주는 것은 숫자들 사이의 어긋남입니다. 어느 줄의 수를 고쳤는데 다른 줄을 고치지 않았다면 합계가 발행주식총수와 벌어집니다. 같은 변동을 두 번 넣었을 때도 마찬가지입니다.

잡아 주지 못하는 것은 값 자체의 진위입니다. 이름을 잘못 적었는지, 날짜를 엉뚱하게 넣었는지, 실제로 거래가 있었는지는 계산이 알 수 없습니다. 이 부분은 여전히 근거 문서를 대조하는 수밖에 없습니다.

그래서 파일에 기대할 것과 기대하지 말 것을 갈라 두어야 합니다. 합계가 맞는다고 해서 명부가 옳다는 뜻은 아닙니다. 합계가 맞지 않으면 반드시 어딘가 틀렸다는 뜻일 뿐입니다.

한 가지를 더 붙이면, 견주는 대상이 되는 발행주식총수를 파일 안 어딘가에 적어 두어야 합니다. 그 값이 없으면 합계는 그저 숫자일 뿐 아무것도 알려 주지 않습니다.

가운데 칸 때문에 근거 문서를 함께 보관하는 습관이 필요합니다. 파일의 줄 하나마다 그 줄을 만든 문서가 있어야 합니다.

오른쪽 칸의 값이 바뀌는 회사라면 그 값도 이력으로 남겨야 합니다. 새로 발행했는데 총수만 덮어쓰면 언제부터 늘었는지가 사라집니다.

세무서에 낼 서류로 옮겨 갈 때

사업연도 중에 주식이 움직였다면 이 파일이 다른 서류의 재료가 됩니다.

회사가 이 문서를 잘 관리해 두면 이득을 보는 자리가 몇 군데 있는데, 그 가운데 가장 분명한 곳이 세무 신고입니다. 사업연도 중에 주식의 변동이 있었다면 세무서에 내는 서류가 따로 있고, 그 서류는 변동의 내역을 담습니다.

여기서 두 문서의 성격 차이가 드러납니다. 이 파일이 담는 것은 어느 시점의 보유 현황이고, 세무서에 내는 쪽이 담는 것은 그 사이에 무슨 일이 있었는지입니다. 현황만 남겨 두면 옮겨 갈 재료가 없습니다.

그래서 파일을 만들 때 시간 순 기록을 함께 두는 것이 실용적입니다. 언제 누가 누구에게 얼마를 넘겼는지가 줄로 쌓여 있으면 그 줄을 그대로 옮기면 됩니다. 두 서류가 어떻게 다른지는 그 차이를 다룬 편에 따로 정리했습니다.

덧붙여 그 서류를 내지 않거나 빠뜨리면 가산세가 따라옵니다. 기준이 액면금액 또는 출자가액이라는 점은 알아 둘 만합니다. 시가로 계산하는 것이 아닙니다.

세 물음 모두 이 파일과 제출 서류를 하나로 여기는 데서 나옵니다. 만드는 주체도 내는 곳도 다른 문서입니다.

파일을 잃지 않는 법

고치기 쉬운 만큼 되돌리기도 어렵습니다.

표 계산 파일의 약점은 한 칸을 덮어쓰면 이전 값이 남지 않는다는 것입니다. 종이라면 줄을 그은 자국이 남지만 여기서는 아무 흔적도 없이 사라집니다. 그래서 관리의 규칙을 몇 가지 정해 두어야 합니다.

첫째는 이름입니다. 파일 이름에 기준이 되는 날짜를 넣으면 어느 시점의 상태인지가 목록에서 바로 보입니다. 최종이나 진짜최종 같은 말은 시간이 지나면 아무 정보도 주지 않습니다.

둘째는 보관입니다. 변동이 있을 때마다 그 시점의 파일을 따로 남겨 두십시오. 총회를 앞두고 어느 날의 구성이었느냐를 물었을 때 답할 수 있는 유일한 방법입니다.

셋째는 여는 사람입니다. 이 문서에는 주주들의 사는 곳이 들어 있고, 청구가 왔을 때 내놓는 범위에도 그 항목이 들어 있습니다. 사내 누구나 열 수 있는 자리에 두지 마십시오.

1. 이름 짓기기준 날짜를 파일 이름에 넣습니다
2. 변동이 있을 때고치기 전 파일을 그대로 한 부 남깁니다
3. 고친 뒤합계와 발행주식총수를 견줍니다
4. 보관여는 사람을 정하고 그 밖에는 열지 못하게 둡니다

두 번째 단계를 습관으로 만들면 나머지 셋은 저절로 따라옵니다. 고치기 전에 한 부를 남기는 데 드는 시간은 몇 초입니다.

이 네 단계는 법이 요구하는 절차가 아닙니다. 다만 이 문서를 파일로 다루기로 한 회사가 스스로 만들어야 하는 규칙입니다.

자주 묻는 질문