주주명부 필수 기재사항

주주명부 마스터·8분·2028.04.13

조문이 요구하는 항목은 네 갈래입니다

사람·주식·주권·시점 네 방향으로 갈라 두면 빠뜨릴 것이 없습니다.

서식을 내려받아 열면 칸이 열 개 넘게 보입니다. 순번이 있고 이름이 있고 주민등록번호가 있고 지분율이 있고 비고가 있습니다. 이 가운데 어디까지가 법이 요구한 것인지를 아는 회사는 많지 않습니다.

상법은 주식을 발행한 때에 무엇을 적어야 하는지를 조문 하나에 모아 두었습니다. 호를 나누어 적어 두었고 그 사이에 나중에 끼워 넣은 호가 하나 있습니다. 그래서 몇 개라고 세는 방식이 사람마다 달라지는데, 개수를 외우는 것보다 어느 방향의 정보인지로 묶어 두는 편이 실용적입니다.

사람에 관한 것이 하나, 주식에 관한 것이 하나, 주권에 관한 것이 하나, 시점에 관한 것이 하나입니다. 이렇게 묶어 두면 새 서식을 만나도 어느 칸이 조문에서 왔고 어느 칸이 만든 사람의 판단에서 왔는지가 바로 갈립니다.

조문을 그대로 옮겨 둡니다. 이 클러스터에서 이 조문의 원문을 싣는 곳은 여기 한 곳입니다.

회사가 주식을 발행한 때에는 주주명부에 다음의 사항을 기재하여야 한다. 1. 주주의 성명과 주소 2. 각 주주가 가진 주식의 종류와 그 수 2의2. 각 주주가 가진 주식의 주권을 발행한 때에는 그 주권의 번호 3. 각 주식의 취득연월일

상법 제352조(주주명부의 기재사항) 제1항

2의2호에 조건이 붙어 있는 것을 보십시오. 주권을 발행한 때에는이라고 되어 있습니다. 발행하지 않았다면 적을 번호 자체가 없습니다.

3호의 취득연월일은 회사가 주식을 발행한 날이 아니라 그 주주가 그 주식을 갖게 된 날입니다. 같은 회사의 같은 주식이라도 주주마다 다른 날이 들어갑니다.

주권 번호 칸이 비어 있어도 됩니다

주권을 발행하지 않는 회사가 많고, 발행하지 않는 것 자체가 문제가 아닙니다.

설립하고 몇 해가 지나도 주권을 한 장도 만들지 않은 회사가 흔합니다. 주주가 서넛이고 서로를 잘 아는 회사라면 종이 증서를 만들 실익이 크지 않기 때문입니다. 이때 서식의 주권 번호 칸을 어떻게 해야 하는지를 묻는 경우가 많습니다.

답은 비워 두는 것입니다. 조문이 그 항목에 조건을 붙여 둔 이유가 여기 있습니다. 발행한 회사만 적으라는 뜻이고, 발행하지 않았는데 임의로 번호를 만들어 넣는 것이 오히려 사실과 다른 기재가 됩니다.

다만 한 번이라도 발행했다면 이야기가 달라집니다. 그때부터는 어느 번호의 주권이 누구에게 갔는지가 관리 대상이 되고, 명의개서를 받을 때 그 주권을 함께 받아 처리하게 됩니다. 발행한 뒤에 이 칸을 비워 두면 나중에 주권의 행방을 확인할 길이 없어집니다.

정리하면 이 칸은 회사가 어떤 선택을 했는지를 기록하는 자리입니다. 비어 있는 것이 곧 미비가 아니라, 발행하지 않았다는 사실이 그 자리에 기록되어 있는 셈입니다.

세 물음 모두 같은 자리를 맴돕니다. 이 항목은 회사의 상태를 비추는 거울이지 무조건 채워야 하는 빈칸이 아니라는 것입니다.

서식에 있지만 조문에는 없는 칸들

지분율·연락처·취득가액은 회사가 필요해서 넣은 항목입니다.

조문에 없다고 해서 넣으면 안 된다는 뜻은 아닙니다. 회사가 관리에 필요한 정보를 더 적어 두는 것은 자유이고, 실제로 대부분의 서식에 그런 칸이 붙어 있습니다. 문제는 그 칸을 법이 요구한 것으로 오해할 때 생깁니다.

지분율이 대표적입니다. 계산하면 나오는 값이므로 적어 두면 편하지만, 주식 수가 바뀌었는데 지분율을 고치지 않으면 두 값이 어긋납니다. 어느 쪽이 맞는지를 묻는 상황이 오면 근거가 되는 것은 주식 수 쪽입니다.

