주주명부 주식 변동을 기록하는 법

주주명부 마스터·8분·2028.04.16

먼저 무엇이 바뀌었는지를 가릅니다

주식 수가 늘어난 것과 주인이 바뀐 것은 적는 방식이 다릅니다.

변동이라는 한 낱말 안에 성격이 다른 사건이 섞여 있습니다. 회사가 새로 주식을 만들어 낸 경우가 있고, 이미 있던 주식의 주인만 바뀐 경우가 있으며, 사람이 세상을 떠나 권리가 옮겨간 경우도 있습니다. 어느 쪽이냐에 따라 손대야 할 칸이 달라집니다.

가장 자주 어긋나는 곳이 여기입니다. 주인이 바뀐 것뿐인데 아래에 줄을 하나 더 만들어 총수가 늘어난 것처럼 보이게 하거나, 반대로 새로 발행했는데 기존 줄의 숫자만 키워 누가 언제 받았는지가 사라지는 식입니다.

그래서 기록을 시작하기 전에 스스로에게 묻는 질문이 하나 있습니다. 회사가 가진 주식의 총수가 달라지는 사건인가, 아니면 총수는 그대로인데 나눠 갖는 사람만 달라지는 사건인가. 이 물음의 답이 곧 기재의 방향입니다.

아래 표는 실무에서 만나는 사건을 그 물음으로 갈라 놓은 것입니다. 오른쪽 두 열이 서로 다르다는 점을 눈으로 확인해 두십시오.

마지막 줄이 특히 그렇습니다. 없앴다고 해서 그 줄을 통째로 지우면 총수가 왜 줄었는지를 뒤에서 읽을 수 없습니다.

표의 가운데 세 줄은 총수가 그대로이므로 어느 줄이 줄면 다른 줄이 늘어야 합니다. 이 짝이 맞지 않으면 그 자리에서 잘못 적힌 것입니다.

한 줄을 채우는 순서

사람 → 주식 → 주권 → 날짜 순으로 채우면 빠뜨리지 않습니다.

칸의 순서는 서식마다 다르지만 채우는 순서는 고정해 두는 편이 낫습니다. 눈에 보이는 왼쪽부터 채우다 보면 뒤쪽 칸을 빠뜨리기 쉽고, 빠뜨린 칸은 다음에 볼 때도 눈에 띄지 않습니다.

먼저 사람입니다. 이름과 사는 곳을 적습니다. 여기서 사는 곳을 대충 적는 회사가 많은데, 이 값은 나중에 회사가 무언가를 보낼 때 쓰이는 주소입니다. 우편번호까지 받아 두는 편이 뒤가 편합니다.

다음은 주식입니다. 종류와 수를 적습니다. 보통주만 있는 회사라면 종류 칸이 늘 같은 값이라 비워 두고 싶어지지만, 뒤에 다른 종류가 생기면 그때부터 앞의 줄을 되짚어야 합니다.

세 번째가 주권 번호입니다. 발행하지 않은 회사라면 이 칸은 비어 있는 것이 맞습니다. 마지막이 날짜인데, 이 칸이 가장 많이 틀립니다. 회사가 그 주식을 만든 날이 아니라 그 사람이 그 주식을 갖게 된 날을 적습니다.

1. 사람성명과 주소를 적습니다. 주소는 나중에 통지가 가는 자리입니다
2. 주식종류와 수를 적습니다. 종류가 하나뿐이어도 칸을 채웁니다
3. 주권발행한 회사만 번호를 적습니다. 아니면 비워 둡니다
4. 날짜그 사람이 그 주식을 갖게 된 날을 적습니다
5. 마무리적은 날짜와 적은 사람을 여백에 남깁니다

마지막 단계는 조문이 요구한 것이 아닙니다. 다만 언제 누가 손댔는지가 남아 있으면 나중에 순서를 되짚기가 쉬워집니다.

다섯 단계 가운데 넷째에서 실수가 몰립니다. 설립 때부터 가진 주주와 지난달에 사들인 주주가 같은 날짜를 갖고 있다면 그 명부는 손봐야 합니다.

지우지 말고 쌓으십시오

지금의 상태만 남아 있으면 어제의 상태를 물었을 때 답할 것이 없습니다.

