주주명부 주소와 연락처를 관리하는 법

주주명부 마스터·8분·2028.04.17

통지의 기준이 되는 것은 주소 한 칸입니다

어디로 보내면 되는지를 상법이 못 박아 두었습니다.

회사는 주주에게 무언가를 알려야 하는 자리에 자주 섭니다. 회의를 연다는 소식이 대표적이고, 답을 달라고 재촉하는 일도 있습니다. 그때마다 어디로 보내야 하느냐가 실무의 물음이 됩니다.

상법은 이 물음에 짧게 답했습니다. 명부에 적힌 주소로 보내면 된다는 것입니다. 그리고 한 가지를 더 붙였습니다. 주주가 회사에 따로 알려 준 주소가 있다면 그리로 보내도 된다는 것입니다.

두 갈래를 열어 둔 이유는 짐작이 갑니다. 명부의 주소가 오래되어 바뀌었는데 주주가 새 주소를 알려 왔다면, 옛 주소로만 보내라고 하는 것이 오히려 이상하기 때문입니다.

조문의 문장은 이렇습니다. 이 클러스터에서 이 조항의 원문을 싣는 자리는 여기 한 곳입니다.

주주 또는 질권자에 대한 회사의 통지 또는 최고는 주주명부에 기재한 주소 또는 그 자로부터 회사에 통지한 주소로 하면 된다.

상법 제353조(주주명부의 효력) 제1항

문장의 끝을 보십시오. 하여야 한다가 아니라 하면 된다입니다. 회사에게 의무를 지우는 문장이 아니라, 그렇게 하면 할 일을 다한 것으로 봐 주겠다는 문장입니다.

그리고 통지의 상대에 질권자가 함께 들어 있습니다. 주식을 담보로 잡은 사람이 명부에 올라 있다면 그 사람에게도 같은 방식이 적용됩니다.

닿지 않아도 회사는 책임지지 않습니다

이 조항의 성격을 면책이라고 부르는 이유가 여기 있습니다.

앞 문장의 하면 된다가 실제로 무엇을 만들어 내는지 보겠습니다. 회사가 명부의 주소로 편지를 보냈는데 주주가 이미 이사를 갔다고 합시다. 편지는 돌아오거나 어딘가에서 사라집니다.

이때 주주는 자기가 회의 소식을 못 들었으니 그 회의는 잘못된 것 아니냐고 말하고 싶어집니다. 그러나 조문의 구조는 그 주장을 받아 주지 않습니다. 회사는 조문이 가리킨 곳으로 보냈고, 그것으로 할 일을 다한 것이 되기 때문입니다.

그래서 이 조항을 면책적 효력이라고 부릅니다. 회사를 편들려고 만든 것처럼 보이지만, 실제로는 어느 쪽이 주소를 관리할 책임을 지는지를 정한 규칙입니다. 회사가 주주의 이사를 일일이 추적할 방법이 없으니 알릴 부담을 주주 쪽에 둔 것입니다.

다만 회사가 이 조항을 방패로만 여기면 다른 곳에서 값을 치릅니다. 통지가 닿지 않은 주주가 늘어날수록 회의에 오는 사람이 줄고, 회사 안의 결정이 소수의 손에서만 이뤄집니다. 그 상태가 오래 가면 뒤에 다툼의 씨앗이 됩니다.

가운데 값은 회사에도 실용적입니다. 명부를 아직 고치지 못했는데 주주가 새 주소를 알려 왔다면 그리로 보내도 됩니다.

다만 알려 온 사실을 기록으로 남겨 두어야 합니다. 남아 있지 않으면 왜 그 주소로 보냈는지를 나중에 설명할 수 없습니다.

전화번호는 명부의 항목이 아닙니다

조문이 든 것은 주소이고, 나머지 연락 수단은 회사가 편의로 받아 두는 값입니다.

대부분의 서식에 전화번호 칸이 있습니다. 그래서 그 칸을 채우지 않으면 무언가 빠뜨린 것처럼 느껴집니다. 그러나 기재사항을 정한 조문에 전화번호는 나오지 않습니다.

이 사실이 실무에서 갖는 뜻은 분명합니다. 전화로 알렸다는 사정이 통지를 대신하지 못한다는 것입니다. 급한 마음에 전화를 돌리고 편지를 생략하면, 나중에 통지를 했느냐는 물음에 내놓을 것이 없습니다.