취득가액도 비슷합니다. 세무 처리에서 필요한 값이라 적어 두는 회사가 많지만 이 문서의 목적은 누가 몇 주를 언제부터 가졌는지를 밝히는 것입니다. 가액은 다른 서류에서 다뤄집니다.

아래 표는 흔히 보이는 칸을 조문 여부로 갈라 놓은 것입니다. 오른쪽 열에 있는 칸을 지우라는 뜻이 아니라 어느 쪽인지 알고 쓰라는 뜻입니다.

마지막 줄에 단서가 붙어 있습니다. 종이로 만드는 명부에는 전자우편주소를 적을 의무가 없지만, 전자문서로 만드는 방식을 고른 회사에는 그 항목이 요구됩니다. 그 갈림은 전자적으로 관리하는 법을 다룬 편에 있습니다.

표에서 느낌표가 붙은 세 줄은 넣어도 되는 칸입니다. 다만 넣은 뒤에 관리하지 않으면 없느니만 못한 상태가 됩니다.

주민등록번호를 넣을 때 따라오는 것

이 문서는 청구가 오면 밖으로 나가는 서류입니다.

관리가 편하다는 이유로 주민등록번호 칸을 넣는 회사가 있습니다. 동명이인을 가리기 쉽고 세무 서류를 만들 때 그대로 옮길 수 있기 때문입니다. 그런데 이 문서에는 다른 성질이 하나 더 있습니다.

주주와 회사채권자는 영업시간 안이면 열람이나 등사를 청구할 수 있습니다. 청구가 들어오면 회사는 특별한 사정이 없는 한 응해야 합니다. 즉 이 문서는 서랍 안에만 있는 것이 아니라 밖으로 나갈 수 있는 문서입니다.

다만 내놓는 범위가 무제한은 아닙니다. 대법원은 열람과 등사의 범위를 주주의 성명과 주소, 주식의 종류와 수로 한정하면서 그 범위에서 정보를 제공하는 것은 개인정보 보호에 어긋나지 않는다고 판단한 바 있습니다. 뒤집어 읽으면 그 밖의 정보는 그 범위 밖이라는 뜻입니다.

그래서 실무의 선택은 둘입니다. 아예 넣지 않거나, 넣되 청구가 왔을 때 그 부분을 가린 형태로 내놓을 수 있게 미리 준비해 두는 것입니다. 청구를 받고 나서 급히 지우다 보면 다른 값까지 흐트러집니다. 거절할 수 있는지의 기준은 열람 청구를 다룬 편에서 판례와 함께 정리했습니다.

적지 않거나 잘못 적으면

상법에는 적을 사항을 적지 않은 경우를 겨냥한 조항이 따로 있습니다.

회사가 갖추어야 할 문서에 적을 것을 적지 않거나 사실과 다르게 적은 경우를 다루는 조항이 상법에 있습니다. 대상은 발기인과 이사, 감사 같은 사람들이고 상한은 500만원 이하의 과태료입니다. 그 조항의 내용은 이 저장소의 다른 클러스터에서 이미 자세히 다루었으므로 여기서는 요지만 적어 둡니다.

실무에서 이 조항이 곧바로 문제가 되는 일은 드뭅니다. 그보다 자주 아픈 것은 다른 쪽입니다. 명부가 부실하면 총회를 열 때 누구에게 알려야 할지가 흔들리고, 지분을 정리할 때 근거로 삼을 문서가 없어집니다.

그리고 세무 쪽에서 한 번 더 걸립니다. 사업연도 중에 주식의 변동이 있으면 세무서에 내는 서류가 따로 있고, 그 서류를 만들 때 결국 이 명부를 봅니다. 명부가 비어 있으면 그 서류도 기억에 의지해 만들게 됩니다.

그래서 이 편의 결론은 개수를 외우자는 것이 아닙니다. 네 갈래를 채워 두고, 더 넣은 칸은 넣은 만큼 관리하고, 밖으로 나갈 수 있는 문서라는 점을 염두에 두는 것 — 이 셋이면 충분합니다.

가운데 값이 이 편에서 가장 자주 오해받는 자리입니다. 조건이 붙어 있다는 사실을 모르면 빈칸을 미비로 읽게 됩니다.

세 값 모두 해마다 바뀌는 종류의 숫자가 아닙니다. 반대로 세율이나 공제액처럼 자주 바뀌는 값은 이 문서와 무관합니다.

자주 묻는 질문