가장 흔한 관리 방식은 한 장짜리 표를 만들어 두고 변동이 생길 때마다 숫자를 고치는 것입니다. 편하지만 이 방식에는 치명적인 약점이 있습니다. 고치는 순간 이전 값이 사라진다는 것입니다.

권해 드리는 방식은 장부를 둘로 나누는 것입니다. 한 장은 지금 이 순간의 보유 현황이고, 다른 한 장은 언제 어떤 일이 있었는지를 시간 순으로 쌓아 둔 대장입니다. 앞의 장은 사람들이 보는 것이고 뒤의 장은 근거가 되는 것입니다.

두 장을 만들면 손이 두 번 가지만 얻는 것이 큽니다. 어느 시점의 주주 구성을 물으면 대장을 그 날짜까지 더해 답할 수 있고, 현황표에 오류가 생겨도 대장에서 다시 세울 수 있습니다.

한 장으로 버티겠다면 최소한 줄을 겹쳐 쓰지는 마십시오. 같은 사람이 두 번에 걸쳐 주식을 얻었다면 두 줄로 두고 각각의 날짜를 살려 두는 것입니다. 합치는 순간 취득연월일 하나를 버리게 됩니다.

세 물음 모두 시간이라는 축을 어떻게 남길지를 묻습니다. 이 문서에서 시간을 담는 칸은 취득연월일 하나뿐이라 나머지는 회사가 만들어야 합니다.

다 적었으면 합계를 맞춰 봅니다

줄마다 숫자가 있어도 합계가 맞지 않으면 그 명부는 아직 끝나지 않았습니다.

기재를 마친 뒤에 반드시 하는 일이 하나 있습니다. 모든 줄의 주식 수를 더해 회사가 발행한 주식의 총수와 같은지 보는 것입니다. 이 검산 하나로 잡아낼 수 있는 실수가 놀랄 만큼 많습니다.

맞지 않는다면 원인은 대개 셋 가운데 하나입니다. 넘긴 쪽의 수를 줄이지 않았거나, 새로 발행한 몫을 어느 줄에도 넣지 않았거나, 같은 변동을 두 번 적었거나입니다. 어느 쪽인지는 대장을 시간 순으로 따라가면 그 자리가 드러납니다.

종류가 여럿인 회사라면 종류마다 따로 더해야 합니다. 전체 합계는 맞는데 종류별로는 어긋나 있는 경우가 있고, 이때는 어느 줄의 종류 칸이 잘못 적힌 것입니다.

검산을 언제 하느냐도 정해 두는 편이 좋습니다. 변동이 있을 때마다 하는 것이 가장 안전하지만, 최소한 결산을 준비할 때와 총회를 앞두고 한 번씩은 해야 합니다.

둘째 줄을 이상하게 여기는 분이 있습니다. 날짜가 다 같으면 안 되느냐는 것인데, 설립 때 함께 출자한 주주들이라면 같은 날일 수 있습니다.

문제가 되는 것은 그 뒤에 들어온 주주까지 설립일을 갖고 있는 경우입니다. 대개 서식을 복사해 쓰면서 날짜 칸을 그대로 둔 결과입니다.

적고 나서 따라오는 일

명부를 고친 것으로 끝나지 않고, 같은 사실이 다른 곳에서 한 번 더 쓰입니다.

첫째는 회사 안입니다. 고친 결과가 다음 총회의 소집 대상과 배당의 대상을 정합니다. 통지를 어디로 보낼지도 이 문서의 주소 칸에서 나옵니다.

둘째는 세무입니다. 사업연도 중에 주식의 변동이 있었다면 세무서에 내는 서류가 따로 있고, 그 서류를 만들 때 결국 이 대장을 펼치게 됩니다. 명부가 시간 순으로 쌓여 있으면 옮겨 적기만 하면 되지만, 현황표 한 장만 있으면 기억을 더듬어야 합니다.

셋째는 밖에서 오는 요구입니다. 은행이나 거래처가 지분 구성을 확인하겠다고 할 때, 그리고 주주가 열람을 청구할 때 이 문서가 나갑니다. 그 자리에서 합계가 맞지 않는 표를 내놓으면 회사의 관리 상태가 그대로 드러납니다.

그래서 기록은 사건이 있을 때 바로 하는 것이 가장 쌉니다. 몇 해치를 몰아서 복원하는 작업은 시간도 오래 걸리고, 그 사이에 자료를 잃어버린 부분은 끝내 복원되지 않습니다.

자주 묻는 질문