전자우편주소는 조금 다릅니다. 종이로 두는 명부에는 요구되지 않지만, 전자문서 형태로 두기로 한 회사에는 적어야 할 항목으로 들어갑니다. 어느 쪽 형태를 골랐느냐가 이 칸의 성격을 바꾸는 셈입니다.

그러니 칸을 세 갈래로 나눠 보는 것이 정확합니다. 조문이 요구하는 칸, 형태에 따라 요구되는 칸, 회사가 스스로 넣은 칸입니다.

세 번째 줄에 물음표를 남겨 둔 이유가 있습니다. 전자우편주소를 적어야 한다는 것과 그리로 통지해도 된다는 것은 서로 다른 물음인데, 뒤쪽을 정한 규정을 이 글은 확인하지 못했습니다.

확인하지 못한 것을 확인한 것처럼 쓰지 않는 편이 낫습니다. 실제 통지를 보내기 전에는 최신 조문과 회사의 정관을 함께 확인하십시오.

주소를 어떻게 받아 두는가

받는 시점을 정해 두면 관리가 사건이 아니라 일과가 됩니다.

주소를 갱신하는 일은 미루기 쉽습니다. 급하지 않고, 미뤄도 당장은 아무 일도 생기지 않기 때문입니다. 그러다 총회를 앞두고 한꺼번에 확인하려 들면 시간이 모자랍니다.

그래서 받는 시점을 미리 정해 두는 편이 낫습니다. 새 주주가 들어올 때가 첫 번째이고, 배당을 지급할 때가 두 번째이며, 해마다 결산을 준비할 때가 세 번째입니다. 이 세 시점에 한 번씩만 확인해도 명부의 주소는 크게 어긋나지 않습니다.

받을 때는 왜 받는지를 함께 적어 주십시오. 앞의 대비 상자가 보여 주는 것이 그것입니다. 무엇에 쓰이는 값인지 알면 회신율이 달라지고, 알리지 않았을 때 무엇을 잃는지 알면 더 달라집니다.

받은 뒤에는 언제 받았는지를 남겨 두십시오. 명부의 주소와 나중에 알려 온 주소가 다를 때 어느 쪽이 최신인지를 가려 주는 것이 그 날짜입니다.

1. 새 주주가 들어올 때명의개서를 처리하면서 주소를 함께 확인합니다
2. 배당을 지급할 때지급 안내와 함께 주소 확인을 요청합니다
3. 결산을 준비할 때반송된 우편물이 있었는지 먼저 훑습니다
4. 알려 왔을 때받은 날짜와 함께 남기고 명부에 반영합니다

세 번째 단계가 실무에서 가장 값싸게 효과를 봅니다. 반송된 우편물은 이미 회사에 도착해 있는 신호인데 그냥 쌓아 두는 경우가 많습니다.

반송이 있었다면 그 주주의 칸에 표시를 남겨 두십시오. 다음 통지 때 같은 일이 반복되는 것을 막을 수 있습니다.

바뀐 주소가 회사에 오지 않는 이유

주주는 자기 주소를 회사가 알고 있을 것이라고 생각합니다.

주주 쪽의 감각을 짚어 보면 관리의 방향이 보입니다. 이사를 하면 여러 곳에 주소를 알리게 되는데, 그 목록에 회사가 들어 있는 경우가 드뭅니다. 주식을 산 뒤로 회사와 주고받은 것이 없다면 더욱 그렇습니다.

게다가 주주는 회사가 어딘가에서 자동으로 알게 될 것이라고 여기기 쉽습니다. 관공서의 기록이 연결되어 있을 것이라고 생각하는 것입니다. 이 문서는 회사가 손으로 쓰는 장부이므로 그런 연결이 없습니다.

그러니 알림은 회사 쪽에서 먼저 가는 것이 현실적입니다. 일 년에 한 번이라도 안내가 가면 반송으로 어긋난 곳이 드러나고, 그 자체가 점검이 됩니다. 아무것도 보내지 않는 회사는 명부가 언제부터 어긋났는지도 모릅니다.

마지막으로 짚어 둘 것이 있습니다. 이 문서의 주소 칸은 밖에서 청구가 왔을 때 내놓는 범위에 들어 있는 항목입니다. 정확하게 적어 두는 일과 함부로 흘리지 않는 일이 함께 갑니다.

자주 묻는 질문